Cash vs. Accrual - ce metodă de contabilitate trebuie să utilizez?

Fiecare afacere, mică sau mare, trebuie să decidă cum și când să înregistreze veniturile și cheltuielile. Cele două opțiuni pentru această înregistrare se numesc "numerar" și "acumulare". Decizia de a utiliza contabilitatea de numerar sau de angajamente are efecte importante asupra returnării impozitului pe profit și, în cele din urmă, a liniei de bază.

În scopuri fiscale, va trebui să luați această decizie pentru afacerea dvs. înainte de a depune prima dvs. declarație fiscală de afaceri. Dacă sunteți deja în afaceri, este posibil să vă puteți schimba de la numerar la acumulare sau acumulare la numerar.

Cum funcționează Contabilitatea de numerar

În contabilitatea de numerar, o tranzacție este înregistrată atunci când banii își schimbă efectiv mâinile. Venitul este înregistrat când primiți banii și cheltuielile sunt înregistrate atunci când sunt plătite.

Exemplul 1: Pentru o tranzacție cu venituri , dacă efectuați un serviciu și facturați un client, înregistrați venitul în scopuri de contabilitate în numerar numai atunci când aveți a primit plata pentru serviciul respectiv. Dacă trimiteți o factură pe 12 august și nu primiți o plată până la 1 septembrie, înregistrați plata la 1 septembrie.

Exemplul 2: Pentru o tranzacție de cheltuieli, este posibil să primiți o factură pentru serviciul telefonic, dar în contabilitatea de numerar nu înregistrați cheltuiala până când nu aveți de fapt am platit factura. dacă primiți un proiect de lege pe 15 august și nu plătiți factura până la 1 septembrie, nu înregistrați cheltuiala până la 1 septembrie.

Cum funcționează contabilitatea de angajare

În contabilitatea de angajamente, tranzacția este înregistrată atunci când este câștigată (stabilită) prin trimiterea unei facturi sau prin primirea unei facturi.

În exemplul 1: Pentru o tranzacție cu venit, utilizând metoda acumulării, înregistrați venitul atunci când lucrarea este completă sau produsul a fost primit; adică ați câștigat plata. În exemplele de mai sus, venitul pentru dvs. este înregistrat când trimiteți factura, chiar dacă nu ați fost plătit încă. Cheltuielile sunt înregistrate la primirea facturii, chiar dacă nu ați plătit.

În exemplul 2: pentru o tranzacție cu cheltuieli. Când primiți o factură pentru o cheltuială, este considerată o cheltuială în scopuri fiscale. Deci, puteți să o deduceți pentru acel an, chiar dacă nu ați plătit încă factura.

Pro și contra pentru numerar vs contabilitate de angajamente

Cash Pro și Con: Contabilitatea în numerar este mai simplă de reținut și de înregistrată, deoarece aceasta urmează contul dvs. de verificare a afacerii. Atunci când o vânzare este înregistrată în contul de verificare, este înregistrată în compania dvs. Dar metoda contabilității de numerar poate să nu arate imaginea reală a activității dvs. de afaceri, deoarece luna în care ați fost ocupat sau lent este diferită de luna în care ați primit banii.

Accrual Pro și Con:Contabilitatea de angajare este mai confuză, dar vă arată activitatea dvs. de afaceri lunară mai precis.

Setarea metodei dvs. de contabilitate

Majoritatea companiilor mici utilizează metoda numerarului de contabilitate, deoarece este mai simplu și mai ușor de determinat când să se înregistreze veniturile și cheltuielile. Trebuie să utilizați metoda de angajare dacă

• compania dvs. are vânzări de peste 5 milioane de dolari pe an, sau
• stocurile dvs. de afaceri un inventar al elementelor pe care le veți vinde publicului, iar încasările dvs. brute sunt peste 1 milion de dolari pe an.

IRS spune:

"În general, dacă produceți, cumpărați sau vindeți mărfuri, trebuie să păstrați un inventar și să utilizați o metodă de angajare pentru vânzări și achiziții de mărfuri".

Inventarul include orice marfă pe care o vindeți, precum și bunuri care fac fizic parte dintr-un element destinat vânzării.

Tranzacții la sfârșitul anului și metode contabile

La sfârșitul anului dvs. fiscal, contabilitatea de numerar și de angajamente trebuie să fie luată în considerare la momentul efectuării tranzacțiilor. Iata cum:

• Sursa de venit Dacă sunteți pe contabilitatea de angajamente și doriți venituri în anul curent, trimiteți facturi înainte de sfârșitul anului. Dacă doriți să întârzieți venitul, nu trimiteți facturi decât după începutul anului viitor. Pentru contabilitatea în numerar, plătiți factura în anul în care vă așteptați cel mai mic venit total.
• cheltuieli Luați cheltuieli în anul în care doriți ca aceste cheltuieli să fie calculate, pentru a vă minimiza impozitele. Nu trebuie neapărat să plătiți factura în acel an dacă folosiți contabilitatea de angajamente.

Facturi neschimbabile / datorii nesatisfăcătoare

În cadrul metodei de angajare, dacă aveți clienți care nu v-au plătit, este posibil să vă pierdeți sau să vă reduceți impozitele pentru aceste datorii neplătite.

De exemplu, să presupunem că aveți un client pe care l-ați facturat în februarie. Ați făcut încercări repetate de a colecta banii și ați decis în sfârșit că acest client nu va plăti. Dacă utilizați metoda contabilității de angajamente, ați înregistrat deja vânzarea. Înainte de sfârșitul anului, puteți lua această sumă ne-colecționabilă din venitul dvs., reducându-vă astfel venitul brut și datoria dvs. fiscală.

Modificarea metodei dvs. de contabilitate

După ce ați stabilit metoda dvs. de contabilitate de afaceri, trebuie să obțineți, de obicei, aprobarea IRS pentru a efectua o schimbare la celălalt tip. Aceasta deoarece modul în care tratezi diferite tipuri de venituri și cheltuieli trebuie să fie coerent în scopuri fiscale. Dacă corectați o eroare, nu aveți nevoie de aprobarea IRS.

Dar veți avea nevoie de aprobarea IRS dacă doriți să vă schimbați

• Din numerar la acumulare sau acumulare la numerar,
• Dintr - o modalitate de a evalua inventarul în altul (FIFO, LIFO sau altă metodă de evaluare) sau
• De la o metodă de depreciere la alta.

Va trebui să depuneți formularul IRS 3115 pentru a efectua oricare dintre aceste modificări. Veți avea nevoie de un număr de modificare desemnat (DCN) care să descrie tipul de modificare pe care doriți să o efectuați.Puteți găsi o listă a acestor DCN-uri în instrucțiunile pentru Formularul 3115.

Pentru mai multe informatii

Pentru mai multe informații despre restricțiile IRS privind metodele de contabilitate, consultați această secțiune a publicației IRS 538: Perioadele și metodele de contabilitate.

Disclaimer: Informațiile din acest articol nu sunt destinate consultării fiscale sau juridice. Dacă nu sunteți sigur despre ce metode de contabilitate să selectați sau doriți să efectuați o modificare a metodei dvs. contabile, consultați mai întâi consultantul fiscal.