Detectați și preveniți furtul angajaților și deturnarea de fonduri

Proprietarii de afaceri trebuie să fie în mod constant vigilenți împotriva furtului, iar cel mai frecvent tip de furt este de către angajați și consilieri financiari de încredere. În acest articol, aflați câteva semne pe care un angajat le deturnează și câteva sfaturi pentru a vă proteja afacerea împotriva furtului de angajați și a deturnării de fonduri.

Ce este deturnarea de fonduri?

Deturnarea este furt sau malware (acțiuni proaste) de către angajați sau alți oameni de încredere într-o afacere. Cele mai multe delapidări implică furtul sau deturnarea fondurilor companiei către angajat. Delapidarea se poate întâmpla în orice parte a companiei, dar este cea mai răspândită în departamentele în care sunt procesate bani, numerar, cecuri sau cărți de credit (cum ar fi salarizare sau contabilitate). Se poate întâmpla, de asemenea, în cazul prelucrării produselor sau bunurilor, cum ar fi transportul maritim, inventarul și cabinetul de aprovizionare de birouri.

Frauda angajaților o scurgere semnificativă de bani în afaceri

Frauda este o categorie generală care include atât delapidare, cât și furt. Conform unui raport al Asociației examinatorilor autorizați pentru fraudă (ACFE) din 2012, "afacerea tipică din S.U.A. pierde 7% din veniturile anuale pentru fraudarea angajaților", iar întreprinderile mici au cele mai multe cazuri și cele mai mari pierderi ".

Detectarea fraudei angajaților și a deturnării de fonduri

ACFE spune că majoritatea angajaților care comit fraude sau deturnare de fonduri prezintă semne de avertizare, cum ar fi depășirea mijloacelor, dificultăți financiare, relații neobișnuit de strânse cu vânzătorii și probleme cu control excesiv. Dacă sunteți atent și vigilent, este posibil să puteți detecta și preveni aceste pierderi de afaceri.

Fii vigilentă: căutați aceste semne de avertizare

Păstrați-vă ochii deschiși pentru aceste semne de avertizare privind fraudarea sau delapidarea angajaților:

• Un angajat care refuză să ia o vacanță (teamă că furtul va fi detectat prin înlocuire)
• Un angajat care continuă să lucreze ore suplimentare, chiar și atunci când nu este obligat să facă acest lucru
• Un angajat care vrea să plece acasă
• Cheltuieli personale excesive (mașini noi, călătorii) de către un angajat al cărui venit nu poate susține aceste extravaganțe. Angajatul poate să redevină obiecte sau să se bucure de "viața bună" pe cheltuiala dumneavoastră
• Numerarul de numerar dispare prea repede
• Costuri extravagante pentru călătoriile angajaților
• Angajați care au relații strânse cu furnizorii.

• Descărcarea rapidă a consumabilelor de birou. Dacă se pare că cheltuiești din ce în ce mai mult pe articole de birou, s-ar putea să mergi acasă cu angajații.
• Relațiile personale dintre angajați și alți angajați, vânzători sau clienți.

Fiind conștient de semne vă poate ajuta să știți unde să vă concentrați investigația.

Gestionați angajații pentru a preveni delapidarea și furtul

Una dintre cele mai bune modalități de a preveni furtul și deturnarea de fonduri este de a gestiona comportamentele angajaților. În lista de mai sus există mai multe comportamente pe care le puteți reduce. Stabiliți politici specifice în manualul de politici și proceduri pentru angajați pentru a acoperi aceste situații.

• Solicitați angajaților să facă o vacanță. Nu-i lăsați să acumuleze prea multă vacanță.
• Limitați orele suplimentare pentru angajații care lucrează în domenii sensibile cum ar fi salariul. Dacă angajații sunt salariați, cereți-i să nu mai lucreze la o anumită oră.
• Nu permiteți niciodată angajaților să lucreze acasă.
• În timp ce relațiile de lucru bune cu furnizorii sunt de ajutor pentru afacerea dvs., țineți cont de aceste relații. Aveți grijă de angajații care adesea iau prânz cu vânzătorii sau care sunt în legătură cu contractanți externi care lucrează pentru afacerea dvs.
• Stabiliți politici pentru a separa angajații care au relații personale cu alți angajați (numiți politici de fraternizare).

Alte modalități de prevenire a furtului de angajați și a deturnării de fonduri

Cunoașterea semnelor pierderilor angajaților nu este suficientă. Trebuie să puteți afla în mod specific dacă angajații fac. Iată câteva controale interne (tehnici de gestionare a contabilității) pe care le puteți iniția pentru a afla ce se întâmplă:

• Depuneți zilnic și reconciliați lunar . Lăsând banii în șantier este prea tentant pentru unii angajați, iar reconcilierea declarației bancare în fiecare lună vă ajută să luați în considerare neregulile mai devreme decât mai târziu.
• Separarea obligațiilor financiare ale angajaților. De exemplu, angajatul care scrie cecurile nu trebuie să fie angajatul care reconciliază declarația bancară.
• Urmăriți numerar. Banii dintr-un sertar de bani se pot dovedi prea tentativa pentru unii angajati. Solicitați ca toate tranzacțiile în numerar mici să aibă un buletin de bani sau un jurnal mic pentru a le susține și să aveți nevoie de două semnături pentru cecuri de plată în numerar.
• MBWA (Gestionați prin mers pe jos). Lăsați angajații să știe că țineți cont de lucrurile din jurul companiei. Nu intrați în dulapurile sau birourile pentru angajați sau în obiectele personale, ci doar să fiți atenți la schimbări sau la activități neobișnuite. Este surprinzător modul în care oamenii vor atinge linia atunci când știu că cineva se îngrijește suficient să se uite.
• Verificați pentru a vă asigura că cheltuielile de călătorie sunt susținute de documentele corespunzătoare și că sunt în linie. De exemplu, verificați facturile hotelului pentru a vă asigura că nu plătiți pentru filme sau masaje.

Comunicați-vă mesajul despre onestitatea angajatului

Din prima zi de lucru, angajații ar trebui să știe că aveți nevoie de ei, pentru a fi cinstiți. Un nou angajat va uita convenabil ceea ce le spui, dar dacă trebuie să citească și să semneze un manual al angajaților sau politici și manual de procedură, nu au scuza că nu știu ce este necesar.

Mențineți manualul pentru angajați actualizat și includeți informații despre așteptările dvs. și ce se va întâmpla dacă nu sunt onest.

Prosecute prompt

Tipurile de aplicare a legii vă vor spune că cel mai mare factor de descurajare a criminalității este probabilitatea de a fi prins și urmărit penal. Nu este suficientă capturarea angajaților de furt sau de deturnare; trebuie să fii pregătit să faci urmărirea penală. Fiind indulgentă pentru că un angajat "a făcut-o doar pentru că avea nevoie de bani" nu o va ține pe ei sau pe alții să fure de la afacerea ta.

Consultați un avocat pentru ocuparea forței de muncă

Înainte să se întâmple ceva, petreceți ceva timp vorbind cu un avocat pentru ocuparea forței de muncă, cineva care este familiarizat cu legile privind angajarea și cum să se ocupe de problemele angajaților. Aflați drepturile dvs. în calitate de angajator, modul de abordare a presupusului furt sau delapidare, cum să comunicați despre această problemă cu presa și cu ceilalți angajați și despre modul de urmărire penală a unui angajat.

Dacă bănuiți că un angajat se fură de la dvs. sau delapidă, primul dvs. apel ar trebui să fie adresat unui avocat, dar este mult mai bine dacă aveți o relație cu cineva și cunoașteți conturul general al abordării furtului de angajați și a deturnării de fonduri.

Renunțare la răspundere Informațiile din acest articol și din acest ghid sunt pentru scopuri de informare generală și nu sunt destinate consultării juridice sau fiscale. Fiecare situație este diferită; înainte de a lua orice acțiune împotriva unui angajat, consultați un avocat.