Rolurile și responsabilitățile unui lider de întâlnire

Liderul întâlnirii este angajatul responsabil pentru planificarea, organizarea, gestionarea detaliilor și invitarea participanților la o întâlnire. Ei sunt angajatul care este responsabil și responsabil pentru progresul reuniunii reale. Ei iau măsuri înainte, în timpul și după întâlnire, pentru a se asigura că întâlnirea își atinge obiectivele cu succes.

Cine conduce întâlnirea?

Liderul întâlnirii este esențial pentru a face întâlniri și echipe cu succes. Angajatul care servește drept lider al reuniunii este extrem de important. În cadrul unor întâlniri, liderul este șeful departamentului, conducătorul echipei sau persoana numită de conducere pentru a conduce o inițiativă. Acești angajați au fost selectați pentru rolul lor de conducere datorită competențelor lor percepute ca manager sau conducător.

Alteori, un angajat poate deveni lider în mod natural. Acești lideri sunt angajați pe care alți angajați le caută și respectă. În alte ocazii, o echipă poate decide să rotească rolul de lider în rândul tuturor membrilor. Acest lucru permite tuturor membrilor echipei să-și dezvolte abilitățile în calitate de lideri de întâlnire și în crearea unor întâlniri de succes, în general.

Responsabilitățile conducătorului conferinței

În continuare sunt responsabilitățile cheie ale unui lider al întâlnirii.

• Stabilește scopul, sarcina sau scopul care trebuie îndeplinite. Aceasta este adesea o sarcină sau o parte din descrierea postului de conducere.
• Decide dacă o întâlnire este cea mai bună metodă posibilă pentru obținerea scopului sau scopului sau pentru atingerea rezultatului dorit. Răspundeți la întrebarea: este o întâlnire necesară?
• Stabilește cine are nevoie pentru a ajuta la planificarea întâlnirii.
• Cu o echipă sau ca lider, hotărăște ordinea de zi a reuniunii. (În cadrul întâlnirilor în curs, această sarcină se realizează la sfârșitul întâlnirii actuale.)
• Stabilește data, ora și locația folosind cel mai frecvent un calendar organizațional comun.

• Reunește întâlnirile prealabile, cum ar fi lectura, informațiile financiare, istoricul, minutele legate de întâlniri ale echipei și așa mai departe.
• Invită participanții și distribuie misiuni și premergătoare, permițând cât mai mult timp, astfel încât participanții să fie pregătiți pentru întâlnire.
• Asigură că întâlnirea are un înregistrator sau un agent de înregistrare pentru a documenta procedurile și orice angajamente, elemente de acțiune sau decizii. Numește un cronometror, ​​atunci când este necesar pentru desfășurarea ordonată a unei întâlniri;
• Poate utiliza un spărgător de gheață pentru a încălzi participanții și pentru a crea un mediu în care participanții la întâlnire sunt conștienți de comunicarea reciprocă și de schimbul de idei și informații.
• Sosește devreme și conduce întâlnirea, ținând-o în sarcină, pe drumul cel bun și implicând toți participanții, astfel încât fiecare consideră că prezența lor a fost esențială la întâlnire. Aceasta asigură participarea acestora la următoarea întâlnire
• Condimentează întâlnirea companiei astfel încât participanții să nu se simtă plictisiți și plictisiți. Fie că folosiți gheață, umor sau exemple distractive, nici o întâlnire nu ar trebui să se încheie fără un râs.
• Asigură că alți pași și elemente de acțiune sunt atribuite și manipulate.
• Sintetizează întâlnirea și planifică ordinea de zi pentru următoarea întâlnire.
• Urmăriți cu participanții între întâlniri pentru a vă asigura că elementele de acțiune sunt pe drumul cel bun și pentru a oferi asistență și / sau resurse dacă voluntarul întâmpină probleme.

Roluri suplimentare de lider

Liderul întâlnirii își asumă aceste responsabilități, dar are și roluri legate de comunicare, raportare și performanță a colegilor.

Fiecare membru al unei echipe sau întâlnire care are o funcționalitate încrucișată are obligația de a-și informa departamentul sau funcția despre activitățile și progresele unei întâlniri sau a unei echipe în curs de desfășurare. Ei au, de asemenea, responsabilitatea de a căuta contribuții din partea colegilor care nu sunt în echipă sau în cadrul reuniunii. Nu fiecare angajat poate participa la fiecare întâlnire.

Liderul are responsabilitatea suplimentară de a menține managerii de nivel înalt implicați și informați printr-o comunicare eficientă și feedback. Deținerea proprietății de la angajații din afara echipei sau de la întâlniri, în special liderii organizațiilor, asigură că echipa sau întâlnirea are succes în dezvoltarea, implementarea și integrarea soluțiilor sau ideilor sale.

Dacă un participant la ședință desfășoară ineficienți în cadrul reuniunii, conducătorul are responsabilitatea de a corecta comportamentul prin tehnici eficiente de conducere a întâlnirii în timpul întâlnirii și coaching eficient în afara ședinței. Un participant la întâlnire care monopolizează întâlnirea cu opiniile sale sau critică alți membri pentru ei trebuie corectat înainte ca individul să saboteze succesul întâlnirii.

Aceste acțiuni sunt necesare până când participanții la întâlnire ajung la un nivel de confort și maturitate care le permite să asiste liderul prin sinucigașul în timp ce evenimentele ineficiente se desfășoară și membrii disfuncționali întrerup progresul.

Un lider eficient al întâlnirii nu garantează că un proiect sau o echipă are succes, dar el sau ea este un factor cheie care contribuie la reușita proiectelor, departamentelor, întâlnirilor sau echipelor.

Minutele de întâlnire contribuie în mod eficient la întâlnirile de succes atunci când minutele sunt scrise și distribuite în mod corespunzător în timp util.