Cum se citește și se aprobă un ordin de eveniment de banchet (BEO)

Locurile doresc să fie siguri că evenimentele mari au loc fără nici o încurcătură sau, dacă există o problemă, vor să fie siguri că nu este vina lor. Având în vedere acest lucru, ei creează ordine de eveniment de conferințe (BEO) cu atenție, pe care coordonatorii de eveniment trebuie să le semneze. Deși ar putea fi dificil de a da în judecată dacă un BEO nu este urmat de scrisoare, este în toate scopurile și scopurile un contract legal; cu siguranță, trebuie citit cu atenție înainte de a fi semnat.

Ce este un Ordin de eveniment de conferință (BEO)?

Aproape orice eveniment major planificat la un hotel sau la un eveniment special necesită un ordin de eveniment de banchet sau BEO, un contract care conturează fiecare detaliu al evenimentului. Dacă sunteți un planificator de evenimente, veți dori să vă familiarizați cu BEO, astfel încât să puteți asigura că toate detaliile sunt acoperite corect.

Acordul este deseori subliniat pe un formular care detaliază selecțiile pentru alimente și băuturi, audio / vizuale, configurarea camerei, inclusiv elemente de centru ale mesei, cerințele de personal și toate celelalte elemente legate de evenimentul dvs. Inclus în BEO este o listă defalcată a costurilor pe care va trebui să o plătiți.

Acordul conține, cel mai probabil, "blocuri" de informații la subpoziții, cum ar fi informații de contact, orar, aranjamente alimentare și băuturi, amenajări în cameră, audio-vizual, termeni și condiții și blocuri de semnături.

Citirea ordinului evenimentului de banchet

Deși este evident că trebuie să citiți BEO și să fiți de acord cu termenii descriși în acord, asigurați-vă că ați citit, de asemenea, amprenta fină. Asigurați-vă că sunteți pe deplin informat cu privire la ceea ce sunteți de acord, inclusiv toate costurile.

Verificați dacă în secțiunea generală a BEO sunt prezentate următoarele:

• Informații de contact la fața locului, inclusiv un număr de telefon mobil
• Folosirea spațiului pentru ziua evenimentului (verificați pentru a vă asigura că spațiile menționate sunt spațiile pe care le-ați parcurs)
• Ora setărilor, începutul și sfârșitul evenimentului
• Numărul total de oaspeți așteptat

Aranjamente alimentare și băuturi

O secțiune a BEO va fi dedicată amenajărilor alimentare și băuturilor. Doriți să vă asigurați că următoarele sunt detaliate în această secțiune:

• Întregul meniu, inclusiv toate cursurile
• Fiecare articol la un bufet și modul în care fiecare stație va fi setată și poziționată în cameră
• Modul în care locul de desfășurare intenționează să răspundă nevoilor oaspeților care au preocupări dietetice speciale (cum ar fi diete fără gluten sau vegetarian)
• Timp de service
• Articole speciale referitoare la servicii, cum ar fi vinul și apa spumante pe mese
• O defalcare a tuturor prețurilor la alimente
• Detaliată lista de alcool, mărci de alcool și beri disponibile la bar

Stabilirea camerei

BEO ar trebui să contureze în mod specific întreaga cameră înființată. Include:

• Plasarea de mese
• Numărul de locuri pe masă
• Plasarea stațiilor alimentare
• Amplasarea divertismentului (și detalii privind cazarea artiștilor, dacă este cazul, inclusiv depozitarea echipamentului, accesul la alimente și băuturi, schimbarea spațiului etc.)
• Amplasarea barei / s

Unele BEO pot include chiar și o diagramă a camerei înființate.

Furnizori audio și externi

În mod obișnuit, vor apărea aranjamente audiovizuale pe un BEO, dar deoarece multe locații contracthează servicii a / v unei terțe părți, este posibil să existe un contract separat. Dacă este inclus în BEO, asigurați-vă că toate detaliile sunt finalizate înainte de semnarea contractului.

Termeni si conditii

Toate contractele, inclusiv BEO, au termeni și condiții pe care trebuie să le respecte. Asigurați-vă că sunteți conștient de toți termenii și condițiile înainte de semnarea documentului. De exemplu, care sunt termenii acordului în cazul unei anulări? Cum vor fi soluționate litigiile dacă, de exemplu, un oaspete alunecă și cade?

Este important să adresați întrebări managerului de infrastructură și să confirmați detaliile cu clientul înainte de semnare. Odată ce ați semnat BEO, este un contract obligatoriu.