Ghid de șablon pentru facturi pentru scriitorii independenți

Când angajez scriitori noi (pe care uneori le fac pentru volum), trebuie să le explic cât de simplu este o factură. Este greu să citești tonul în câteva e-mailuri, dar cred că unii dintre ei se pot panica când spun că vreau o factură. Nu e nevoie de panică!

De ce au nevoie de asta?

O factură servește mai multor scopuri. Nu e doar catalizatorul care te face plătit, deși mi-aș face plăcere să spun că este rolul # 1, huh? Această factură este adesea necesară de cumpărător din alte motive. Au nevoie de înregistrarea asta. Trebuie să dovedească faptul că ți-au plătit, adesea pentru a-ți putea scrie plata. În anii mei de scriere, am avut doar un client, o revistă, care nu avea nevoie de o factură. Nu sunt sigur de ce și cum au reușit asta.

Tipuri de facturi / software

În articolul original pe care l-am scris despre facturi, am afirmat că stau doar cu un document Word. Dacă am timp, o voi schimba în format PDF, dar asta nu se întâmplă întotdeauna. O altă practică obișnuită pe care am văzut-o este folosirea unei foi de calcul Excel pentru a genera factura. Dar o considerație importantă pe care nu am menționat-o atunci este mulțimea de software de contabilitate acolo. Datorită opțiunilor mici, accesibile pentru afacerea dvs., cum ar fi Freshbooks sau Quickbooks, este posibil să nu fiți nevoit niciodată să generați o factură.

Am auzit lucruri minunate despre aceste aplicații, dar nu le-am verificat. Gânduri? Asigurați-vă că părăsiți gândurile în blogul meu despre subiect.

Ce să includă

De la acel articol original, am clarificat unele dintre părțile mai importante ale unei facturi scrise. Este, desigur, prin încercare și eroare.

• Numele și adresa dvs. de corespondență ar trebui să fie chiar la vârf, astfel încât cecul să vă ajungă foarte repede, astfel încât să nu faceți un e-mail de o săptămână, care să îl solicite.
• Nu includeți un logo pentru scopuri de branding (dacă aveți unul).
• Data facturii! Unele companii și editori au o perioadă de așteptare obligatorie pe factură - 30 de zile, chiar 60 de zile - și doriți data potrivită acolo. Din nou, acest lucru trebuie să evite întârzierea plății.
• Dacă faceți mai multe proiecte pentru acest client, denumiți-le! Utilizați niște fraze care denotă acest proiect de la cel anterior sau cel de după el. Aceasta va limita amestecurile și (ați ghicit-o) vă vor fi plătite la timp.

• Faceți instrucțiunile de plată clare. Dacă doriți o verificare a hârtiei, ar trebui să fie făcută pentru dvs. sau pentru afacerea dvs.? Dacă doriți o plată Paypal, atunci, prin toate mijloacele, să includeți informațiile relevante.
• Unele companii și edituri mai mari vor face referire numai la factura dvs. printr-un număr de factură. Uneori chiar dictează numărul sau convențiile numărului tău. Dacă nu, folosesc pur și simplu data: factura # 112811.
• Cele de mai sus reprezintă câțiva ani de dansuri de facturare. Asigurați-vă că ați citit elementele de bază despre ce puteți include pe factura scrisă aici.

Sfaturi pentru facturile scriitorului

Am auzit de la unii clienți că nu au nevoie neapărat de detaliile pe care le-am inclus în facturile anterioare. În același timp, am întâlnit clienți care îmi cer să-mi încalc facturarea în părți foarte specifice.

Când este vorba de generarea de facturi, este important să rețineți că nu faceți niciun ban în acest sens. Deci, păstrați-l simplu și rapid. Îmi place această idee de joi Bram la Femeile despre scriere. Ea spune că face facturi în seturi, într-o zi a săptămânii. De asemenea, puteți crea un șablon, salvați-l și reutilizați-l.

Iată câteva sfaturi:

1. Stick cu ceea ce știi. Nu cunosc mulți scriitori care nu pot folosi Microsoft Word și / sau Publisher în somn, deci vă recomandăm să utilizați unul dintre șabloanele furnizate cu aceste sisteme software pentru a vă crea factura.
2. Brand-o. Doriți ca acest angajator să vă amintească în viitor dacă au alte poziții de scriere disponibile. Dacă aveți un logo sau chiar un anumit font, cotație sau aspect care este unic pentru serviciul dvs. special, vă recomandăm să îl utilizați în factură. Cel puțin, trebuie să includeți numele, adresa și alte informații de identificare în antetul facturii.
3. Furnizați detaliile. Cartea principală a facturii ar trebui să detalieze serviciul pe care l-ați furnizat. Dacă ați finalizat serviciul printr-o rată orară, asigurați-vă că enumerați orele lucrate. Dacă ați finalizat un proiect pe pagină sau pe cuvânt, furnizați și aceste detalii. Veți dori să detaliați exact ce ați făcut, cum și cât timp.
4. Scoate-o. Includeți o coloană per taxă care citează rata dvs. (adică cenți pe cuvânt sau dolari pe oră) și apoi trageți-o la o coloană totală de taxe. Acest lucru nu numai că ajută la eliminarea greșelilor sau greșelilor de matematică, dar oferă, de asemenea, clientului o modalitate ușoară de a estima costul angajării pentru muncă viitoare!
5. Bold total. Asigurați-un mare număr total ușor pentru departamentul de contabilitate pentru a găsi; poate veți fi plătiți cu mult mai repede!
6. Citează-ți termenii. Sperăm că acestea nu vor fi o surpriză pentru clientul dvs., deoarece termenii sunt în general discutate înainte de timp. Indiferent de ce ați fost de acord, reamintiți-le ușor angajatorului dvs. prin adăugarea unei fraze de una sau două fraze în totalul datoriei. Exemplu: Total datorat net 10 zile.
7. Recitești. Și apoi corectați din nou! Acum nu este momentul să exprimați spațiul și să pierdeți un cont potențial viitor. Asigurați-vă că factura dvs. este la fel de perfectă și fără cusur ca proiectul dvs. înainte de al porni.
8. A fi platit. Sărbătoriți-vă succesul!