Informații de bază despre formularul W-2

Ce este un formular W-2?

A W-2 formularul este o declarație care trebuie să fie întocmită anual de angajatori pentru angajați, care să arate salariul total al angajatului, veniturile din asigurările sociale, veniturile din Medicare și impozitele federale și de stat reținute de la angajat. Scopul acestui formular este de a oferi angajatului informații care trebuie incluse în formularul său de impozit pe venit. Acesta oferă, de asemenea, Administrației de Securitate Socială și informațiile IRS pentru a verifica returnarea impozitului pe profit al angajatului.

Când este datorat formularul W-2?

SCHIMBARE IMPORTANTA:Începând cu 2016 rapoarte fiscale anuale și pentru toți anii următori, formularele W-2 și W-3 trebuie depuse la Administrația de securitate socială (SSA) până la data de 31 ianuarie a anului următor. Deci, pentru 2017 plăți fiscale, trebuie să depuneți până la 31 ianuarie 2018. Schimbarea a fost pusă în aplicare pentru a reduce frauda fiscală. 2018 limitele anuale privind rapoartele privind impozitul pe salariipentru 2017 plățile fiscale indică termenele exacte pentru anul în curs.

Formularul W-2 trebuie furnizat angajaților până la sfârșitul lunii ianuarie, cu informații din anul calendaristic precedent. Acest termen nu sa schimbat. W-2s trebuie să includă un formular de transmitere W-3, dacă nu faceți online cu SSA. Termenul de 31 ianuarie se aplică atât trimiterilor trimise prin poștă, cât și online către SSA. Depunerea după termenul limită poate duce la aplicarea unor penalități întârziate.

Da, trebuie să trimiteți W-2-uri cu Administrația de Securitate Socială (SSA) în același termen ca și cum ați furniza formulare angajaților. Acesta este un motiv bun pentru a oferi angajaților formularele lor la începutul lunii ianuarie, astfel încât să puteți găsi și remedia erorile înainte de a fi depuse la SSA.

Părți ale formularului W-2

Un formular W-2 este un formular cu mai multe părți:

• Copia A merge la Administrația de Securitate Socială. Copia A este tipărită, de obicei, pe o formă roșie cu scanare laser. Dacă depuneți o copie pe suport de hârtie, trebuie să utilizați numai hârtia furnizată de SSA.
• Copia 1 este pentru oraș, stat sau localitate
• Copia B este pentru depunerea declarației federale a angajatului
• Copia C este pentru înregistrările angajatului
• Copia 2 este o altă copie pentru un oraș, stat sau localitate
• Copia D este pentru înregistrările angajatorului.

Unde pot obține formularele W-2?

Nu puteți copia formularul W-2 de pe internet. După cum sa menționat mai sus, copia A a formularului este tipărită pe hârtie specială. Trebuie să utilizați formularele oficiale. Puteți obține formularele oficiale W-2 de la un magazin de copiat, unele programe software fiscale (căutați versiunea de afaceri de mici dimensiuni) sau formatorul fiscal.

Ce informații trebuie să completez formularul W-2?

Informații despre compania dvs.

Pentru fiecare W-2, va trebui să includeți informații despre afacerea dvs.:

• Numărul de identificare al angajatorului dvs.
• Numele dvs. de afacere
• Adresa dvs. de afaceri
• Numărul dvs. de identificare fiscală de stat al companiei dvs. (consultați departamentul de venituri al statului dvs.)

Informații despre angajații dvs.

Pentru fiecare angajat, veți avea nevoie de informații personale actualizate:

• Numărul de securitate socială sau alt număr de identificare fiscală
• Nume
• Adresa

Informații despre veniturile angajaților

Apoi, veți avea nevoie de informații despre salariul total și reținerea pentru fiecare angajat pentru anul trecut:

• Salariul total, venitul de la vârf și alte compensații
• Salariile totale de securitate socială (până la maximul asigurărilor sociale)
• Salariile totale pentru Medicare (la fel ca salariile totale)
• Sfaturi de securitate socială și sfaturi alocate

Informații privind planurile de pensii

În caseta 12, va trebui să indicați, pentru fiecare W-2, dacă fiecare angajat participă la un plan de pensionare sau un plan necalificat împreună cu compania dvs., dacă acest angajat este angajat statutar sau dacă persoana a primit plăți de boală pentru bolnavi .

Informații privind beneficiile speciale

Caseta 13 din W-2 necesită informații privind deducerile pentru planurile de beneficii ale angajaților și alte deduceri care trebuie raportate în declarația privind impozitul pe venit al angajatului. Instrucțiunile pentru formularul W-2 conțin un ghid de referință pentru codurile Box 13.

Număr de control (opțional)

Poate doriți să adăugați un număr de control intern pe fiecare Formular W-2 dacă plătiți mai mulți angajați. Puteți genera singur numărul, sau software-ul de pregătire a salariilor poate genera acest număr.

Unde găsesc informațiile pentru W-2?

Informațiile pentru acest formular provin din registrul dvs. de salarizare, care prezintă totaluri anuale pentru fiecare salariat pentru salariu și reținere, împreună cu deduceri pentru planuri medicale, conturi de economii de sănătate și alte elemente. Veți avea nevoie și de un formular W-4 actual pentru fiecare angajat. Formularul W-4 este utilizat de angajat pentru a vă oferi adresa și numărul de securitate socială (sau numărul de identificare al contribuabilului).

Cum îmi completez formularul W-2?

Odată ce ați adunat toate informațiile și formularele corespunzătoare, urmați cu atenție instrucțiunile pas cu pas pentru a evita orice eroare.

Cum trimit formularul W-2? Pot fi e-fișier?

Trimiteți formularul W-2 Administrației de Securitate Socială (SSA) până la sfârșitul lunii februarie. Puteți trimite aceste formulare online către SSA utilizând serviciul Business Online. Dacă aveți 250 sau mai multe formulare W-2, trebuie să le trimiteți la SSA online.

Ce se întâmplă dacă fac o greșeală pe un formular W-2?

Înainte de a trimite aceste formulare angajaților, verificați erorile. Dacă faceți o greșeală, puteți să corectați cu ușurință formularul și să îi returnați formularul corectat angajatului. Dacă greșeala este descoperită după ce ați trimis formularele Administrației pentru Securitate Socială, iată procesul de corectare a formularului. De asemenea, trebuie să retrimiteți formularul de transmitere W-3.