De ce comunicarea este importantă în gestionarea schimbărilor

Nu puteți supra-comunica atunci când cereți organizației dvs. să se schimbe. Fiecare director de succes, care a condus un efort de gestionare a schimbării cu succes, exprimă necesitatea de comunicare excesivă în timpul unei schimbări de experiență și face această afirmație retrospectivă.

Nu există o organizație în care angajații sunt complet mulțumiți de comunicare. Comunicarea este una dintre cele mai dificile probleme din cadrul organizațiilor. Este o zonă care este cel mai des plâns de angajați în timpul schimbărilor organizaționale și operațiunilor zilnice. Motivul?

Comunicarea eficientă necesită patru componente care colaborează perfect pentru a crea un sens comun, o definiție preferată a comunicării.

• Persoana care trimite mesajul trebuie să prezinte mesajul clar și în detaliu și să emită integritatea și autenticitatea.
• Persoana care primește mesajul trebuie să decidă să asculte, să pună întrebări pentru claritate și să aibă încredere în expeditorul mesajului.
• Metoda de difuzare aleasă trebuie să se potrivească cu circumstanțele și necesitățile expeditorului și ale receptorului.
• Conținutul mesajului trebuie să rezoneze și să se conecteze, la un anumit nivel, cu credințele deja existente ale receptorului. Trebuie să conțină informațiile pe care angajatul dorește să le audă. Trebuie să răspundă celor mai prețuite și îngrijite întrebări ale angajatului.

• Cu toate acestea se întâmplă în comunicare, e de mirare că organizațiile o fac bine.

Practicanții de gestionare a schimbărilor au oferit o gamă largă de sugestii despre cum să comunice bine în timpul oricăror schimbări organizaționale.

Recomandări privind comunicarea pentru o gestionare eficientă a schimbărilor

Elaborați un plan de comunicare scrisă pentru a vă asigura că toate cele ce urmează apar în procesul de gestionare a schimbărilor.

• Comunicați în mod consecvent, frecvent și prin mai multe canale, inclusiv vorbire, scriere, video, instruire, focus grupuri, buletine informative, intraneturi și multe altele despre schimbare.
• Comunicați tot ceea ce este cunoscut despre modificări, cât mai rapid cu cât informațiile sunt disponibile. (Explicați-vă că părtinirea dvs. este spre comunicarea instantanee, astfel încât unele detalii se pot schimba la o dată ulterioară.) Spuneți-le oamenilor că alegerea dvs. cea mai mare este de a menține toată comunicarea până când sunteți pozitivi în ceea ce privește deciziile, obiectivele și progresul. Este dezastruos în gestionarea eficientă a schimbărilor.
• Oferiți cantități semnificative de timp pentru ca oamenii să pună întrebări, să solicite clarificări și să furnizeze informații. Dacă ați făcut parte dintr-un scenariu în care un lider a prezentat modificări, pe folii transparente, la un grup mare și apoi a fugit, știți ce veste proastă este aceasta pentru integrarea schimbării. Oamenii trebuie să se simtă implicați în schimbare. Implicarea creează angajamentul - nimic altceva nu este atât de semnificativ în timpul procesului de schimbare.
• Comunică clar viziunea, misiunea și obiectivele efortului de management al schimbării. Ajutați-i pe oameni să înțeleagă modul în care aceste schimbări le vor afecta personal. (Dacă nu vă ajutați în acest proces, oamenii își vor face propriile povestiri, de obicei mai negative decât adevărul.)
• Recunoașteți că o comunicare adevărată este o conversație. Este o abordare bidirecțională și trebuie să rezulte o discuție reală. Nu poate fi doar o prezentare.
• Liderii sau sponsorii schimbării trebuie să-și petreacă timpul conversând unul la altul sau în grupuri mici cu cei care urmează să facă schimbările.
• Comunică motivele schimbărilor astfel încât oamenii să înțeleagă contextul, scopul și nevoia. Practicanții au numit acest lucru: "construirea unui cadru memorabil, conceptual" și "crearea unui cadru teoretic care să susțină schimbarea".
• Furnizați răspunsuri la întrebări numai dacă știți răspunsul. Liderii își distrug credibilitatea atunci când furnizează informații incorecte sau par să se poticnească sau să-și spună în mod repetat atunci când furnizează un răspuns. Este mult mai bine să spui că nu știi și că vei încerca să afli.
• Liderii trebuie să asculte. Evitați defensivitatea, scuzele și răspunsurile care sunt date prea repede. Acționați cu grijuliu.
• Faceți lideri și schimbați sponsorii disponibili, zilnic când este posibil, pentru a se amesteca cu ceilalți la locul de muncă.
• Organizați ateliere și forumuri interactive în care toți angajații pot explora împreună schimbările în timp ce învață mai mult. Utilizați formarea ca o formă de comunicare interactivă și ca o oportunitate pentru oameni de a explora în condiții de siguranță noi comportamente și idei despre schimbare și managementul schimbării. Toate nivelurile organizației trebuie să participe la aceleași sesiuni.
• Comunicarea ar trebui să fie proactivă. Dacă moara cu zvonuri este deja în acțiune, organizația a așteptat prea mult timp să comunice.
• Furnizați oportunități pentru ca oamenii să se conecteze reciproc, formal și informal, să împărtășească idei despre schimbare și gestionarea schimbărilor.
• Revedeți public măsurătorile care sunt în vigoare pentru a înregistra progresul în gestionarea schimbărilor și eforturile de schimbare.
• Publicați recompense și recunoaștere pentru abordări pozitive și realizări în domeniul schimbărilor și al gestionării schimbării. Sărbătați fiecare câștig mic în mod public.