Sfaturi pentru gestionarea fluxului de informații privind planificarea evenimentelor

Păstrarea mai multor grupuri pe aceeași pagină este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă planificatorii evenimentelor în fiecare zi. În timp ce toți cei implicați într-un eveniment doresc ca acesta să fie un succes, fără o cale definită pentru comunicații, va exista întotdeauna o șansă ca detaliile să cadă prin fisuri. Împiedicarea depășirilor poate fi evitată prin stabilirea unui grafic de informare încă de la început. Urmați instrucțiunile de mai jos pentru ca toate laturile să funcționeze în aceeași direcție.

Fii Șeful

Cele mai multe evenimente reprezintă un efort comun între mai multe departamente diferite, însă la sfârșitul zilei trebuie să existe un singur lider care să supravegheze întreaga producție. Fiecare persoană din echipă trebuie să se concentreze pe specialitatea lor și să înțeleagă importanța limitelor lor. Identificați-vă ca planificator principal de la începutul proiectului. Explicați co-lucrătorilor importanța fluxului de informații și ilustrați ce se întâmplă atunci când protocoalele sunt ignorate. Deoarece nimeni nu dorește să fie responsabil pentru crearea unei probleme, explicați regulile pentru dialogul intern în prima zi.

Organizează comitete

Scopul aici este de a asocia lucrătorii ale căror responsabilități se vor intersecta într-un fel. De exemplu, departamentul de marketing ar trebui să fie în același comitet cu echipa audio-vizuale pentru a se asigura că toate grafica și logo-urile sunt afișate corect. Crearea de echipe care, în mod natural, trebuie să lucreze împreună vor elimina o mulțime de e-mailuri redundante care tind să se piardă în amestec. Alegeți un contact din fiecare comisie pentru a vă raporta cu ultimele evoluții.

Termenele limită

Postarea termenelor limită în avans va reduce nivelurile de stres pentru toți cei implicați. Puteți consolida valoarea termenelor dvs. prin crearea unei diagrame care ilustrează modul în care fiecare comitet va lucra pentru a aduce totul împreună. Angajații răspund, în general, mai bine atunci când știu că un alt departament așteaptă răspunsul lor. Distribuirea acestor informații păstrează procesul transparent și accentuează responsabilitatea fără a utiliza acțiuni negative.

Păstrați informația directorilor

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le puteți face este să lucrați în spatele scenei până când sunteți gata să prezentați idei liderilor dvs. executivi. Rar, dacă vreodată, veți intra în biroul lor și veți pleca fără să trebuiască să schimbați un aspect al evenimentului dvs. Salvează-ți această frustrare întâlnindu-te proactiv cu ei la intervale regulate în timpul procesului de planificare. Este mult mai ușor să faceți schimbări în mijlocul proiectului, spre deosebire de a vă întoarce la sfârșit.

Contactați furnizorii dvs.

O altă greșeală aparent inocentă care poate apărea este comunicarea secundară cu furnizorii. Se întâmplă atunci când un coleg își ia inițiativa de a contacta un vânzător direct pentru a împărtăși detaliile de planificare pe care nu le cunoașteți. Rezultatul acestor conversații secundare poate avea un impact mare asupra modului în care se întâlnește evenimentul. Singura modalitate de a preveni acest lucru este să vă restricționați vânzătorul să accepte comenzi de la alți angajați. S-ar putea să crezi că sună aspru la început, dar vei dormi mult mai ușor, știind toate fluxurile de informații prin tine.

Actualizări proactive

Fiind planificatorul principal al evenimentului, trebuie să împărtășiți cât mai multe informații pe care le primiți. Păstrați un document de planificare generală care descrie detaliile evenimentului și trimiteți actualizări săptămânale tuturor membrilor comisiei. Păstrați comunicațiile scurte și la limită. Doriți ca toată lumea să citească notele în actualizările dvs. săptămânale de e-mail, dar dacă vă lăsa neîncetat, atunci veți pierde rapid atenția.

Gestionarea fluxului de informații al evenimentelor dvs. necesită aceleași proceduri ca și comunicările interdepartamentale. Țineți-i pe toți la curent cu responsabilitățile lor și împărtășiți actualizări importante tuturor părților implicate. Diferența critică este că sunteți CEO-ul proiectului. Rolul dvs. este de a gestiona toate detaliile care vin și de a le transpune într-o viziune comună care să răspundă nevoilor fiecărui departament. Fundamentul pentru succes este asigurarea faptului că toate informațiile curg în aceeași direcție.