Creați un plan zilnic pentru a lucra mai eficient

Primul și cel mai important pas pe care trebuie să-l faceți pentru a lucra mai eficient este să aveți un plan zilnic. Este important ca planul tău să fie scris undeva: pe un calendar, pe un notepad sau pe un computer. Nu pur și simplu treceți printr-o listă de verificare mentală în fiecare zi.

Având un plan scris este o necesitate de a păstra gândurile naufragioase din spatele capului tău și de a ajuta la prevenirea dezastrelor pentru că uiți ceva important. Majoritatea oamenilor vor descoperi că trebuie să se abțină de la un plan zilnic din când în când, dar având unul vă va ajuta să vă organizați timpul mai bine, să vă pregătiți în prealabil pentru anumite proiecte și un plan vă va oferi o imagine mai clară despre toate lucrurile trebuie sa faci.

Scapa de distorsiunile zilnice cu un plan

Dacă ajungeți la lucru în fiecare zi și sunteți imediat copleșiți de lunga listă și aglomerație de birou, în cel mai bun caz, vă veți înnebuni în timp ca un cal de curse (și ardeți rapid după un sprint, la fel ca un cal de curse) pe ceea ce pare cel mai presant la un moment dat. Cel mai rău caz este să stai într-un funk fără să știi de unde să începi. În orice caz, pur și simplu "punerea în incendiu" în fiecare zi este cel mai puțin eficient mod de a ataca volumul de muncă și cea mai bună modalitate de a vă epuiza în timp ce rămâneți mai departe în urmă.

Fără un plan, distragerile de zile se vor prelua repede: telefonul sună, începi să răspunzi la e-mailuri, colegii încep chit-chat și, înainte să știi, ora de prânz a sosit și tu nu ai reușit prea mult. Planul dvs. zilnic ar putea include o oră în fiecare dimineață pentru a vă stabili prin returnarea apelurilor, verificarea e-mailului înainte de a începe alte activități, dar va face mai mult decât să servească drept ghid pentru ce să faceți cu timpul. De exemplu, dacă intenționați să opriți o oră pentru a face ceva și veți trece peste această limită de timp, veți ști că trebuie să vă ajustați planul pentru a doua zi.

Prin maparea zilei dvs. în segmente sau prin sarcini, puteți identifica cu ușurință zonele cu probleme și timpul maxim de eficiență (de exemplu, poate fi mai puțin eficient după prânz dacă suferiți de o criză de după-amiază sau poate fi un starter lent dimineața).

Evitați să luați mai mult decât puteți face

Un optimist este cineva care poate vedea pozitiv într-o anumită situație, în general, se va concentra pe convingerea că "toate lucrurile sunt posibile". Nu este nimic în neregulă cu faptul că ești optimist dacă nu te conduce să-ți subestimezi abilitățile, timpul pe care îl va lua pentru a realiza ceva și te implică mai mult decât poți face.

Un realist poate fi un optimist, dar un realist vede și logistica care ar putea fi implicată în rezolvarea unei situații și va influența eventualele obstacole și restricții.

Dacă nu aveți planul dvs. de joc aliniat pentru ziua respectivă, este posibil să aveți un timp mai greu să spuneți nu să îi ajutați pe alții sau să luați proiecte suplimentare deoarece aveți o atitudine pozitivă care poate suporta realitatea sau bunul simț. Este ușor să subestimezi cât timp vor fi luate lucrurile pentru a-ți îndeplini sarcinile, cu atât mai puțin cu altcineva, dacă crezi că ești super-femeie și o viziune însorită este tot ce trebuie pentru a face lucrurile.

Știind ce este pe placa dvs. pentru ziua respectivă și dacă ați stabilit deja un buget pentru timpul dvs. specific pentru anumite sarcini, vă puteți ajuta să respectați termenele, să faceți tot mai mult în fiecare zi și să fiți mai realist în privința preluării unei activități suplimentare.

Crearea planului tău de atac

Înainte de a pleca la muncă, decideți în prealabil ce vă veți concentra atunci când ajungeți acolo. Mai bine, planificați-vă ziua cu o noapte înainte și pregătiți biroul pentru sarcinile pe care doriți să le îndepliniți dimineața. De exemplu, obțineți fișiere sau materiale de lectură organizate pentru dimineața, astfel încât să puteți săriți direct în, sau să puneți articolele de care aveți nevoie pentru a tasta sau pentru apeluri telefonice pentru a reveni în ordinea de care aveți nevoie pentru a le face terminate.

Având un plan vă poate ajuta să creați rutine previzibile care, la rândul său, vă va menține mai bine pregătite pentru a vă confrunta cu zile haotice atunci când șeful dvs. sau un client de înaltă întreținere cere mai mult din timpul dumneavoastră.