Cele 9 lucruri esențiale din graficul dvs. Gantt

În timp ce o listă simplă de sarcini poate fi suficientă pentru a finaliza proiecte mici în jurul casei când vine vorba de gestiunea proiectelor, este de obicei necesar un plan de acțiune mai detaliat. Una dintre cele mai populare și practice modalități de a gestiona calendarul tuturor sarcinilor unui proiect este de a folosi o diagramă Gantt.

Ce este o diagramă Gantt?

O diagramă Gantt este o diagramă care prezintă toate sub-sarcinile diferite ale unui proiect și modul în care acestea se raportează reciproc în termeni de timp. Este o modalitate de a afișa programul dvs. de proiect și vă ajută să faceți munca la timp. Afișează toate sarcinile care trebuie făcute, timpul necesar fiecărei sarcini, intervalele de timp în care urmează să fie finalizate sarcini individuale și relația dintre diverse sarcini. În acest fel, totul se face în timp util și nu pierdeți niciodată timpul așteptând ca o sarcină să fie finalizată, care ar fi trebuit deja făcută.

Iată nouă componente cheie ale graficelor Gantt.

Datele sunt afișate în partea de sus

Una dintre componentele principale ale unei diagrame Gantt, datele permit managerilor de proiect să vadă nu numai atunci când întregul proiect va începe și se va termina, dar și când fiecare activitate va avea loc.

Sarcinile sunt listate în partea stângă

Proiectele mari constau întotdeauna într-un număr mare de sub-sarcini. O diagramă Gantt ajută managerii de proiect să urmărească toate sub-sarcinile dintr-un proiect, deci nimic nu este uitat sau întârziat.

Barele sunt folosite pentru a reprezenta intervalul de timp pe care se așteaptă fiecare activitate

Odată ce sub-sarcinile au fost enumerate, barele sunt folosite pentru a arăta exact când fiecare sub-sarcină ar trebui să aibă loc. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că fiecare sub-sarcină se realizează la timp, astfel încât întregul proiect să fie finalizat la timp.

Atunci când graficele Gantt au fost inițial dezvoltate, au fost scrise de mână, făcând schimbarea sau actualizarea graficului laborios. Din fericire, prin actualul software de management al proiectelor de astăzi, managerii de proiect pot adăuga, scădea și modifica cu ușurință sarcinile fără a fi nevoie să adapteze întreaga diagramă manual.

Milestone s sunt afișate ca diamante

Momentele de reper sunt acele sarcini care contribuie la finalizarea și succesul unui proiect. Spre deosebire de detaliile minore, care trebuie, de asemenea, îndeplinite, finalizarea unei piese de referință oferă un sentiment de satisfacție și mișcare înainte. Pe o diagramă Gantt, reperele sunt afișate ca diamante (sau, uneori, cu o altă formă) la sfârșitul unei anumite bare de sarcini.

Dependențele sunt indicate de săgețile mici

În timp ce unele dintre sarcinile dvs. pot fi efectuate oricând, altele trebuie să fie finalizate înainte sau după ce o altă sub-sarcină poate începe sau se termină. Aceste dependențe sunt indicate prin săgeți mici între barele de sarcini de pe o diagramă Gantt.

Progresul este afișat prin umbrirea pe barele de activități

În timp ce multe sub-sarcini pot fi finalizate destul de repede, vor exista multe momente când veți dori să vedeți dintr-o privire exact cum se desfășoară proiectul dvs. Acest lucru poate fi realizat prin umbrirea barelor de sarcini pentru a reprezenta porțiunea fiecărei sarcini care a fost deja finalizată.

Un marcator de linie verticală afișează data curentă

Un alt mod de a vedea dintr-o privire procesul dvs. de proiect, un marcator de linie vertical indică data curentă pe grafic. Vă ajută să gestionați timpul în mod eficient, după cum puteți vedea dintr-o privire cât de mult ați lăsat să faceți și să vedeți dacă sunteți pe cale să finalizați proiectul la timp.

ID-ul de activitate identifică

În lumea afacerilor de astăzi, veți avea probabil mai multe sarcini în același timp. Includerea ID-ului sarcinii pe graficul Gantt îi ajută pe toți cei implicați să identifice rapid sarcina despre care vorbești.

Resursele sunt atribuite și identificate

Deși nu fiecare diagramă Gantt enumeră numele persoanelor care vor lucra la ea, dacă proiectul dvs. va fi completat de un număr de persoane, listarea numelor și sarcinile care le sunt atribuite pot fi utile.

Atunci când gestionați un proiect, trebuie să vă asigurați că toate sarcinile individuale sunt finalizate într-o manieră promptă și eficientă. O diagramă Gantt te va ajuta să faci asta.