7 sfaturi de management de e-mail pentru a crește rapid productivitatea

Una dintre cele mai frecvente provocări pentru proprietarii de afaceri mici este echilibrarea nevoii de a obține o mulțime realizată în ceea ce nu pare a fi suficient timp. Suntem o grămadă frecvent supra-programată și majoritatea dintre noi ar putea beneficia de un timp suplimentar sau, cel puțin, de o utilizare mai productivă a timpului pe care îl avem.

Când vine vorba de gestionarea timpului, imaginarea cum să folosești timpul mai productiv este adesea o provocare. Un bun loc pentru a începe este gestionarea e-mailurilor; acesta este un domeniu care se află în fruntea listei de timp-ucigași pentru mulți proprietari de afaceri mici.

Deoarece e-mailul este o formă de comunicare în curs de desfășurare și nu avem un control complet asupra fluxului de intrare, trebuie să lucrăm la îmbunătățirea productivității noastre în ceea ce privește modul în care primim, organizăm, răspundem și chiar gândim la e-mail. Sfaturile de mai jos vă vor ajuta să creați un sistem de gestionare a mesajelor dvs. de e-mail într-un mod care să susțină productivitatea, în loc să mănânce.

1. Dezactivați notificările

E-mailul tinde să vină în orice moment al zilei și al nopții, deci este vital să controlați modul în care fluxul de mesaje primite se potrivește în ziua dvs. Dezactivați noile notificări de mesaje, atât pe computer, cât și pe telefonul smartphone, pentru a preveni distragerile și întreruperile constante ale programului dvs. și verificați dacă este convenabil pentru dvs. de e-mail.

2. Decideți cum să utilizați Inbox

Există multe filosofii diferite atunci când vine vorba de gestionarea mesajelor primite. Puteți utiliza căsuța de e-mail ca primar, limitați-l doar la mesaje cu prioritate ridicată sau faceți o listă de sarcini de lucru. Cheia este să alegeți un scop pentru căsuța dvs. de e-mail și să rămâneți cu el.

3. Creați lista albă a e-mailurilor și liste negre

Majoritatea clienților de e-mail și a furnizorilor de e-mail permit utilizatorilor să facă liste de adrese de siguranță pentru a asigura că aceste mesaje trec, în timp ce listați pe negru sau blochează ceea ce considerați adrese de spam. Aveți timp să actualizați frecvent aceste liste pentru a vă menține e-mailurile primite curate.

4. Setați un proces cronometru și lot

Unii proprietari de afaceri mici beneficiază de buzunare de timp în timpul lor doar pentru e-mail. Dacă acest lucru funcționează pentru dvs., anulați o anumită perioadă de timp în timpul zilei pentru a răspunde la mesaje, a muta elemente de acțiune în lista de sarcini, a șterge junk și pentru a obține o idee la un moment dat despre ceea ce are nevoie de atenția dvs. în continuare.

5. Utilizați reguli pentru a automatiza procesul

Pentru a simplifica procesul de gestionare a e-mail-urilor chiar mai departe, utilizați reguli în clientul dvs. de e-mail care sortează, semnalizează, muta și organiza mesajele. În timp ce va dura ceva timp pentru a crea reguli care să sprijine modul în care utilizați e-mailurile, odată ce le-ați creat, puteți reduce o parte semnificativă a timpului de procesare a e-mailurilor.

6. Obțineți un start de la telefonul smartphone

Mulți proprietari de afaceri mici au telefoane inteligente, astfel încât aceștia să poată rămâne în contact și să lucreze, chiar și atunci când nu mai sunt la birou. Dacă verificați frecvent e-mailuri pe dispozitivul dvs. mobil, puteți să salvați o perioadă semnificativă de timp prin citirea și pornirea procesării mesajelor în timp ce sunteți mobil. Chiar dacă faceți doar un obicei pentru a șterge mesajele nedorite și mesajele pe care nu trebuie să le salvați, puteți beneficia de o primire simplificată când vă întoarceți la birou.

7. Dacă nu îl citiți, dezabonați

Buletinele informative prin e-mail și alte mesaje de marketing prin e-mail pot fi o modalitate excelentă de a păstra legătura cu clienții, colegii, partenerii și alte întreprinderi care vă interesează, dar aceste mesaje se pot acumula rapid. Dacă nu ați citit o anumită corespondență recurentă în mai multe probleme, opriți abonamentul. Limitarea buletinelor informative de e-mail și a altor mesaje automate numai celor pe care le citiți în mod regulat poate fi o modalitate ușoară de a reduce volumul în căsuța de e-mail.

Pentru mai multe instrumente care vă ajută să deveniți mai productivi în afacerea dvs. mică, explorați această listă cu 101 aplicații de productivitate.