Consumabile de birou și Cheltuieli de birou privind impozitele pe afaceri

Care este diferența dintre consumabilele de birou și cheltuielile de birou?

Înainte de a putea discuta cum să deducem consumabilele de birou și cheltuielile de birou, trebuie să ne uităm mai întâi la acești doi termeni pentru a explica modul în care sunt diferiți și unde aceste categorii sunt incluse în declarația fiscală de afaceri. Sunt incluse informații despre procedurile IRS noi pentru cheltuieli cu activele de birou cu cost redus, cum ar fi software-ul, în loc de a fi nevoite să deprecieze aceste active.

De asemenea, ne vom uita unde să punem aceste două tipuri de cheltuieli pe returnarea impozitului pe profit. Are importanță dacă vă puneți costurile de birou sub acoperire sau cheltuieli. Cele mai multe bunuri sunt incluse în cheltuielile obișnuite de afaceri, în timp ce cheltuielile de birou sunt enumerate separat. Unele cheltuieli de birou mai mari devin efectiv echipament de afaceri, acestea fiind clasificate drept active și depreciate (luate ca cheltuială pe o perioadă de timp.

Ce sunt consumabile de birou?

Papetărie sunt articolele de birou tangibile, tradiționale, cum ar fi pixuri, capsatoare, agrafe de hârtie, dispozitive USB pentru imprimante și cartușe de cerneală pentru imprimante. De asemenea, sunt incluse în consumabilele de birou:

• Conservarea documentelor, cum ar fi facturile și chitanțele de vânzare
• Articole de curățenie și curățenie și
• Locuri de menținere a consumabilelor, cum ar fi fixarea dulapurilor și dulapurilor de depozitare.

IRS include, de asemenea, poștale în rechizite de birou, dar cantitățile mari de poștale pentru produsele de transport sunt clasificate diferit (a se vedea mai jos). De asemenea, puteți include în această categorie articole mici de mobilier (sub 2500 $), cum ar fi un birou sau o bibliotecă folosită.

Unele bunuri de transport nu sunt considerate ca fiind parte a bunurilor de birou. Orice livrări și poștale pentru produsele de transport pe care le vindeți ar trebui urmărite ca parte a costului bunurilor vândute. Calculul costului bunurilor vândute este separat de lista cheltuielilor de afaceri.

Ce sunt cheltuielile de birou?

Cheltuieli de birou sunt celelalte cheltuieli de funcționare a unui birou, inclusiv servicii de site-uri web, taxe de găzduire pe internet, nume de domenii, costuri lunare pentru aplicații (cum ar fi Dropbox). software-ul bazat pe web, cum ar fi produsele QuickBooks, comisioanele pentru contul comercianților și majoritatea software-ului și hardware-ului. S-ar putea de asemenea să puneți cheltuielile pentru telefonul mobil în cheltuielile de birou (sau în utilități).

Unele dintre aceste cheltuieli ar putea fi enumerate proprietate, și va trebui să păstrați înregistrări bune pentru a separa afacerea și utilizarea personală, pentru articole precum laptopuri și tablete.

Consumabile și cheltuieli de birou - Ce puteți deduce

Puteți deduce costul materialelor de birou și al materialelor pe care le-ați utilizat în cursul anului. Puteți, de asemenea, să deduceți costul timbrelor, al cheltuielilor poștale și al poștalelor utilizate în contoarele postale pe parcursul anului.

Deducerea vs. Amortizarea Cheltuielilor de Birou - Reguli IRS noi

De obicei, toate activele de business (elemente utilizate pentru mai mult de un an), care costau mai mult de 500 de dolari, trebuiau să fie amortizate pe durata de viață a activului. Acum, IRS are o nouă metodă mai simplă pentru a lua activele cu costuri mai mici drept cheltuieli, în loc să le deprecieze.

Începând cu anul 2016 și ulterior, puteți deduce ca active de afaceri cheltuieli (inclusiv active de birou) care costă 2500 $ sau mai puțin. Aceasta include suitele software și software, laptopurile, tabletele, smartphone-urile și alte produse electronice mai mici. Costul pe care îl puteți cheltui include costul pentru cumpărarea și configurarea elementului.

Să presupunem că aveți nevoie de Adobe Acrobat X Professional pentru munca dvs. Costul acestui articol este de obicei de peste 500 de dolari. Înainte de noua regulă IRS, ar fi trebuit să depreciezi costul. Acum, deoarece suma maximă pentru cheltuieli este de 2500 USD, puteți lua elementul ca o cheltuială de afaceri în anul în care îl cumpărați și începeți să îl utilizați.

Dacă orice bunuri de birou, cheltuieli sau echipamente costă peste 2500 de dolari, acestea devin active amortizabile și trebuie să depreciați aceste active. Veți avea nevoie să discutați cu formatorul fiscal despre evidențele pe care trebuie să le păstrați și să obțineți ajutor cu privire la calculul deprecierii, deoarece fiecare activ are o durată de viață diferită.

Consumabile și materiale folosite pentru a produce sau a expedia produse

Aveți grijă să distingeți între consumabilele de birou și echipamentele folosite în mod obișnuit în afacerea dvs. pentru a opera biroul dvs. față de consumabile și materialele utilizate pentru a produce produse. Livrările și materialele pe care le utilizați pentru a produce produse sunt incluse în costul mărfurilor vândute.

În același mod, nu puteți deduce poștale și de transport maritim pentru produsele vândute; acestea sunt considerate parte a costului dvs. de bunuri vândute.

Echipamente de birou și echipament de birou în costurile de pornire

Dacă stocați materialele de birou și cumpărați echipamente de birou, calculatoare și software ca parte a demarării afacerii dvs., va trebui să păstrați aceste costuri separate. Este posibil să vi se solicite să repartizați aceste costuri de pornire pe parcursul mai multor ani. Mențineți o listă a costurilor și discutați-le cu formatorul fiscal.

Alte restricții privind deducerea bunurilor de birou și a echipamentelor de birou

Puteți să deduceți numai costurile proviziilor și materialelor utilizate în anul în curs. Cu alte cuvinte, nu puteți cumpăra doar o cantitate mare de hârtie de copiat la sfârșitul anului și considerați-o o cheltuială în acel an, deoarece nu există nici un fel în care să puteți folosi totul pe parcursul anului. Consultați consilierul dvs. fiscal cu privire la modul de determinare a unei sume pentru această cheltuială

Consumabile de birou și cheltuieli de birou pentru returnarea fiscală a afacerii dvs.

Pentru proprietarii individuali și societățile cu răspundere limitată cu un singur membru, prezintă articole de birou în categoria "consumabile de birou" din lista C, pe linia 22.Puteți include în această categorie cheltuielile de birou (inclusiv cele cheltuite sub noua regulă) sau puteți separa cheltuielile de birou și le includeți pe "Alte cheltuieli" pe linia 27a. Pentru "Alte cheltuieli", trebuie să listați diferitele categorii din Partea V a Planului dvs. C, aducând totalul la Linia 27a.

Pentru parteneriate și LLC-uri cu mai multe membri, afișați aceste cheltuieli în secțiunea "Alte deduceri" din Formularul 1065 (linia 20). Trebuie să atașați o declarație separată care să descrie diferitele deduceri incluse în acest element rând.

Pentru corporații, arătați aceste cheltuieli în secțiunea "Alte deduceri" din Formularul 1120. Mai întâi, trebuie să includeți o declarație care să indice deducerile, apoi să includeți totalul în "Alte deduceri", linia 26.

Linia de jos ușoară:

Dacă doriți să păstrați lucrurile simple pe declarația dvs. fiscală, puneți toate materialele de birou și cheltuielile de birou împreună ca furnituri de birou. Apoi separați articolele mai scumpe de peste 2500 de dolari și discutați cu distribuitorul dvs. despre deprecierea acestor elemente.