Cum să scrieți cereri pentru RFP și RFQ

Acum că ați analizat cerințele dvs. de activitate și ați finalizat căutarea furnizorilor dvs., sunteți gata să începeți carnea și cartofii procesului de selecție a furnizorilor. O solicitare de ofertă bine formulată (RFP) sau o cerere de ofertă (RFQ) este cheia pentru a selecta cel mai bun furnizor la cea mai bună valoare pentru compania dvs. Scrierea fie nu este dificilă dacă înțelegeți obiectivele și funcția documentului.

Decideți ce să scrieți

Un RFP se utilizează dacă calitatea, serviciul sau produsul final vor fi diferite de fiecare furnizor care răspunde.

Un RFQ este utilizat pentru produse de bază, servicii simple sau părți simple / necomplicate, cu puțin sau deloc spațiu pentru diferențierea produselor sau serviciilor între furnizorii care răspund. Punctele de negociere ar putea include orare de livrare, opțiuni de ambalare etc.

Obiectivele fiecărui document ar trebui să includă:

• Obțineți propuneri detaliate pentru a evalua răspunsul fiecărui furnizor, astfel încât cele mai bune interese ale companiei dvs. să fie îndeplinite pe toate fronturile.
• Folosind natura competitivă a procesului de selecție a vânzătorilor pentru a negocia cea mai bună afacere posibilă.
• Asigurați-vă că interesele tuturor părților interesate din cadrul companiei dvs. vor fi îndeplinite și că veți ajunge la un consens.
• Punerea companiei dvs. în controlul întregului proces de selecție a furnizorilor și stabilirea regulilor de selecție în față.
• Construirea parteneriatului dintre dvs. și vânzător chiar de la început.

Structurarea RFP sau RFQ

RFP sau RFQ ar trebui să fie structurate într-un mod care să prezinte în mod clar și succint necesitățile dumneavoastră vânzătorului. Fiecare document va fi diferit în funcție de tipul de companie și de produsul pe care îl căutați, dar există câteva secțiuni standard care ar trebui să fie incluse în orice RFP sau RFQ tipic. Personalizați fiecare secțiune pentru nevoile dvs. individuale:

1. Detalii de depunere ar trebui să includă termenele limită, adresa de corespondență a companiei dvs. și o persoană de contact pentru întrebări și clarificări.
2. Un introducere și rezumat executiv ar trebui să fie ultima secțiune scrisă după terminarea întregului document. Oferă furnizorilor potențiali o scurtă trecere în revistă a companiei dvs. și cerințele pentru produsul sau serviciul dvs.
3. A afacerea și fundalul ar trebui să descrie afacerea dvs., produsele și sectorul de piață. Acest lucru va ajuta potentialii furnizori să înțeleagă nevoile pe care încercați să le îndepliniți.
4. specificații detaliate ar trebui să fie cea mai lungă secțiune a documentului. Pentru un RFP, acesta va conține măsurile și cerințele calitative care vor determina decizia de selecție. Pentru o RFQ această secțiune ar trebui să furnizeze măsurile cantitative pe care le căutați în răspunsul vânzătorului. Exemplul de criterii ar putea include desene ale produselor, toleranțe de inginerie, niveluri de servicii, repere, livrabile și termene, cerințe tehnice sau de afaceri, funcționalitate software și cerințe hardware.
5. Ipoteze și constrângeri furnizorii trebuie să fie informați că trebuie menționați în această secțiune. Nerespectarea în mod direct și în prealabil a vânzătorului va deschide ușa pentru renegocierea acordului la o dată ulterioară și posibilitatea strângerii relației pe care o aveți cu vânzătorul dvs. Subiectele posibile includ cheltuielile de călătorie, costurile de upgrade / modificare, drepturile de licențiere etc.
6. Orice termeni si conditii din contract trebuie să fie enumerate pentru ca vânzătorul să facă un răspuns corect și onest. Acestea pot include opțiuni de finanțare, durata contractului, opțiuni de reînnoire, garanții, penalități de livrare, niveluri de servicii etc.
7. Secțiunea finală ar trebui să fie o prezentare generală a criterii de selecție veți utiliza pentru a vă lua decizia. Unele companii preferă să păstreze aceste informații în totalitate confidențiale, în timp ce alte companii consideră că acest lucru va ajuta vânzătorii potențiali să se concentreze asupra a ceea ce este important pentru compania dvs.

Distribuiți la furnizori

În cele din urmă, compuneți o scrisoare de intenție și trimiteți copii ale RFP sau RFQ fiecăruia dintre furnizorii selectați în timpul procesului dvs. de căutare. Asigurați-vă că sunt incluse informații de contact adecvate pentru a oferi asistență oricărui furnizor care are nevoie de el.