Ce trebuie să știți despre întâlnirile pre-con

Planificatorii de întâlniri și evenimente vor organiza o întâlnire "pre-con" cu managerul de servicii de conferințe de la hoteluri, facilități de conferință, centre de convenții și în altă parte, înainte de o conferință programată. Este, în esență, conferința din fața conferinței.

Pentru cei care nu pot planifica întâlniri frecvente, o întâlnire pre-con poate părea incomodă sau incomodă la început deoarece poate include termeni sau limbi noi, cum ar fi "reluarea evenimentului" sau "comanda evenimentului banchet".

Ce ar trebui planificatorii evenimentului să aștepte de la un precon?

O pre-con este o întâlnire care se desfășoară cu furnizori de evenimente și furnizori în care evenimentul sau programul este programat să aibă loc. Aceasta se desfășoară de obicei cu una sau două zile înainte de evenimentul real și este diferită de cea care apare în ziua evenimentului.

Unii oameni pot asocia întâlniri pre-con cu planificarea unor conferințe, convenții, congrese și programe de stimulare mai mari. Cu toate acestea, este, de asemenea, obișnuit să se țină o întâlnire pre-con pentru seminarii și alte evenimente speciale.

Ce să așteptați în timpul unei întâlniri preconforme

Întâlnirea pre-con permite planificatorului de evenimente posibilitatea de a revizui toată logistica finală pentru un anumit program cu echipa de management a furnizorilor care este implicată în program.

În mod obișnuit, o reuniune pre-con este coordonată și programată de managerul de servicii de conferințe al locației. El sau ea va invita manageri din diferite domenii implicate în eveniment să revizuiască logistica rolului lor special pentru un eveniment. Acesta este un moment excelent pentru ca întâlnirea sau planificatorul evenimentelor să stabilească un raport cu toți cei implicați.

În timpul preconizării, planificatorul evenimentului trebuie să evidențieze unele dintre obiectivele cheie ale evenimentului, inclusiv informații importante despre organizația care găzduiește evenimentul, despre mesajele cheie care sunt transmise la eveniment și despre VIP-urile importante.

Pre-Con este momentul potrivit pentru a revedea reluarea evenimentului

Un CV al evenimentului este, de asemenea, cunoscut sub numele de specificații eveniment. Acesta include toate informațiile relevante despre un program sau un eveniment, inclusiv detalii despre programul în sine. Aceste elemente pot include câteva sau toate din următoarele: datele, orele, contactele, profilurile participanților, contactele de urgență, alimentele și băuturile, transportul, informațiile de expediere, facturarea, audio / vizuale și alte nevoi speciale.

Fiecare director de departament va examina înțelegerea evenimentului, inclusiv detaliile relevante și procedurile tipice de operare. Ei vor revedea, de asemenea, înțelegerea lor privind contractul de eveniment și informații partajate anterior cu privire la ordinele evenimentului de banchet.

Planificatorii de întâlniri și evenimente ar trebui să rețină întrebări detaliate referitoare la specificațiile evenimentului în acest timp, cum ar fi nivelurile de personal și numele contactelor cheie în timpul evenimentului real din toate zonele reprezentate. Elementele esențiale ale discuției preconfuse pot include o revizuire a:

• Alimente și băuturi
• Lista cerințelor listei de oaspeți (dacă este cazul)
• Conferința și expoziția comercială prezintă cerințe
• Sala de ședințe și cerințele spațiului comercial (planuri de etaj)
• Cerințe tehnice, cum ar fi cele electrice și telecomunicațiile
• Detalii despre plasarea siglelor

Acesta este momentul potrivit pentru a face schimbări în ultimul minut. Deși nu le place întotdeauna, majoritatea furnizorilor și furnizorilor se așteaptă la schimbări rezonabile (și nerezonabile). Desigur, dacă programul pre-con este programat într-o perioadă în care setarea este în desfășurare, vă recomandăm să efectuați o inspecție timpurie a camerei pentru a vă asigura că totul funcționează fără probleme.