Când un auditor sau un inspector vine la afacerea dvs.

Toată lumea în afaceri știe despre auditurile IRS, dar afacerea dvs. ar putea fi inspectată sau auditată de către agențiile și departamentele locale, de stat și federale, pentru o multitudine de probleme:

• Autoritățile locale , pentru inspecții de incendiu, coduri de construcție, probleme de sănătate și siguranță și posibile încălcări ale Legii americanilor cu dizabilități (ADA)
• Agenții de stat , pentru impozitul pe vânzări, înregistrarea afacerilor și problemele legate de ocuparea forței de muncă
• Agențiile federale, inclusiv Agenția de Sănătate și Securitate Ocupațională (OSHA), ADA (Actul cu privire la persoanele cu dizabilități), Comisia pentru egalitatea locurilor de muncă (EEOC), Departamentul muncii și imigrație / vămuire (ICE).

Iată o listă a agențiilor de stat și federale care vă pot controla sau inspecta afacerea.

Tipuri de audituri și inspecții

• Unele agenții trebuie să facă acest lucru inspectați-vă afacerea atunci când se deschide. Acestea sunt de obicei întreprinderi locale, cum ar fi departamentul de sănătate sau departamentul de construcții.
• Unele agenții inspectați-vă în mod regulat . Inspectorii locali de incendiu și de sănătate vin de obicei pe un program de rotație.
• Unele agenții pot veniți la afacerea dvs. neanunțat fără niciun motiv .
• Sunt niște agenții ca răspuns la o plângere de la un angajat sau client sau altă persoană. Inspectorii de imigrare din inspectorii ICE, ADA și inspectorii OSHA răspund la plângerile unui angajat sau client. Auditorii IRS sau auditorii fiscali de stat pot veni ca răspuns la o plângere din partea unui contractant independent.

Știți ce inspectori pot veni neanunțați

Unele reglementări permit auditări sau inspecții neanunțate:

• Inspectorii OSHA pot veni la afacerea dvs. neanunțat. Dacă inspectorul nu are un mandat valid de percheziție, nu trebuie să îi permiteți să se inspecteze. Dacă nu sunteți sigur ce să faceți, spuneți inspectorului să vină cu un mandat de percheziție.
• IRS poate efectua vizite neanunțate la domiciliul sau afacerea contribuabilului.
• Autoritățile locale au nevoie, de obicei, de un mandat de percheziție pentru a intra în afacerea dvs., cu excepția cazului în care situația este o situație de urgență (ca un incendiu) sau exigent (presare). Există o lege federală în acest sens, iar statele pot avea legi proprii.

• Cele mai multe inspecții ICE încep cu o vizită surpriză.
• EEOC nu intră în mod obișnuit într-o afacere neanunțată.
• Salariile și orele de inspecție de la Departamentul Muncii pot veni neanunțate.

Fiți pregătiți înainte de efectuarea unui audit sau a unei inspecții

Asigurați-vă timp pentru a vă pregăti pentru eventualele auditări sau inspecții:

• Faceți o listă de agenții posibile care poate inspecta afacerea dvs. specifică. Includeți agenții care ar putea apărea din cauza naturii specifice a afacerii dvs. De exemplu, întreprinderile bazate pe alimente ar putea avea un inspector sanitar.
• Cunoaște-ți drepturile pentru fiecare tip de inspecție. Îl poți cere inspectorului să se întoarcă mai târziu, când e mai convenabil pentru tine? Aveți dreptul să însoțiți inspectorul sau auditorul? Aveți dreptul să cereți un mandat de perchezție înainte de a lăsa inspectorul pe proprietatea dvs.?
• Așează-te cu avocatul tău și discutați despre drepturile și responsabilitățile dvs. în timpul acestor audituri și inspecții.
• Setați procedurile pentru dvs. și angajații dvs. să urmați când un inspector sau un auditor apare și instruiți personalul în ce să facă. Ar putea fi o idee bună să puneți aceste procese într-un notebook undeva.
• Decide cine trebuie să fie anunțat când vine un inspector. Ce ar trebui să facă personalul dvs. dacă nu sunteți disponibil? Cine este următorul responsabil? În cazul în care avocatul dvs. va fi notificat și când?
• Verificați înregistrările companiei care se referă la această inspecție pentru a se asigura că acestea sunt exacte, complete și în conformitate cu legea. De exemplu, un inspector federal sau de salarizare de stat și oră va dori să vadă fișele de timp sau alte înregistrări de timp.

Cel mai important lucru de făcut în timpul unei inspecții sau audit:

Fii politicos și de ajutor. Atitudinea ta ar trebui să fie: "Vrem să ne supunem așezării și să facem ceea ce trebuie, să ne ajute să știm ce este. Dacă există probleme, vrem să le corectăm".

• Verificați identitatea inspectorului și asigurați-vă că inspectorul are documentele corespunzătoare, inclusiv un mandat, dacă este necesar. Inspectorii falși apar uneori încearcă să-i intimidească pe angajatori să se supună inspecțiilor, apoi să plătească amenzi sau sancțiuni sau să cumpere kituri de conformitate. IRS are un articol despre cum să afli dacă cineva care susține că este un auditor IRS este adevărata afacere.
• Atunci, puneți planul în acțiune .
• Faceți fotografii sau păstrați un jurnal a inspecției sau a auditului. Urmați inspectorul sau întrebați dacă puteți participa la audit.
• Nu oferiți voluntar nimic. Dacă vi se adresează o întrebare, răspundeți-o. Nu adăugați nimic la răspunsul dvs.
• La sfârșitul auditului sau al inspecției, cereți o recenzie. Cei mai mulți inspectori sau auditori nu se vor angaja în ceva specific, dar ar trebui să vă dea o idee generală dacă există încălcări și ce trebuie să se aștepte în continuare.

După audit sau inspecție

Dacă inspectorul a invocat încălcări, este posibil să aveți dreptul la un permis apel. Cum se tratează acest pas depinde de agenția specifică. În urma unei acțiuni ulterioare, orice agenție vă va furniza o înregistrare scrisă a încălcărilor, indiferent dacă acestea sunt corecte și cum, precum și ce sancțiuni și sancțiuni sunt impuse.

În acest moment, probabil că veți dori să contactați avocatul dvs. pentru a discuta un răspuns.

Dacă nu vină vreo încălcare, discutați cu angajații dvs. ce sa întâmplat bine, ceea ce ați auzit sau ați văzut și ce puteți învăța să faceți mai bine data viitoare.

Pentru aproape fiecare afacere, va exista data viitoare.