Cum să protejați activele digitale ale companiei

Este secolul 21 și totul este digital, adică online. În afacerea dvs., aveți active digitale pe care probabil nu v-ați gândit. Aceste active, precum toate activele afacerii dvs., sunt valoroase și ar trebui protejate.

Ce sunt active digitale?

Afacerea ta are active - lucruri de valoare. Aceste active includ totul, de la numerar și conturi de încasat, prin echipamente și vehicule de afaceri, până la terenuri și clădiri.

Contabilul dvs. a inclus, probabil, costul și valoarea curentă a activelor dvs. în bilanțul dvs., dar poate că au uitat activele digitale.

Activele digitale sunt active care există online. Unele dintre activele dvs. digitale ar putea exista pe propriile servere sau pot fi "în nor". Activele digitale includ:

• Fotografii de afaceri pe care le-ați creat. Ar putea fi fotografii ale afacerii sau proceselor dvs. de afaceri. Acestea sunt active deoarece ar putea fi vândute.
• Site-uri de afaceri sau bloguri. Conținutul are valoare, iar "aspectul" site-ului ar putea fi valoros dacă este înregistrat în scop comercial.
• Procesele de afaceri (de exemplu, pe foi de calcul) pe care le-au dezvoltat angajații dvs. și care ar putea fi duplicate și vândute.
• Aplicații pe care afacerea dvs. a creat-o fie pentru a vinde, fie pentru uz propriu.
• E-mail liste de contacte și liste de clienți sau clienți, inclusiv liste de corespondență pentru buletine informative, au valoare deoarece pot fi vândute.

• Abonamente jurnalele online au valoare pentru durata abonamentului.
• Proprietate intelectuală- materiale protejate prin drepturi de autor, mărci comerciale sau mărci de servicii (sigla companiei dvs., de exemplu), brevete. Aceste active pot exista pe suport de hârtie, dar cel mai adesea ele sunt doar digitale.
• Produsele dintr-un magazin online, care fac parte din inventarul dvs. de afaceri. Acestea ar trebui să fie sub controlul dvs., chiar dacă acestea sunt stocate online. Dacă sunteți vânzător Amazon, de exemplu, produsele ar putea fi în depozitul lor, dar veți obține vânzarea.

De ce sunt activele digitale importante?

Ca toate lucrurile valoroase deținute de afacerea dvs., activele digitale sunt de mare folos pentru afacerea dvs.

• Puteți solicita cheltuieli legate de cumpărarea și utilizarea activelor asupra declarației fiscale de afaceri. Costul activelor pe termen scurt (livrările, de exemplu) poate fi luat drept cheltuială imediat, în timp ce costul activelor pe termen lung (cele care durează cel puțin un an) pot fi cheltuiți în timp (fie prin depreciere sau amortizare).
• Poți să vinzi multe dintre aceste active sau să le acordați licență în timp ce le dețineți în continuare.
• Activele sunt valoroase pentru investitori sau pentru cineva care vă cumpără afacerea. Suma pe care cineva ar putea să o plătească pentru a-ți cumpăra afacerea depinde în mare măsură de valoarea activelor companiei.
• Unele active digitale, cum ar fi liste de clienți sau liste de abonați la newsletter, sunt deosebit de utile în stabilirea fondului comercial. Valoarea fondului comercial dintr-o perspectivă contabilă și de evaluare se bazează pe aceste liste.
• Protecția înregistrărilor contabile și a angajaților online înseamnă că acestea sunt disponibile pentru audituri. Fără înregistrări contabile înseamnă că este posibil să nu puteți demonstra deducerea cheltuielilor. Fără înregistrarea angajaților poate însemna că vă amenințați cu amenzi și penalități.

Unde încep să-mi protejez activele digitale?

Localizați și listează. Începeți prin a face o listă cuprinzătoare a tuturor acestor active. Folosește lista de mai sus ca punct de plecare, dar fii creativă. Gândiți-vă la tot ce aveți pe server sau pe serverul dvs. de afaceri, care ar putea fi valoros. Căutați lucruri care sunt proprietate (pe care le deține afacerea dvs.), lucruri pe care nimeni altcineva nu le-ar putea dori și care ar putea să le cumpere sau să le ia. Luați în considerare aceste active digitale ca elemente posibile pentru vânzare. Ce doriți sau considerați valoroase dacă ați cumpăra această companie?

Stabiliți proprietatea și valoarea. Uită-te la activele digitale pe care le-ai enumerat. Cine le deține? Înainte de a putea proteja aceste active, trebuie să se stabilească proprietatea specifică. De exemplu, puteți demonstra că firma dvs. deține e-mailuri de angajați sau liste de e-mailuri? Luați legătura cu un avocat pentru a scrie politici care stabilesc proprietatea.

Deși poate fi dificil să stabiliți o anumită valoare pentru unele dintre activele digitale ale companiei dvs., este o idee bună să aveți un anumit sens asupra acelei valori mai devreme decât mai târziu. Da, valoarea acestor active digitale poate continua să se schimbe, pe măsură ce adăugați clienții pe lista sau pe paginile dvs. pe site-ul dvs. web sau faceți actualizări ale proceselor, dar valoarea de bază poate fi stabilită prin evaluare. Găsiți un evaluator de afaceri care vă poate oferi o estimare acum. Este mult mai ușor să apreciezi ceva care există decât ceva care a fost furat sau distrus de un dezastru ca un inundații sau un incendiu.

Dacă aveți produse pe care le vindeți prin intermediul unui vânzător online, cum ar fi Amazon sau eBay, citiți acordul pentru a vă asigura că vă păstrați proprietatea.

Creați acorduri de protecție. Protejați-vă activele digitale prin acorduri cu cei care le-ar putea fura. Luați în considerare faptul că angajații, clienții și consultanții trebuie să semneze acorduri de nedivulgare. Aceste acorduri au pus pe ceilalți la cunoștință că furtul de active digitale ar putea avea drept rezultat o acțiune în justiție.

Înregistrați-vă proprietatea. Multe active digitale pot fi înregistrate, pentru a le spune lumii proprietatea. Fotografiile de afaceri, procesele și conținutul site-urilor web și al blogurilor pot fi protejate prin drepturi de autor. Activele digitale precum logo-urile și desenele pot fi marcă comercială. Și nu uitați brevetele pentru procese.

Plan pentru viitor. Ce se întâmplă cu activele digitale ale companiei dvs. dacă vi se întâmplă ceva? Includeți activele digitale în acordurile companiei dvs.De exemplu, activele digitale deținute de un parteneriat trebuie să fie luate în considerare în acordul de parteneriat, împreună cu alte active. Dacă aveți o întreprindere mică de o singură persoană sau de familie, includeți aceste active în planurile dvs. de succesiune.

Backup! Este important să găsiți un sistem de rezervă pentru a vă proteja toate activele digitale. A avea o copie de rezervă a unei copii de siguranță nu este nebună; Lifewire sugerează un sistem dublu de backup, utilizând mai multe unități hard disk externe. S-ar putea să doriți, de asemenea, atât o copie de rezervă a unității de hard disk, cât și o copie de rezervă online, pentru a vă asigura dublu sigur.

În cele din urmă, stabiliți protocoalele pentru protejarea activelor digitale

Acum că ați înființat sistemul digital de gestionare a activelor, documentați-l. Stabiliți sarcini specifice în curs de desfășurare pentru copii de rezervă și pentru termenele pentru recenzii și actualizări.

O mare parte din afacerea dvs. este online; păstrați-l să bea bine împreună protejând aceste active digitale online