Cerințe de raportare ale ACA pentru angajatori

Actul de angajare al angajatorului din Legea privind îngrijirile accesibile este în vigoare. Aceasta înseamnă că angajatorii vor trebui să ofere un anumit nivel de acoperire a sănătății angajaților cu normă întreagă (și copiilor aflați în întreținere) începând din 2015 și respectând cerințele specifice de raportare IRS începând cu anul 2016 (pentru anul calendaristic 2015). Angajatorii trebuie să respecte mandatul sau să facă față unei pedepse fiscale.

Ce sunt angajatorii afectați?

Mandatul angajatorului afectează în primul rând angajatorii mari cu 50 sau mai mulți angajați echivalenți cu normă întreagă (cunoscut ca un "mare angajator aplicabil").

Angajații mari angajați care nu respectă mandatul angajatorului se vor confrunta cu o penalizare de 2.000 $ sau 3.000 $ dacă unul sau mai mulți angajați cu normă întreagă (cei care lucrează în medie de cel puțin 30 de ore pe săptămână) acoperă o acoperire de achiziție într-un stat sau federal schimb și să beneficieze de o subvenție.

O pedeapsă anuală potențială de 2.000 de dolari (166,67 USD pe lună) ar putea fi evaluată împotriva oricărui angajat cu normă întreagă în cazul în care angajatorul nu va oferi o acoperire esențială minimă cel puțin 95% dintre angajații cu normă întreagă și cei aflați în întreținere (70% în 2015); doar un angajat cu normă întreagă se califică pentru o subvenție.

În plus, chiar dacă angajatorul îndeplinește cerința minimă de acoperire esențială, o pedeapsă anuală de 3.000 de dolari (250.00 dolari pe lună) putea fi evaluată în continuare față de fiecare angajat cu normă întreagă care beneficiază de o subvenție, dacă acoperirea oferită nu îndeplinește atât o abordare accesibilă, cât și valoarea minimă necesară.

Aceasta înseamnă că acoperirea nu trebuie să suporte angajatului mai mult de 9,5% din veniturile sale pentru acoperirea exclusivă a angajaților (ca port sigur) și trebuie să aibă o valoare actuarială de 60% sau mai mult.

Un angajator mare, de asemenea, trebuie să raporteze serviciului intern de venituri (IRS) că acoperirea acoperă aceste cerințe. Pentru a raporta aceste informații, angajatorii au cerințe noi de raportare în cadrul secțiunilor 6055 și 6056 ale Codului privind veniturile interne.

Aceste secțiuni impun angajatorilor și companiilor de asigurări de sănătate să raporteze informațiile privind acoperirea către IRS și să ofere angajaților informațiile de care au nevoie pentru a raporta asupra propriilor declarații fiscale individuale.

Formulare asociate cu cerințele de raportare

Următoarele formulare sunt asociate cu mandatul individual (Codul Secțiunea 6055):

• Forma 1094-B: Acesta este formularul de transmitere pe care angajatorii îl va folosi pentru înregistrarea cu Formele 1095-B.
• Forma 1095-B: Societățile de asigurări vor emite acest formular până la data de 31 ianuarie 2016, dacă planul de sănătate al angajatorului este asigurat pe deplin și utilizat ca dovadă de acoperire pentru persoanele fizice în depunerea declarațiilor lor fiscale din 2015. Formele 1095-B pregătite pentru fiecare angajat (și persoanele aflate în întreținere) trebuie să fie depuse la IRS până la 29 februarie 2016 (31 martie 2016, dacă se depun electronic).
• Pentru angajatorii mari care sponsorizează planurile auto-asigurate, angajatorul poate fie să completeze Forma 1095-B sau să simplifice procesul și să completeze secțiunea III din Forma 1095-C (discutate mai jos).

Următoarele formulare sunt asociate mandatului de angajator (Codul Secțiunea 6056):

• Forma 1094-C: Acesta este un formular de transmitere care conține informații cumulate despre angajații angajatorului și despre ofertele sale de acoperire.
• Forma 1095-C: Angajatorii trebuie să pregătească formularul 1095-C în numele tuturor angajaților cu normă întreagă până la 31 ianuarie 2016, și depuse la IRS (împreună cu Forma 1094-C) nu mai târziu de 29 februarie 2016 (31 martie 2016, în cazul depunerii electronice).Angajatorii cu 50 sau mai mulți angajați echivalenți cu normă întreagă vor trebui să completeze părțile I și II ale acestui formular în numele fiecărui angajat cu normă întreagă, indiferent dacă li se oferă sau nu acoperire. În cazul în care angajatorul se auto-asigura beneficii pentru sănătate, va trebui, de asemenea, să completeze partea a III-a. În plus, angajatorii trebuie să pregătească o procedură simplificată Forma 1095-C pentru acei angajați care nu sunt angajați cu normă întreagă înscriși în plan să respecte cerințele din secțiunea Cod 6055.
• Aceste formulare se datorează IRS până la 29 februarie 2016, dacă sunt trimise pe suport de hârtie sau 31 martie 2016, dacă sunt prezentate în format electronic. Rețineți că transmisia electronică este solicitată de angajatori cu 250 de returnări. Acest lucru va continua în fiecare an înainte.

Codurile indicatorilor IRS

Angajatorul are nevoie de o înțelegere clară a codurilor indicatorilor IRS ca o componentă critică a pregătirii pentru raportare. Angajatorul ar trebui să aibă o înțelegere puternică cu privire la modul de determinare a accesibilității cotei de participare a angajatului (calcul, formula etc.), dacă a existat o ofertă de acoperire pentru fiecare angajat cu normă întreagă și dacă nu asistența medicală a fost accesibilă pentru angajații înscriși.

Noțiuni de bază:În primul rând, angajatorii trebuie să asigure că sistemele de salarizare și / sau sistemele de administrare a beneficiilor sunt actualizate și pregătite pentru capturarea și stocarea informațiilor necesare pentru raportare. Angajatorii ar trebui să înceapă să construiască astăzi o strategie cu departamentele de salarizare sau vânzătorii și să ia în considerare angajarea consultanților pentru a ajuta companiile să se pregătească să se conformeze.

Echipele de resurse umane, beneficiile și echipele de finanțare au, de asemenea, roluri-cheie în pregătirea unei strategii de raportare. Asigurătorii de asigurări de sănătate, brokerii, agenții CPA sau consilierii fiscali și financiari și, uneori, administratorii unor terțe părți sunt parteneri, iar angajatorul trebuie să ajute la strângerea și raportarea cu acuratețe a informațiilor de acoperire.

Angajatorii ar trebui să înceapă să se întâlnească cu acești parteneri și să se angajeze într-o strategie de raportare cât mai curând posibil.

Sancțiuni și scutiri:Angajatorii angajați se vor confrunta cu prevederi generale de sancționare în conformitate cu Codul Secțiunea 6721 (nereușirea informațiilor corecte returnează) și secțiunea 6722 (nerealizarea facturii corecte a beneficiarului) . În linii mari, penalitățile variază de la 100 $ până la 1,5 milioane de dolari pentru nerealizarea dosarului sau depunerea incorectă.

În cazul în care angajatorul poate demonstra că a făcut un efort de bună credință pentru a se conforma cerințelor de raportare în timp util și exact, poate fi disponibilă o scutire pe termen scurt a sancțiunilor de raportare.

Această scutire oferă timp suplimentar pentru a dezvolta procese, pentru a aduna datele necesare și a raporta informațiile de acoperire ale companiei în mod corespunzător. Prin urmare, pregătirea în avans poate salva șansele ca un angajator să primească o pedeapsă.

Takeaway

Angajatorii ar trebui să înceapă să finalizeze acum o strategie de raportare în conformitate cu legea federală. Angajatorul ar trebui să se asigure că lucrează cu departamentul său de resurse umane, departamentul de salarizare sau vânzătorul de salarii, sistem de administrare a beneficiilor, broker / consultant de beneficii și consultanți fiscali pentru a obține toate informațiile necesare.

O strategie care include acești parteneri este esențială pentru raportarea exactă, evitarea sancțiunilor și menținerea bunăstării generale a companiei. Angajatorii care sunt pregătiți și știu ce trebuie să se întâmple înainte de timp vor fi în cele din urmă în conformitate cu cerințele de raportare.

Disclaimer:

Susan Heathfield și scriitorii ei invitați depun toate eforturile pentru a oferi o grijă, un comportament echitabil, un management etic al resurselor umane, un angajator și o consiliere la locul de muncă, atât pe acest site, cât și pe acest site, dar nu sunt avocați. site-ul, în timp ce este autoritar, nu este garantat pentru exactitate și legalitate și nu trebuie interpretat drept consiliere juridică.

Site-ul are o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la o țară la alta, astfel încât site-ul nu poate fi definitiv pe toate pentru locul de muncă. Când sunteți îndoieli, căutați întotdeauna sfat juridic sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte. Informațiile de pe acest site sunt doar pentru îndrumare, idei și asistență.

Mai multe despre Actul de îngrijire accesibile

• Întreprinderile au opțiuni în abordarea legii accesibile
• Modul în care angajatorii gestionează reforma sistemului de sănătate și incertitudinea acestuia
• Care este ACA și reforma sistemului de sănătate?
• Plăți individuale de responsabilitate comună (impozite)