Creați un script profesionist automat de participant

Salutatorul dumneavoastră automatizat computerizat pe telefonul dvs. de afaceri este primul lucru pe care îl vor auzi clienții și asociații de afaceri când vă sună compania. Pentru apelanții pentru prima oară, aveți doar o singură șansă de a face o primă impresie bună și aceasta va fi însoțitorul dvs. automat. Pentru persoanele care vă apelează în mod frecvent la compania dvs., veți dori să faceți procesul dvs. de automatizat însoțitor cât mai eficient, astfel încât să nu piardă timpul să vă asculte întregul script automat însoțitor de fiecare dată când vă sună.

Cea mai rapidă și mai ușoară modalitate de a programa și înregistra caracteristica automatizată însoțitoare a sistemului dvs. de telefon este să scrieți un script pe un program de procesare a textului. Selectați o persoană pentru a înregistra scenariul care are o voce prietenoasă, poate vorbi fără stuttering sau ezitat și poate pronunța și anunța fiecare cuvânt și numele în mod clar.

Apelul automat al participantului

Prima parte a scenariului va fi salutul. Este ocazia dvs. să vă prezentați compania dvs. apelanților și să le salutați verbal în compania dvs.

Convorbirea automată cu Attendant Do's

Începeți cu o apreciere pentru apelul sau afacerea dvs.
Mențineți salutul scurt, astfel încât apelanții care se întorc să nu fie întârziați de fiecare dată când sună.
Utilizați sloganul dvs., sloganul companiei și numele site-ului web, sau ambele dacă le aveți.

Convorbiri automate de întâmpinare

Nu utilizați mai mult de două sau trei propoziții pentru a vă saluta pe apelanți.
Nu promovați site-ul dvs. dacă nu are nimic de valoare pentru a oferi clienților dvs.
Nu creați un slogan sau slogan doar pentru a umple salutul.

Opțiuni automate de participant

Cea mai importantă parte a participantului automat este prezentarea opțiunilor pe care apelanții dvs. trebuie să le selecteze pentru a ajunge la persoana cu care trebuie să vorbească. Există două tipuri de apelanți: (1) persoane care nu sunt familiarizate cu compania dvs. și care vor avea nevoie de îndrumare și (2) apelanții care știu exact cu cine vor să vorbească și care își cunosc extensia.

Opțiuni automate ale participantului

Utilizați opțiunile care sunt acceptate în mod obișnuit. De exemplu, "Apăsați pe zero pentru recepționer", "Apăsați tasta lire pentru a reveni la meniul anterior."
Spuneți apelanților dvs. cât mai curând posibil atunci când pot apela extensia partidului dacă o cunosc deja.
Nu permiteți apelanților dvs. să afle în față dacă opțiunile de meniu s-au schimbat recent. Eliminați acest anunț după trei săptămâni.
Puneți mai întâi cele mai des numite opțiuni.
Dați descrierea opțiunii înainte de a da numărul opțiunii. De exemplu, "Pentru asistență pentru clienți, apăsați" 5 "."
Verificați documentația sistemului pentru numerele opțiunilor de meniu rezervate. (de exemplu, toate extensiile încep cu numărul "8" și, prin urmare, "8" nu pot fi utilizate ca opțiune de meniu).

Opțiunile automate ale participantului nu sunt acceptate

Nu spuneți "Vă rugăm" înainte de a prezenta fiecare opțiune (de exemplu, "Vă rugăm să apăsați 1 până la … Vă rugăm să apăsați pe 2 până la … Vă rugăm să apăsați 3 …" etc.)
Nu prezentați mai mult de șase opțiuni la un moment dat. Dacă aveți mai mult de șase opțiuni, creați o structură de meniu pe mai multe niveluri. De exemplu, "Pentru opțiuni de vânzări și service, apăsați 5."
Nu presupuneți că toată lumea are un telefon touchtone. Dacă nu este selectată o opțiune de meniu în termen de trei secunde de la sfârșitul salutului, conectați apelantul la recepționer.

Exemplu de scripturi automate de participant

Vă mulțumim că ați sunat la The Operations Tech Company, unde "Tehnologia și afacerea vin împreună". Dacă știți extensia petrecerii dvs., puteți să o formați în orice moment. În caz contrar, alegeți una dintre următoarele opțiuni. Pentru Serviciul Clienți, apăsați "1". Pentru asistența tehnică, apăsați "2". Pentru programul nostru de lucru regulat, apăsați tasta "3". Pentru contabilitate, apăsați "4". Pentru achiziționare, apăsați "5". Pentru a găsi o locație în apropierea dvs., apăsați "6". În caz contrar, apăsați pe "0" pentru recepționer sau rămâneți pe linie și cineva vă va asista în scurt timp.
Bine ați venit la The Operations Tech Company. Pentru a verifica starea contului, vizitați-ne pe web. Dacă cunoașteți extensia persoanei, puteți să o apelați în orice moment. Pentru directorul companiei, apăsați pe '1'. Dacă cunoașteți extensia persoanei, puteți să o apelați în orice moment. Pentru directorul companiei, apăsați pe '1'. Pentru asistența tehnică, apăsați "2". Pentru Serviciul Clienți, apăsați "3". Pentru vânzări și marketing, apăsați "4". Dacă doriți să discutați cu recepționatul, apăsați tasta "0" sau rămâneți pe linie și unul dintre membrii personalului nostru prietenos vă va asista. Vă mulțumim că ați sunat la The Operations Tech Company, unde "Tehnologia și afacerea vin împreună".

După-oră, salutări automate pentru participanții la sfârșit de săptămână și vacanțe

Dacă afacerea dvs. se închide după un anumit timp sau în week-end și nu există nimeni care să răspundă sau să-i ajute pe apelanți, creați un salut însoțitor automatizat post-oră. Spuneți apelanților dvs. în față că afacerea este închisă și cereți-i să se întoarcă la sfârșit. De asemenea, includeți orele normale de funcționare.

Exemplu de participant automat după ore / Script de weekend:

Vă mulțumim că ați sunat la The Operations Tech Company. Suntem în prezent închise. Suntem deschisi între orele 9:00 și 22:00 de luni până vineri și de la 10:00 până la prânz sâmbătă, ora centrală standard. Dacă știți extensia petrecerii dvs., puteți să o formați în orice moment. În caz contrar, vă rugăm să sunați înapoi în timpul orelor normale de funcționare, pentru a vă ajuta. Vă mulțumim că ați sunat la The Operations Tech Company, unde "Tehnologia și afacerea vin împreună". La revedere.
Vă mulțumim că ați sunat la The Operations Tech Company. Suntem în prezent închise.Dacă aceasta este o situație de urgență, vă rugăm să sunați la serviciul nostru de răspuns la numărul 585-555-1234. Dacă știți extensia petrecerii dvs., puteți să o formați în orice moment. Dacă aveți un cont la noi, puteți verifica starea dvs. 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână, la www.operationstech.about.com. Orarul normal al activității noastre este de luni până vineri și de la ora 10 dimineața până la prânz, sâmbătă, ora centrală standard. În caz contrar, vă rugăm să sunați înapoi în timpul orelor normale de funcționare, pentru a vă ajuta. Vă mulțumim că ați sunat la The Operations Tech Company, unde "Tehnologia și afacerea vin împreună". Pentru a repeta acest mesaj, apăsați tasta lire. {Pauză de 3 secunde} La revedere.

Sesizări automate de participanți automate

Pentru a promova specialitățile sezoniere ale companiei dvs. sau doar pentru a vă extinde un salut sezonier special pentru toți cei care vă apelează, vă recomandăm să vă prezideți salutul însoțitor automat pentru o perioadă limitată de timp. Utilizați acest lucru cu ușurință și numai dacă reflectă spiritul companiei dvs. De exemplu, un salut de sărbători sezonier care dorește ca cei care vă apelează să fie bucuroși și prosperi în Anul Nou ar fi cu greu adecvat pentru o agenție de colectare.

Ați ajuns la The Operations Tech Company. De la "familia noastră" până la "familia ta", vrem să vă dorim un sezon de sărbători vesel și un An Nou de succes. Dacă știți prelungirea partidului dvs., puteți …
Vă mulțumim că ați sunat la The Operations Tech Company. Adresați-vă reprezentantului de service clienți despre reducerile noastre din 4 iulie pentru toate serviciile de înlocuire. Dacă știți prelungirea partidului dvs., puteți …

Repetarea și testarea

Înainte de a înregistra scenariul dvs. automat, întâlniți-l pe persoana pe care ați ales-o pentru ao citi, repetați-o de mai multe ori în fața dvs. Utilizați acest lucru pentru a regla pronunția și pronunțarea. După înregistrarea noului mesaj, sunați imediat sistemul dvs. de telefon pentru a verifica înregistrarea pentru erori și asigurați-vă că toate opțiunile anunțate funcționează conform destinației dorite.