Eticheta de afaceri a salutului de mesagerie vocală profesională

Dacă compania dvs. utilizează casete de mesagerie vocală departamentală pentru apelurile primite, veți dori să înregistrați un mesaj de salut vocal pentru mesageria vocală. Acest tip de felicitare salutară este ușor diferită de salutul de mesagerie personală care este asociat cu caseta de mesagerie vocală a unui individ. De exemplu, dacă sistemul dvs. de telefonie permite ca un grup de extensii de telefon să fie "combinate" împreună pentru a servi toate apelurile contabile generale, atunci toate extensiile departamentului de contabilitate pot fi grupate sub extensia generală a departamentului de contabilitate.

Atunci când participantul automatizat transferă un apel la extensia respectivă, următoarea extensie disponibilă va primi apelul. Dacă toate extensiile departamentului de contabilitate sunt ocupate sau nu sunt disponibile, atunci apelul va fi transferat în caseta de mesagerie vocală a departamentului.

Mesagerie vocală Opțiuni

În funcție de sistemul de telefonie pe care îl aveți la compania dvs., pot exista diferite opțiuni pentru felul de felicitări de mesagerie vocală pe care vi se permite să le compuneți. Acestea includ:

• • Mesajul general al mesageriei vocale: folosit ca mesaj de salvgardare implicit, dacă nu este setat alt tip de salut.
  • Mesaj de poștă vocală internă: folosit pentru a saluta persoanele care vă sună departamentul din cadrul propriei dvs. companii (adică dintr-o altă extensie). În general, acest lucru se aplică numai companiilor foarte mari.
  • Mesagerie vocală externă: jucat pentru persoanele care sună din afara companiei dvs. Aparatul automat al sistemului dvs. de telefonie poate juca un salut general al companiei pe care îl vor auzi toți apelanții externi. Dacă numele companiei dvs. este menționat în acel mesaj, nu este necesar să o mai spui în salutul dvs. departamental.
  • Mesajul vocal temporar sau în afara biroului: acest lucru este stabilit atunci când întregul departament va fi indisponibil pentru o anumită perioadă de timp. De exemplu, departamentul este angajat numai între orele 8:00 și 17:00 sau există o întâlnire obligatorie a departamentului care elimină toți oamenii de la a răspunde la telefon. Cele mai multe sisteme de mesagerie vocală vă vor permite să setați o dată și o oră de expirare, astfel încât nu trebuie să vă amintiți să o opriți atunci când departamentul dvs. revine la operațiunile normale.
  • La telefonul (ocupat) mesajul vocal: Acest salut este folosit pentru a informa apelanții că departamentul este disponibil, dar nimeni nu poate lua apelul imediat, deoarece toate extensiile din bazinul de departamente sunt ocupate cu alți apelanți.

Elemente ale unui bun mesaj Departamentul de mesagerie vocală

• numele departamentului
• Declarație că nu puteți să-i luați chemarea chiar acum
• Invitație de a lăsa un mesaj
• Când pot aștepta un apel de întoarcere
• Opțiuni suplimentare disponibile (de ex. "Apăsați tasta pound pentru a reveni la …")
• Adresa de internet dacă poate furniza informații semnificative
• Nu mai mult de 20 - 25 de secunde (regulă de degetul mare)
• Nu începeți cu mesajul "Apelul dvs. este foarte important pentru noi …". Această expresie este utilizată prea mult și de obicei este o "dezactivare" către apelanți.
• Evitați să oferiți prea multe informații și să faceți o salutură prea lungă.

Sample Good Department Salutări pentru mesageria vocală

• Ați ajuns la departamentul de contabilitate. Toți reprezentanții noștri sunt ocupați cu alți apelanți. Mai degrabă decât să vă pierdem timpul prețios, ne-ar plăcea să vă reamintim în două ore lucrătoare. Dacă doriți să reveniți la meniul anterior, apăsați acum pe stea. În caz contrar, lăsați-ne un mesaj detaliat cu numele și numărul dvs. După ce înregistrați mesajul, puteți apăsa tasta lire pentru mai multe opțiuni. Multumesc ca ai sunat.
• Ați ajuns la departamentul de vânzări de la Operations Tech, Inc. Toți reprezentanții noștri de vânzări sunt ocupați cu alți clienți, dar am dori să vă returnați apelul cât mai curând posibil. Pentru informații actuale despre prețuri sau pentru a verifica starea comenzii dvs., vă rugăm să ne vizitați pe web. În caz contrar, vă rugăm să ne lăsați un mesaj cu numele și numărul dvs. după ton. Dacă doriți să reveniți la meniul anterior, apăsați acum tasta stea.
• Ați ajuns la departamentul de contabilitate al Operations Tech, Inc. Departamentul este în prezent închis. Orarul nostru normal de operare este de la 8:00 la 17:00 de luni până vineri. Suntem închise sâmbăta și duminica. Puteți apăsa oricând tasta stea pentru a reveni la meniul anterior. În caz contrar, vă rugăm să ne lăsați un mesaj cu numele și numărul dvs. și vă vom returna apelul când biroul va fi redeschis. Puteți închide după ce ați părăsit mesajul sau puteți apăsa tasta lire pentru alte opțiuni. Multumesc ca ai sunat.

Mesajele greșite ale mesageriei vocale

• Ați ajuns la departamentul de vânzări. Lăsați-ne un mesaj.
• Salut. Ați ajuns la departamentul de contabilitate de la XYZ.com. Toți contabilii participă în prezent la o întâlnire obligatorie a departamentului și nimeni nu este disponibil pentru a vă lua apelul. Apelul dvs. este foarte important pentru noi și dorim să vă reamintim imediat ce ne întoarcem. Cu toate acestea, este sfârșitul anului, iar întârzierea apelurilor noastre este foarte lungă. Dacă sunteți de acord să plătiți un cont restante, vă rugăm să ne spuneți în mesajul dvs. pentru a vă putea contacta imediat. În caz contrar, așteptați tonul și lăsați-ne un mesaj confidențial detaliat.
• Departamentul este închis. Lăsați un mesaj după ton.