Elementele pe care trebuie să le aveți în lista de verificare a planificării evenimentului

Fiecare planificator de evenimente care merită sărurile sale știe că o listă de verificare a planificării evenimentelor este probabil cel mai valoros instrument în planificarea unui eveniment de succes. Este instrumentul de planificare a evenimentului care te face să te simți în largul tău când te trezești în mijlocul nopții într-o sudoare panică convinsă că ai uitat un detaliu important în planificarea următorului tău eveniment. Cu o listă cuprinzătoare de planificare a evenimentelor de partea dvs., puteți aborda evenimentul cu încredere, știind că nu ați trecut cu vederea nimic.

Ce se întâmplă dacă vă considerați super organizat și utilizați deja o listă de verificare atunci când planificați un eveniment, dar ați întâmpinat situații în care ați realizat (prea târziu) că nu ați reușit să prezentați detalii importante. Unde ai greșit?

Fiecare eveniment necesită o listă de planificare a evenimentelor proiectată în funcție de evenimentul respectiv și adaptată specificațiilor evenimentului individual. Deci fiecare listă de planificare a evenimentelor este diferită. Cu toate acestea, există cinci elemente pe care trebuie să le aveți în lista dvs. de planificare a evenimentelor, indiferent dacă planificați o petrecere de aniversare mică sau o funcție corporatistă mare.

Semnează contracte de evenimente

Ar putea fi evident, dar asigurați-vă că semnați - și primiți copii semnate în schimb - toate contractele de care aveți nevoie pentru evenimentul dvs. Aceasta include contracte de eveniment cu clientul, locul de desfășurare, vânzătorii, hotelul, divertismentul etc. O strângere de mână este o modalitate frumoasă de a desfășura o afacere, dar nu o modalitate de a asigura angajarea oricăror furnizori și nu de a se angaja să lucreze pentru un client . Obțineți totul în scris și nu faceți nici un lucru sau cheltuiți un ban în planificarea evenimentului până când toate documentele au fost semnate și livrate.

Dacă sunteți un planificator de evenimente care are nevoie de un contract de eveniment pentru serviciile dvs. de eveniment, faceți clic aici.

Confirmați data și ora

Sunteți genunchi adânc în etapele de planificare pentru acest eveniment. Cum ar putea cineva să ia greșit data? Furnizorii au adesea alte afaceri. Clienții pot fi de acord cu o dată și o oră pentru eveniment și apoi pur și simplu uită să vă informeze despre schimbarea planurilor. Înainte de a începe să vă planificați evenimentul, verificați dublu data și ora de începere și finalizare și obțineți-le în scris, astfel încât toată lumea să se afle pe aceeași pagină.

Închiriați ajutor suplimentar

Nu subestimați valoarea ajutorului suplimentar în ziua evenimentului. Există întotdeauna ceva care trebuie să tindă, iar cei mai mulți planificatori de evenimente sunt deja prea ocupați să conducă evenimentul pentru a-și dedica atenția asupra situațiilor care apar. Închirierea de ajutor suplimentar este un pas important care este adesea trecute cu vederea până când este posibil să fie prea târziu pentru a angaja cel mai bun personal al evenimentului la locul de muncă. Nu vă mulțumiți pentru rămășițe atunci când vine vorba de angajarea personalului evenimentului. Puneți acest element pe lista dvs. de verificare a evenimentului și asigurați personalului cel mai bine instruit experiența de care aveți nevoie pentru a se potrivi bugetului evenimentului.

Desfășurați o vizită pe site

Nimic nu se compară cu a vă imagina ceva în mintea voastră, ca și cum ați fi experimentat din prima mana. Efectuarea unei vizite pe site-ul evenimentului cu clientul și vânzătorii dvs. este un pas esențial în procesul de planificare a evenimentelor. Acesta oferă o oportunitate de a pune întrebări, de a aborda preocupările și de a ajunge la un acord privind amenajarea camerei, decorarea, plasarea înregistrării și fluxul general al evenimentului. Adesea, chiar și atunci când credem că comunicăm în mod clar, viziunea noastră despre ceva este în contrast cu ceea ce altcineva imagină pe baza descrierii noastre.

Faceți o trecere în revistă a spațiului fizic în timpul etapelor de planificare, astfel încât nu există surprize în ziua evenimentului.

Includeți mementouri la urmărire

În lumea ideală, a spune o dată pe cineva ar fi suficient pentru a se asigura că locul de muncă este făcut. Din păcate, lumea reală de lucru nu funcționează în acest fel sau cel puțin nu este de planificare a evenimentelor. Cu atât de multe detalii pentru a gestiona și mai mulți jucători implicați în diverse etape ale evenimentului, este ușor să pierde ceva. Deci, atunci când vă dezvoltați lista de verificare a planificării evenimentelor pentru a vă menține organizat și la timp, asigurați-vă că includeți mementouri pentru anumite follow-up-uri. De exemplu, dacă ați vorbit cu furnizorul de meniuri despre idei de meniu, includeți și un element din lista de verificare a planificării evenimentelor, care citește "Urmăriți cu furnizorul de meniuri pe un meniu propus" și "Programează degustarea cu furnizorul." nu este un lucru care să confirme ceva de prea multe ori.