10 lucruri pe care trebuie să le cunoască fiecare manager de program nou

Gestionarea programelor este o alegere de carieră plăcută și bine plătită, dar poate fi și un rol provocator. Dacă tocmai ați primit primul program de gestionare a programului sau doriți să știți dacă ar trebui să faceți saltul la o carieră de gestionare a programului, este important să înțelegeți ce implică cariera. Luați în considerare aceste 10 lucruri pe care fiecare administrator de program trebuie să le cunoască înainte de a începe acest rol.

Gestionarea programelor nu este la fel ca managementul de proiect

Gestionarea proiectului vizează planificarea muncii, organizarea de sarcini și resurse, controlul proceselor și realizarea unui obiectiv specific. Fie că deschideți un nou birou, lansați o nouă aplicație sau construiți un stadion olimpic, proiectele au un început, un mijloc și un final definit, cu un set clar de obiective.

Gestionarea programului este diferită și, în general, mult mai largă. Un program manager ar putea supraveghea mai multe proiecte la un moment dat, fiecare dintre ele având propria echipă de proiect și manager de proiect. Aceste proiecte împreună pot face parte dintr-un program mai amplu, menit să ofere organizației ceva de valoare în timp.

Asteptati ca exista incertitudine

Programele sunt incerte inerent. În timp ce s-ar putea să știți care este imaginea de ansamblu, este doar o declarație de viziune atunci când începeți. Calea exactă a modului de a ajunge acolo și a proiectelor care vor fi necesare într-o perioadă lungă de timp este ceva ce trebuie să lucrați în timp ce mergeți.

Veți începe cu planificarea detaliată a ceea ce știți și veți construi o imagine a modului de abordare a restului în timp ce vă apropiați. Extindeți progresiv orizonturile de planificare și de livrare până când nu mai puteți continua.

Blocați timpul la intervale regulate pentru a planifica pașii următori. De asemenea, puteți utiliza această oportunitate pentru a vă asigura că sunteți în continuare în plină desfășurare pentru a oferi valoare comercială.

Ferește-te de Burnout

În timp ce un proiect s-ar putea termina într-un an sau ceva, programele se pot întinde pe aparent nedefinit.

Managerii de programe trebuie să-și protejeze echipele împotriva arderii. Nu puteți lucra la viteză maximă fără sfârșit, astfel încât membrii personalului să beneficieze de un timp de întrerupere adecvat. Aceasta ar trebui să includă perioadele de timp mai liniștit la locul de muncă, cu mai puține livrări și timp suficient de departe de birou pentru vacanțe.

Gestionați îndeaproape concediul medical, urmăriți-vă rapoartele privind orele suplimentare și fiti atenți la faptul că bunăstarea echipei dvs. este de o importanță majoră dacă doriți să reduceți uzura și să vă mențineți oamenii talentați pentru viața programului.

Trebuie să gestionați ritmul

Când livrați un program care are o dată de finalizare îndepărtată, trebuie să gestionați ritmul lucrului. Este dificil să se mențină impulsul pe parcursul mai multor ani, astfel încât rolul dvs. de manager de program este acela de a jongla prioritățile și proiectele, astfel încât să fie livrate în mod regulat rezultate măsurabile.

Se amestecă câștigurile rapide și progresul constant către obiectivele mai mari ale imaginilor. Acest lucru ajută echipa să vadă că vă deplasați înainte și vă asigurați că există câteva povești de succes pe termen scurt pe care să le împărtășiți pentru a menține motivația ridicată. În cele din urmă, îi ajută pe investitori și pe managerii executivi să vadă că se înregistrează progrese.

Instruiți-vă echipa pentru succes

Programele oferă adesea ceva roman, unic sau transformant pentru o organizație. Una dintre provocările de a lucra la astfel de inițiative este că, probabil, nu aveți abilitățile in-house pentru a putea finaliza toate sarcinile și proiectele necesare.

E în regulă și de așteptat. Treaba ta ca un nou manager de program este să te asiguri că poți să te perfecționezi, să te recalifici și să dezvolți persoanele pe care le ai, astfel încât să poți rezolva împreună toate cerințele resurselor.

S-ar putea să existe anumite zone în care aveți nevoie doar de o anumită resursă pentru o perioadă limitată. De exemplu, nu vă veți antrena pe unul din personalul dvs. cum să conduceți un stivuitor dacă aceasta este o abilitate de care aveți nevoie pentru o singură săptămână. Cu toate acestea, dacă transformați modul de gestionare a prezenței online a companiei dvs., probabil ar fi util să aveți abilități de dezvoltare a site-urilor web, împreună cu o anumită experiență în domeniul social media sau al optimizării motorului de căutare. Acestea sunt abilitățile pe care afacerea se va baza pe termen lung.

Luați decizii cu privire la care dintre acestea trebuie să fiți încorporați în echipă și care ar trebui să fie externalizate, apoi asigurați-vă că programul dvs. poate furniza sarcinile de instruire și de recrutare necesare pentru a fi gata să gestioneze rezultatele pe care le oferă fiecare proiect.

Guvernanța este mai complexă

Dacă ați venit de la un management de proiect, atunci guvernarea nu va fi o surpriză pentru dvs. Este modul în care structurile de proiecte și programe sunt organizate și controlate pentru a se asigura că procesul de luare a deciziilor se face în mod corect și că sunt implicați persoanele potrivite. Este esențial să se asigure că munca este progresată într-un mod care să se potrivească întregului caz de afaceri și ajută la menținerea răspunderii oamenilor.

Guvernarea este, de asemenea, modul în care biroul de management al proiectelor și directorii executivi se pot asigura că un program este pe cale să obțină beneficii. Acesta oferă, de asemenea, o cale formală de închidere a proiectelor sau a unui întreg program, dacă se poate demonstra că aceste beneficii nu vor mai fi atinse.

Guvernanța este mai complexă într-un mediu de program decât într-un mediu de proiect. Plăcile de proiect și grupurile de conducere au în mod normal o calificare de membru executiv. Acest lucru este de așteptat, deoarece rezultatul final al unui program este de obicei transformarea afacerii.

Planificarea este mai dificilă …

Managerii de proiect care sunt implicați într-un program de obicei vor pune împreună planurile lor de proiect, apoi se va întruni o echipă de management al programului - sub îndrumarea dvs. de manager de program, iar planurile vor fi integrate.

Acest lucru este mai ușor de zis decât de făcut. Aceasta necesită identificarea dependențelor dintre proiecte și sarcinile proiectului. Vă forțează să examinați cerințele de resurse pentru întregul program și să jonglați activitățile pentru a se potrivi cu disponibilitatea persoanelor cheie.

După stabilirea planului dvs. integrat de programe, îl puteți urmări într-o diagramă Gantt sau în alt instrument software. Pe măsură ce managerii de proiect își urmăresc proiectele în timp real, va trebui să faceți ajustări ale planului de program, informându-i pe toți despre schimbări și despre ce înseamnă acest lucru pentru domeniile lor de activitate.

… Dar nu trebuie să planificați fiecare linie

În calitate de manager de program, vă bazați pe managerii de proiect pentru a efectua planificarea detaliată. Nu este practic sau de dorit să urmăriți un program cu mii de sarcini.

Aveți nevoie de o vizualizare la nivel înalt a proiectelor cu detalii suficiente pentru a vă arăta dacă ceva are un impact la nivel de program.

Cea mai ușoară modalitate de a face acest lucru este cu aplicațiile software dedicate. Încercarea de a gestiona programul tău de milioane de dolari pe o foaie de calcul de bază ar fi prea dificilă.

Trebuie să delegeți

Oricât de bine sunteți la delegare, fiind într-un rol de gestionare a programului înseamnă că trebuie să obțineți și mai mult la el.

Vestea bună este că trebuie să aveți o echipă de manageri de proiect și puteți avea chiar și un birou dedicat managementului de programe care să vă susțină schimbarea transformatoare.

Există o mulțime de lucruri pe care trebuie să le faceți pentru un program și stabilirea acestuia pentru a vă asigura că toate piesele mobile se mișcă împreună la momentul potrivit reprezintă un efort enorm. Nu poți să o faci singur și nu ar trebui să încerci. Pregătiți cât timp trebuie să faceți inițierea programului și apoi asigurați-vă că aveți o echipă care să vă susțină.

Dacă nu aveți pe nimeni în biroul de administrare a programului, cereți ca cineva să fie detașat în echipa de management al programului. Sunt multe de făcut. De exemplu, cineva cu rol de coordonare a proiectului ar fi perfect plasat pentru a asigura coordonarea necesară la nivel de program, eliberându-vă astfel pentru a vă implica în sarcini strategice.

Nu vă fie teamă de conflict

Există multe componente ale programelor. De la proiecte cu părți interesate dificile până la termene aparent inaccesibile, în fiecare zi vă vor oferi oportunități de conflict. Ferește-te de lucrurile care perturbe performanțele proiectului și fii pregătit să intri în momentul în care este necesar pentru a face față unei situații conflictuale înainte de a începe.