Recuperarea înregistrărilor de afaceri după un dezastru

Dacă afacerea dvs. a fost lovită de un dezastru, cum ar fi un uragan, o tornadă sau o viscolă, trebuie să vă puteți întoarce imediat în afacere. Un lucru important de luat în considerare atunci când faci planuri de dezastre în afaceri este cum să-ți stochezi și să-ți recuperezi înregistrările de afaceri.

Ce se întâmplă dacă vă pierdeți înregistrările de afaceri într-un dezastru? E un dublu băiat. Aveți două probleme aici: în primul rând, nu aveți înregistrări pentru a susține deducerile fiscale în general și, în al doilea rând, nu aveți înregistrări pentru a susține pierderile din cauza dezastrului.

Sprijinirea deducerilor fiscale atunci când documentele nu sunt disponibile

IRS cere companiilor (și persoanelor fizice) să furnizeze înregistrări pentru a-și susține deducerile fiscale de afaceri sau personale. Dacă nu aveți înregistrări de afaceri pentru a susține deducerile și sunteți auditat, aveți o dilemă. Reglementările fiscale prevăd că "lipsa înregistrărilor contribuabilului nu scutește contribuabilul de sarcina de a demonstra dreptul său la deducerile revendicate".

Va trebui să încercați să reconstruiți înregistrările de afaceri pierdute. Dar dacă înregistrările au fost pierdute sau distruse într-un dezastru de afaceri, ce faceți?

Sprijinirea daunelor cauzate de catastrofe atunci când documentele nu sunt disponibile

În cazul unui dezastru care dăunează înregistrărilor dvs. de afaceri, urmați un proces în două etape.

În primul rând, este important să documentăm că a avut loc dezastrul. Într-o cauză a Tribunalului fiscal din 2014, Curtea a comis o plângere de la contribuabil, deoarece nu a raportat niciodată dezastrul. În acest caz, contribuabilul a afirmat că daunele provocate de inundații i-au cauzat nerecuperabilitatea înregistrărilor sale, însă nu a documentat daunele provocate de inundații printr-o cerere de asigurare sau prin alte dovezi. Dacă nu puteți dovedi că înregistrările au fost pierdute sau distruse, IRS poate presupune că nu le-ați avut în primul rând.

Cea mai bună modalitate de a documenta un dezastru este depune o cerere de asigurare. Chiar dacă locuiți într-o zonă de dezastru, IRS nu are cum să știe dacă afacerea dvs. a suferit o pierdere decât dacă ați pus pierderea în scris.

Documentarea pierderilor de afaceri

Veți avea nevoie de înregistrările de active pentru a documenta pierderile la activele comerciale, inclusiv la vehicule, echipamente, mobilier și amenajări. Raportați pierderi de pierderi în afaceri sau în declarația fiscală personală. Publicația IRS 547 descrie procesul de determinare a deducerilor pentru pierderi, inclusiv reducerea valorii juste de piață.

De asemenea, puteți să trimiteți asistență la FEMA (agenția de asistență federală în caz de catastrofe de urgență) sau să depuneți o cerere de asistență în caz de dezastru cu Administrația pentru întreprinderi mici.

În cazul cazului Tax Court menționată mai sus, dacă înregistrările dvs. de afaceri sunt pierdute sau distruse, trebuie să faceți un "efort serios și convingător" pentru a vă reconstrui înregistrările de afaceri.

Reconstrucția înregistrărilor după un dezastru

IRS are o publicație excelentă care discută despre cum să vă reconstruiți înregistrările în caz de pierdere de la un dezastru. Pe aceste formulare, trebuie să furnizați "baza costurilor" și "baza ajustată" pentru orice proprietate a companiei dvs.

Poti face asta? Aveți înregistrări care arată ce ați plătit pentru aceste lucruri?

Protejarea înregistrărilor comerciale de la dezastru

Desigur, cel mai bun mod de a vă asigura că înregistrările afacerii dvs. supraviețuiesc unui dezastru este de a le proteja înainte de loviturile de dezastru. Faceți copii de rezervă și duceți-le într-un loc sigur, departe de afacerea dvs. Faceți-le și pe ele online.

Ce trebuie să faceți înainte de dezastru vă stârnește afacerea

1. Configurați-vă sistemul de păstrare a înregistrărilor de afaceri, astfel încât să aveți toate înregistrările de care aveți nevoie în scopuri fiscale.
2. Faceți înregistrările dvs. de afaceri în siguranță de la dezastru, cât mai mult posibil.
3. Faceți copii de rezervă.