Menținerea înregistrărilor financiare ale Biroului de avocatură

Dacă aspiră să fii avocat practicant în propriul birou de avocatură, trebuie să înțelegi ce înregistrări trebuie să menții. S-ar putea să fiți un expert în practica legii, dar s-ar putea să nu vă simțiți încrezători în cunoștințele dvs. contabile. Înțelegerea fundamentelor și utilizarea software-ului de contabilitate specializat vă pot menține practica în siguranță.

Sisteme de contabilitate

Un sistem contabil bun pentru orice întreprindere mică va include controale interne puternice pentru a monitoriza veniturile și cheltuielile. În calitate de avocat, trebuie să vă asigurați că sistemul dvs. contabil are controale interne puternice, atît taxele facturate, cît și costurile și cheltuielile avansate pentru clienți.

Indiferent dacă facturile se bazează pe un anumit agent de reținere, un reținător anual, o taxă contingentă sau o taxă de recomandare, taxa se bazează pe timpul petrecut pe proiectele clienților dvs. Acesta este motivul pentru care avocații dețin, de obicei, înregistrări detaliate pentru a urmări timpul petrecut în cazuri.

Puteți utiliza sisteme manuale sau electronice pentru a urmări timpul și cheltuielile dvs. de plată. Cardurile de cărți pentru clienți au fost utilizate pentru a înregistra aceste informații înainte de apariția software-ului legal și de facturare. Indiferent de metoda de păstrare a evidenței pe care o preferați, de obicei, veți dori să vă înregistrați timpul petrecut în chestiunile clientului, împreună cu eventualele cheltuieli care se impută.

Din când în când, puteți plăti pentru cheltuieli în numele clientului dvs. taxe sau alte taxe. Cele mai multe avocați practică înregistrarea acestor costuri avansate în sistem într-un mod similar cu alte creanțe conturi.

Software-ul contabil va avea jurnale speciale pentru a înregistra un singur tip de tranzacție care are loc frecvent. Pentru avocați, jurnalul de chitanțe va prezenta o defalcare a (1) taxelor primite și (2) rambursărilor de cheltuieli, inclusiv o alocare între cheltuielile generale de cheltuieli generale plătite și costurile clientului plătite. Complexitatea jurnalului de încasări de numerar va varia în funcție de mărimea firmei de avocați, cea mai importantă dintre acestea fiind doar declarația bancară și cecurile de copiere.

Înregistrări esențiale

Pe lângă înregistrările discutate mai sus, avocații dețin, de obicei, cel puțin următoarele:

1. Agenda de intalniri: O carte de rezervări conține înregistrări ale întâlnirilor, de obicei într-un format de calendar.
2. Jurnal de conturi de încasat: Jurnalul conturilor de încasat arată creanțele facturate, dar nerecolite.
3. Registrele individuale ale clienților:Aceste conturi de registru includ o descriere a serviciilor prestate, a taxelor și a creditelor, un rezumat al tarifelor neachitate și a facturilor finale.
4. Cazuri de timp ale cazului: Înregistrările de timp sunt înregistrate pentru fiecare client.
5. Registrul înregistrărilor în curs: Acest registru rezumă orice lucrare legală în proces și este, de obicei, organizată de numele clientului.
6. Rapoarte sumare de timp: Rapoartele de timp pot fi, de obicei, sortate de avocat sau de client și conțin informații cum ar fi ora, datele lucrate, facturile și alte cheltuieli imputabile.

Acestea sunt cărțile de bază și înregistrările pe care majoritatea avocaților, indiferent de specialitate, vor avea la dispoziția firmelor lor. Mulți avocați folosesc software-ul contabil și software-ul de gestiune a practicilor juridice pentru a-și menține cărțile și înregistrările în format electronic. În timp ce unele birouri de avocați folosesc QuickBooks, multe alte companii folosesc programe software specifice industriei, cum ar fi Abacus Next, Clio sau ProLaw pentru a-și gestiona practicile.

NOTĂ: Acest articol este destinat exclusiv scopurilor educaționale; ar trebui să consultați un profesionist în domeniul fiscal pentru a discuta orice întrebări sau probleme pe care le aveți cu contabilitatea, evidența sau veniturile dvs.