Ce trebuie să știți despre structurile de guvernanță a proiectului

Știți ce guvernare de proiect este și cum arată? Sau ce să faceți dacă lucrați într-un mediu în care nu există? Să începem cu o definiție.

Guvernarea proiectului: o definiție

"Guvernanța" în termeni de management al proiectelor se referă la politicile, procesele, standardele, procedurile și instrucțiunile care determină modul în care proiectele sunt conduse, conduse și controlate de organizația dvs.

Guvernarea poate fi extinsă și "grea", cu o mulțime de birocrație, sau o schiță și "lumină" (caz în care este probabil ineficientă). Managerii ar trebui să urmărească un nivel adecvat de guvernare pentru mediul și cultura lor. Asigurarea că politicile dvs. de guvernanță sunt potrivite scopului este un factor cheie în asigurarea faptului că acestea sunt eficiente.

Guvernanța începe în partea de sus. Consiliul de administrație al companiei ar trebui să se angajeze în ideea bunei guvernări și a faptului că proiectele trebuie gestionate în mod corespunzător, în cadrul unor orientări specificate. Această atitudine și standardele care se așteaptă vor fi filtrate până la comitetele de proiect și liderii de proiect (și echipele de program, acolo unde acestea există).

De ce contează guvernarea proiectului?

Sponsorul proiectului și alți actori cheie vor să știe că cheltuiți bugetul proiectului în mod corect. Ei doresc să vadă că urmăriți în mod eficace progresul proiectului și că faceți pasul necesar pentru a gestiona riscul proiectului.

Dar rațiunea pentru o bună guvernare pe proiecte merge mai departe decât asta.

Guvernanța este cerută de clienți, în special cei din sectorul public. Guvernele și autoritățile de reglementare cer (și, în unele cazuri, pun în aplicare) anumite standarde pentru anumite proiecte. Guvernanța nu este doar o chestiune internă: multe companii care operează pe piețele reglementate vor trebui să urmeze orientări din legislația externă, precum Sarbanes-Oxley. Gestionarea proiectelor reprezintă o mică parte a capacității de a dovedi că compania dvs. funcționează eficient și în limitele orientărilor și regulamentelor specificate pentru industria dvs.

Guvernanța proiectelor vă ajută, de asemenea:

• Îmbunătățiți rentabilitatea investiției și urmăriți eficient aceste investiții
• Câștigați buy-in pentru proiecte
• Evitați motivele comune pentru care proiectele nu reușesc
• Comunicați mai eficient
• Introducerea standardizării în cadrul proiectelor, facilitând compararea performanței
• Reduceți riscul
• Dezvoltați și motivați personalul într-un mediu structurat

Ce guvernare de proiect pare

Deci acum știm ce guvernare de proiect este, cum arata un proiect? Iată tipurile de activități care demonstrează guvernarea într-un mediu de proiect:

• Există un ciclu de viață al managementului de proiect disciplinat, care include puncte de aprobare definite. Acestea sunt punctele în care este discutată viabilitatea proiectului și se ia decizia de a continua sau nu cu munca.
• Proiectele au un caz de afaceri clar, iar cazurile de afaceri au suficiente informații pentru a permite echipelor de management să ia decizii corecte.
• Aceste decizii sunt documentate și comunicate în mod adecvat.
• Persoanele care lucrează la proiecte au definit roluri și responsabilități.
• Există o cultură a învățării continue care permite echipelor de proiect să îmbunătățească continuu și să discute lecțiile învățate într-un mediu fără vină.
• Există procese și proceduri care permit echipelor de proiect să-și revizuiască proiectul și să solicite sprijin independent dacă este necesar.
• Părțile interesate sunt angajate și au încredere în acest proces.
• Echipele de proiect sunt alcătuite din persoane cu experiență și calificare în rolurile relevante.

Guvernanța proiectelor este legată de structurile de guvernanță din organizație în general. Dacă credeți că scopul principal al guvernanței proiectelor este de a vă asigura că proiectele sunt realizate în mod corect, puteți vedea cum acestea sunt legate de guvernanța financiară la nivel corporativ, gestionarea riscurilor corporative și multe altele.

Guvernarea proiectelor ar trebui să se potrivească fără probleme proceselor dvs. organizaționale actuale. Cu alte cuvinte, nu creați un nou proces de gestiune financiară atunci când aveți deja unul care funcționează în alte domenii! Utilizați ceea ce există în prezent și optimizați procesele corporative pentru a le face potrivite pentru a fi utilizate într-un mediu de proiect.

5 Domenii de interes pentru guvernarea proiectelor

Când începeți să căutați, veți realiza că guvernanța proiectelor este larg răspândită prin toate elementele managementului de proiect. Cu toate acestea, există câteva domenii cheie în care guvernarea este deosebit de relevantă.

1. Metodologii și procese: acestea vă ajută să furnizați lucrul în mod fiabil și durabil.
2. Gestionarea cunoștințelor: este esențială pentru lecțiile învățate și pentru a se asigura că organizația învață din experiența proiectului. Gestionarea cunoștințelor este esențială dacă doriți să încetați să faceți aceleași greșeli de mai multe ori.
3. Gradul de management al proiectului: Odată cu creșterea scadenței organizaționale a managementului de proiect, capacitatea dvs. de a livra cu succes va crește.
4. Învățarea la nivel înalt: angajamentul de a promova guvernanța începe de la început. Dacă aveți suport de conducere, acest lucru va coborî în jos prin toate nivelurile afacerii, iar abordarea guvernării va fi mai durabilă.
5. Cultură de susținere: o cultură de sprijin, nu de vină, va asigura managerilor de proiect un mediu potrivit în care să prospere. O cultură de susținere, condusă de Biroul de Management al Proiectelor sau de Director de Proiect, va ajuta managerii de proiecte să atingă obiectivele și obiectivele proiectului.

Ce să faci dacă nu există standard corporativ

Mulți manageri de proiect din organizații mai mici se află în derulare proiecte într-un mediu care este de susținere și unde există un buy-in pentru conceptul de management de proiect, dar fără structurile organizaționale formale din care să se hrănească.

În această situație - și nu este exclusiv pentru organizațiile mici - veți proiecta modelul dvs. de management de proiect de la zero. Dacă nu există o abordare de guvernanță a proiectului care să poată scoate raftul și să se potrivească proiectului dvs., va trebui să vă construiți propriul.

Nu este atât de dificilă cum ar părea!

Începeți cu configurarea elementelor de bază:

• Creați un document de roluri și responsabilități
• Asigurați-vă că aveți un sponsor de proiect
• Asigurați-vă că aveți un consiliu de proiect sau un grup de conducere și organizați întâlniri regulate pentru care luați și distribuiți minute
• Configurați un proces de gestionare a riscurilor
• Configurați un proces de gestionare a modificărilor
• Construiți puncte în programul dvs. de proiect, unde verificați viabilitatea proiectului în raport cu obiectivele inițiale ale cazului de afaceri (sfârșitul fiecărei etape a fazei este punctul natural pentru a pune aceste verificări).

În cele din urmă, responsabilitatea sponsorului proiectului este să se asigure că există o guvernare adecvată, dar managerii de proiect pot, de asemenea, să-și asume un rol activ în acest sens.

Guvernanța ar putea fi unul dintre subiectele mai uscate în managementul proiectelor, dar este unul dintre cele mai importante. Este modul în care echipele de conducere știu că faceți o treabă bună și le asigură că proiectul se desfășoară așa cum ar trebui. Acesta oferă, de asemenea, verificările și balanțele necesare managerilor pentru a ști că banii sunt cheltuiți în moduri adecvate și aliniate la cazul de afaceri.