Cele mai bune practici pentru fișierele de personal angajat

Este o idee bună ca un angajator să mențină un dosar de personal pentru fiecare angajat. Documentația privind istoricul locurilor de muncă, înregistrările privind contribuția și realizările, anunțurile disciplinare, promoțiile, planurile de dezvoltare a performanței și multe altele aparțin unui dosar de personal. Angajatorii inteligenți păstrează și mai mult un fișier de personal.

Angajatorul are motive întemeiate să păstreze mai multe dosare de personal - unele scopuri legale și altele pentru cele mai bune practici. Este necesară o documentație, astfel încât angajatorul să aibă o imagine exactă a istoricului angajării unui angajat. Documentația sprijină deciziile angajatorului și poate proteja angajatorul într-un proces-păstrat corect.

Conținutul fișierului de personal oferă o prezentare istorică a evenimentelor importante în timpul carierei unui angajat. Ei susțin deciziile luate în legătură cu angajatul și cariera sa. Acestea demonstrează raționamentul angajatorului în ceea ce privește angajarea, promovarea, transferul, recompensele și recunoașterea și deciziile de tragere.

Diferitele orientări sunt asociate cu diferite tipuri de fișiere de personal

Deoarece sunt recomandate mai multe tipuri de fișiere de personal, regulile și instrucțiunile diferite sunt asociate cu fiecare tip de fișier de personal.

• Fiecare tip de fișier de personal are un motiv diferit pentru conținutul existent și diferit, pe baza acestui motiv.
• Fiecare tip de fișier de personal este stocat diferit.
• Accesul la un fișier de personal este limitat la anumiți angajați în majoritatea organizațiilor. Diferitele tipuri de fișiere de personal au orientări diferite de acces.
• Accesul angajatului la dosarul personalului său este permis, însă majoritatea angajatorilor au stabilit instrucțiuni pentru accesul angajaților, cu o politică de acces la fișierele de personal în manualul angajaților. (Diferitele state și jurisdicții au reguli diferite, deci rămâneți la curent cu locația dvs.)Majoritatea organizațiilor nu permit managerului angajatului să acceseze fișierul de personal general. Se așteaptă ca managerii să păstreze documentația relevantă în propriul dosar al angajaților, care nu este dosarul personalului oficial.

• Departamentul Resurse Umane deține și răspunde de dosarele personalului angajat.

Fișierele de personal recomandate

Iată tipurile de fișiere de personal recomandate și ce trebuie să știți despre lucrul cu ele.

Dosarul personalului angajatului

Acesta este dosarul principal de personal pe care îl păstrează angajatorul pentru fiecare angajat. Dosarul personalului stochează istoricul angajării fiecărui angajat. Aceasta este ceea ce trebuie să știți despre dosarul personalului angajat.

Fișier medical

Dosarul medical al angajatului are restricții juridice serioase pe care angajatorul trebuie să le cunoască și să le respecte. Iată ce trebuie să știți despre confidențialitatea și conținutul dosarului medical al unui angajat.

Fișier de salarizare

Accesul angajaților la fișierul de salarizare al angajaților este mai puțin restrictiv decât accesul la dosarul medical sau la personal. Fișierul de salarizare conține informații despre salariu, selecția beneficiilor, modificări ale ratelor de plată, garnituri și alte documente legale care afectează salariul angajatului. Personalul contabil și personalul de resurse umane accesează informațiile din fișierul de salarizare.

Formularul I-9 pentru angajați

Din cauza drepturilor de acces ale diferitelor agenții guvernamentale, urmați cele mai bune practici menținând un fișier separat pentru formularele angajaților I-9. Aflați mai multe despre stocarea formularelor I-9.

Prezentare generală a fișierelor de personal

Doriți doar detaliile rapide și de bază despre fișierele personalului angajat? Consultați aici pentru o prezentare generală a fișierelor personalului angajat.

Politica de acces la fișiere pentru angajați

Doriți să îi permiteți fiecărui angajat să știe ce este în dosarul personalului său, dar trebuie să controlați integritatea, exhaustivitatea și complexitatea dosarului. Menținerea confidențialității angajaților și angajatorilor și a accesului limitat sunt asigurate printr-o politică de acces la dosarele de personal.

Ce să nu includem într-un fișier de personal angajat

Căutați linii directoare privind conținutul care nu ar trebui niciodată inclus în fișierul personalului angajatului? Iată recomandările mele cele mai bune despre conținutul pe care doriți să îl păstrați fie într-o locație separată, informală, fie nu retineți deloc. Menținerea documentației care nu este necesară și văzută pur și simplu vă poate face rău.

Documentație

Știți ce documentație este? Cuvântul, documentația, se cultivă frecvent în lumea ocupării forței de muncă și al resurselor umane. Însă, semnificația documentației și motivul pentru care ați putea dori să documentați anumite evenimente de angajare sunt bine acoperite aici.

Disclaimer: Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt doar pentru îndrumare.