Sisteme ușoare de depozitare a afacerilor

Chiar și în această lume digitală, este surprinzător cât de mult poate fi acumulată o afacere la domiciliu. În plus, există atât de mult pentru a urmări în afaceri de acasă, de la conturile dvs. financiare, strategii de marketing, proiecte, clienți și multe altele. Este esențial să dezvolți sistemele organizaționale la începutul afacerii dvs. pentru a vă asigura că puteți găsi ceea ce aveți nevoie atunci când aveți nevoie de ea.

Ce trebuie să salvați și organizați

Într-o anumită măsură, elementele de care veți avea nevoie pentru a dezvolta un sistem de depunere vor depinde mult de afacerea dvs. De exemplu, dacă vindeți un produs tangibil, veți avea nevoie de ceva care să urmărească inventarul dvs. Cu toate acestea, aici este o listă generală de elemente de care veți avea nevoie pentru a vă urmări în afacerea dvs. de acasă:

• Planuri de afaceri și de marketing.
• Documentele juridice (adică documentele LLC, licența de afaceri și înregistrările de proprietate intelectuală, contractele)
• Persoane de contact (profesioniști, clienți, furnizori, furnizori de servicii etc.)
• Informații financiare (situații de profit / pierdere, bilanțuri, conturi de plătit / de primit)
• Impozite
• Cheltuieli de afaceri (încasări)
• proiecte

Împreună cu această listă, veți dori să adăugați elemente specifice pentru afacerea dvs.

Sisteme pentru organizarea afacerii dvs. de origine

Cotele vor folosi o varietate de metode pentru a vă stoca și a manipula documentele și alte informații importante. Factorul cheie este alegerea unei metode care să funcționeze cel mai bine pentru dvs. Toată lumea are un mod diferit de a gândi și de a organiza. De exemplu, pentru unii oameni, este mai logic să organizați fișiere în ordine alfabetică, dar pentru alții le este mai ușor să se organizeze după dată. Dacă nu sunteți sigur ce va funcționa cel mai bine pentru dvs., încercați unul, și dacă vă luptați să îl mențineți, adoptați un alt sistem. Iată trei modalități de organizare a fișierelor și a informațiilor:

Sistem simplu de depozitare a liantului

Pentru întreprinderile mici, care nu generează prea multă documentație, sistemul de liant este o alegere bună. Este, de asemenea, ideal pentru persoanele care doresc să aibă totul într-un singur loc sau care au nevoie de informația lor pentru a fi mobile. Sistemul de liant folosește un liant mare cu trei inele, folii protectoare și separatoare de secțiuni.

Utilizați divizoarele de secțiuni pentru a vă organiza categoriile de afaceri, cum ar fi comenzile în așteptare, ordinele finalizate, copiile de bază ale diferitelor formulare … etc. De acolo, veți începe să colectați fișierele din foliile de protecție. Odată ce liantul devine plin - la sfârșitul săptămânii, lună sau trei luni - va fi timpul să curățați. Veți transfera fișierele de comenzi ale clienților și alte înregistrări istorice într-un sistem tradițional de depunere care reflectă îndeaproape organizația dvs. de liant.

Sistemul tradițional de depunere

Sistemele tradiționale de depozitare utilizează un dulap de depozitare, agățat fișiere și foldere manila. Aproape orice afacere va avea nevoie în cele din urmă de acest tip de depunere pe măsură ce afacerea lor crește. Există doar prea multe documente pe care nu le-ați generat în timp. Și din moment ce înregistrările fiscale trebuie să fie păstrate timp de șapte ani, aveți nevoie de un loc pentru a stoca toate aceste înregistrări. Sistemele tradiționale de depozitare sunt ideale pentru elementele care trebuie păstrate, dar nu sunt accesate în mod regulat, cum ar fi taxele din anul precedent și licența de afaceri. Iată câteva sfaturi pentru a obține sistemul tradițional de depozitare de pe sol și de succes:

• Gândiți-vă la ce tip de sistem veți folosi efectiv. Aveți posibilitatea să cumpărați produse de birou răcoritoare și să inventați cel mai elaborat și mai plin sistem de arhivare din lume, dar dacă acesta nu se potrivește stilului dvs. de lucru, va fi o risipă de timp și bani de setare.
• Creați un sistem de gestionare a hârtiei, care permite cea mai mică cantitate de "atingeri". Vreți să evitați să construiți grămezi de hârtie și să vă ocupați de fiecare piesă de mai multe ori. În schimb, lucrează pentru a lua decizii cu privire la locul în care trebuie să se deplaseze o bucată de hârtie la prima atingere.

• Acordați timp pentru depunere. Este ușor să evitați această problemă, cum ar fi ciuma, dar este necesară și vă va ajuta afacerea să funcționeze mult mai bine. În special încasările și alte elemente folosite la momentul impozitării, păstrarea acestor lucruri organizate face ca depunerea taxelor să fie mult mai ușoară.

Sistem de arhivare electronică

Lumea digitală nu a eliminat complet nevoia de stocare a hârtiei, dar a făcut mult mai ușor stocarea informațiilor. Sistemele digitale pot să creeze, să trimită și să gestioneze facturi, să vă poată urmări finanțele de afaceri la domiciliu și apoi să fie importate în software-ul fiscal pentru depunerea electronică. Puteți să scanați chitanțele și să le stocați într-un fișier de pe computer (deși ar trebui să păstrați și versiunea pe hârtie, de asemenea). Sistemele electronice pot stoca informațiile clienților, clienților și ale clienților într-un sistem de management al relațiilor cu clienții pentru a avea acces ușor, prin e-mail, facturare și multe altele.

Sistemele online pot fi folosite pentru a vă salva ideile, pentru a vă ajuta să gestionați proiecte, să organizați informații sau să cercetați.

Dar, la fel ca sistemele de fișiere de hârtie, sistemul dvs. de arhivare digitală trebuie să aibă o structură organizațională, utilizând foldere și fișiere stocate pe computer sau în nor. Pentru administrarea cea mai ușoară, utilizați aceeași structură și nume de fișiere în sistemul dvs. digital ca în sistemul dvs. de hârtie. Pentru a vă proteja fișierele digitale, copiați-le pe un hard disk separat sau într-un sistem de stocare online.

O combinație între toate cele de mai sus

Este posibil să aveți nevoie de mai multe sisteme pentru a gestiona toate datele și materialele pe care trebuie să le stocați în compania dvs. În primul rând, va trebui să decideți ce este mai bine pentru dvs. și apoi să-l implementați. De exemplu, este posibil să aveți un sistem de liant care să vă ajute să organizați gestionarea zilnică a afacerii dvs., cum ar fi programul, marketingul și copii ale formularelor.

Sistemul dvs. tradițional poate conține toate documentele dvs. pe termen lung, cum ar fi taxele anterioare, permisele și licențele de afaceri și înregistrările de proprietate intelectuală. Puteți utiliza un sistem digital pentru a vă stoca ideile, cum ar fi Evernote, și pentru a urmări proiectele.

Pe de altă parte, este posibil să doriți să fiți cât mai digital posibil, utilizând o listă și calendar online, scanând toate chitanțele în computer și utilizând software sau servicii online pentru toate celelalte nevoi de gestionare a afacerii dvs. Chiar și așa, veți dori totuși un sistem de gestionare a hârtiei care nu este generată. Cheia este să găsiți sistemul ușor de utilizat și să găsiți informațiile de care aveți nevoie când aveți nevoie.

Actualizat în septembrie 2016 Leslie Truex