Gestionarea modificărilor la proiecte

Managerii de proiect petrec mult timp producând planuri și stabilind obiectivele echipei. Sponsorii, părțile interesate și echipele petrec apoi mult timp făcând schimbări în domeniul muncii și al procesului de lansare. Având un proces clar și ușor de gestionare a schimbării și o privire fermă asupra imaginii mai mari, chiar și atunci când unele detalii se schimbă, merge mult spre menținerea proiectului înainte și pentru a vă permite să vă răcoriți.

Acceptați că această schimbare se întâmplă

Modificările au loc în aproape fiecare punct al ciclului de viață al managementului de proiect. Recunoscând că schimbările sunt inevitabile - într-adevăr, adesea benefice - anumite părți ale procesului permit celor mai buni manageri de proiect să adapteze abordări mai agile la planificare și execuție. A avea strategii pentru a face față efectiv schimbărilor pe măsură ce acestea apar, este cel mai rapid mod de a păstra ochii tuturor asupra premiului, chiar și în fața a ceea ce uneori poate părea o schimbare constantă în direcție.

Un proces definit, structurat de gestionare a schimbării este manualul de execuție; strategia dvs. "biblie". Acesta va defini, pentru dvs., cât de bine să răspundeți ca lider sugestiilor - chiar și cererilor - pentru schimbarea în cadrul unui proces de dezvoltare. Vă va ajuta să navigați, cu grație și cu siguranță, peisaje de colaborare uneori controversate, spre atingerea obiectivelor finale ale tuturor părților.

Procesul de gestionare a schimbărilor

Procesul de gestionare a schimbării arată astfel:

• Primiți cererea / cererea de modificare a procesului pe proiect
• Evaluați solicitarea / cererea de schimbare, cu accent pe bugetul proiectului privind:
  • materiale
  • orice cerințe relevante privind permisul
  • orele omului
  • timp pierdut / câștigat
• Pregătiți-vă și prezentați-le acționarilor / vă stabiliți recomandările privind modul în care trebuie să procedați în relație cu cererea (solicitările)
• Primiți aprobarea deciziei acționarilor sau declinația pentru a continua

Să ne uităm fiecare la acești pași:

Cerere de primire / cerere de schimbare în procesul de proiect

Veți primi o solicitare de modificare a proiectului în sute de moduri diferite: într-o întâlnire, prin e-mail, pe telefon, pe coridor, când vă grăbiți să ieșiți din birou seara. În mod ideal, veți obține informațiile pe un formular de cerere de schimbare, dar trebuie să știți că în viața reală, mulți actori importanți cred că finalizarea acestui tip de documentație este locul de muncă al managerului de proiect - și în compania dvs. ar putea fi.

Șablonul de solicitare a modificării proiectului (mai multe despre acesta într-un minut) ar trebui să capteze cu precizie și succint toate detaliile solicitării, oricât de informal acestea vor ajunge la dvs. După ce simțiți că toate detaliile sunt înregistrate cu exactitate, rulați formularul dincolo de inițiator pentru a verifica dacă toate punctele au fost abordate pe deplin.

Amintiți-vă că schimbările ar putea fi, de asemenea, despre scoaterea muncii. Nu presupuneți întotdeauna că schimbările se vor referi la introducerea muncii. Procesul este același indiferent dacă creșteți sau scadeți domeniul de aplicare al proiectului.

Efectuați evaluarea modificării

Uită-te la cererea de modificare în detaliu. Voi evaluați impactul asupra:

• Programa
• Documentație
• Munca făcută până în prezent și munca încă de făcut
• Buget
• Măsuri de calitate
• domeniu
• Disponibilitatea resurselor

De exemplu, o modificare de software poate fi estimată la 5 zile. Acest lucru nu ar adăuga doar 5 zile la program, deoarece ar împinge o altă sarcină și o va muta într-un interval de timp în care resursa cheie este pe o vacanță. Această sarcină ar trebui, de asemenea, să fie mutată, astfel că, în general, această schimbare ar adăuga 8 zile la program. Ar costa 5 000 de dolari, iar cele 8 zile suplimentare ne împing într-o altă lună cu contractul de furnizor, deci există și costuri de luat în considerare acolo. Calitatea rămâne aceeași, dar schimbările în domeniul de aplicare includ noua modificare.

Toate documentele relevante ar trebui să fie actualizate, inclusiv planul de proiect și manualele de instruire, care au fost deja lansate.

Deci, în imaginea de ansamblu, o simplă schimbare de 5 zile are efecte radicale. Este important să se ia în considerare toți factorii relevanți înainte de a lua o decizie de punere în aplicare, având în vedere că imaginea completă poate schimba rezultatul.

Pregătirea și prezentarea recomandărilor

Înarmați cu o înțelegere a impactului complet al modificărilor sau modificărilor solicitate, prezentați recomandările privind viabilitatea schimbării.

În unele cazuri, modificările nu vor fi implementate, deoarece beneficiul perceput va fi mai mic decât costul. În alte cazuri, poate fi găsit un beneficiu suficient pentru a compensa costul lucrărilor suplimentare. Alte cazuri, totuși, vor dovedi că schimbările sunt inevitabile și depășesc controlul dvs., indiferent de efectul negativ, care rezultă din problemele de reglementare sau de conformitate, sau probleme interne, cum ar fi restructurarea organizațională.

Decizia

Pentru modificările mici care se încadrează în limita de autorizare, decizia de a accepta sau de a respinge modificările se bazează pe dvs. (cu intrarea corectă a echipei). Orice altceva mai mare ar trebui să fie aprobat de către sponsorul proiectului sau consiliul de proiect. Termenii pentru ceea ce se încadrează în care categorie sunt în general clarificați clar la începutul oricărui proiect.

Indiferent de rezultat, este important ca toți cei implicați în proces să fie informați. Alienarea membrilor echipei în orice moment al dezvoltării poate costa integritatea întregului proiect și orice colaborări viitoare, de asemenea.

Instrumente de gestionare a schimbărilor

Au fost dezvoltate mai multe instrumente de gestionare a modificărilor pentru a facilita și simplifica acest proces. Punctul central al fiecărui set de instrumente pentru gestionarea modificărilor ar trebui să fie:

• O listă de verificare sau o hartă a procesului de participare a părților interesate prin pașii corespunzători pentru a aduce o schimbare în domeniul de aplicare al proiectului
• Un formular de cerere de modificare a șablonului (NOTĂ: Dacă proiectele dvs. lucrează online dintr-un flux de lucru automatizat, este o idee minunată să includeți acest formular în lista dvs. de documente)

Elaborarea unui formular de solicitare de modificare a proiectului

Formularul de cerere de modificare a proiectului ar trebui să includă:

• Numele persoanei care solicită modificarea ("solicitantul").
• Un identificator unic, ca numărul de modificare (puteți adăuga mai târziu acest lucru, deoarece este puțin probabil ca oricare dintre persoanele care ridică solicitarea și utilizând formularul să știe ce să intre aici).
• O descriere a modificării propuse, cu cât mai multe detalii posibil.
• Categoria schimbării. În mod ideal, solicitanții ar trebui să poată alege dintr-o secțiune prepopulată, astfel încât aceștia trebuie doar să bifeze caseta. Acesta este un loc bun pentru a observa dacă o solicitare de modificare este relativă la reglementare sau la respectarea internă - dacă este (cu adevărat), puteți ocoli o mulțime de pași de planificare și evaluare și pur și simplu continuați cu aceasta.
• "De ce" schimbarea. Care este justificarea punerii în aplicare a acesteia? De ce solicită solicitantul?
• Impactul potențial al modificării propuse asupra diferitelor elemente ale proiectului, inclusiv timpul, costul, calitatea, domeniul de aplicare. Solicitantul poate să nu aibă toate detaliile, astfel încât este posibil ca asistența dvs. să fie completată de aceste etape prin intermediul etapei de evaluare a modificării. Minimul pe care îl căutați în acest moment este clarificarea dacă se pot mări, micșora sau modifica parametrii existenți ai proiectului.

Modificați formularele de solicitare ar trebui să fie rotunjite cu spațiu pentru detalii pe care să le completați, pe măsură ce schimbarea este discutată în continuare. Un șablon ar trebui să includă și spațiu pentru:

• Schimbarea deciziei: acceptați, respingeți sau amânați
• Numele persoanei care ia decizia (sau grupul) plus data la care a fost luată decizia și orice comentarii suplimentare.

Modificări și gestionarea domeniului de proiect

Gestionarea domeniului de proiect este procesul care filtrează și perfecționează distincțiile dintre ceea ce este necesar pentru a executa un proiect cu succes și ceea ce nu este. Când se primesc cereri de modificare a proiectului, este necesar să se ia în considerare modul în care aceste modificări pot afecta proiectul în general. Procesul de gestionare a schimbării vă ajută să rafinați și să definiți în context, de ce o schimbare este sau nu este practică sau necesară.

Un ghid pentru corpul de cunoștințe al managementului de proiect (Ghidul PMBOK®) - Managementul schimbării proiectelor de acoperire a celei de-a cincea ediții este demn de menționat, deoarece nu este la fel de intuitiv cum credeți. Ghidul PMBOK® include recomandări excelente de pornire sub forma unui proces numit "Domeniu de control" în secțiunea Gestionarea domeniului de proiect. Cu toate acestea, procesul de gestionare a schimbărilor privind proiectele trebuie să fie gestionat într-un mod mai integrat și acest lucru este reflectat în text. Ghidul PMBOK® utilizatorii ar trebui să se refere, de asemenea, la procesul de efectuare a controlului integrat al schimbării, deoarece stabilește în mod clar modul în care totul se leagă într-un peisaj mai mare.

În scopul de a deveni PMP este important să înțelegeți cum Ghidul PMBOK® acoperă managementul schimbării, deoarece va face parte din examinarea dvs. Dar rețineți că procesul de gestionare a schimbării pe care îl veți folosi efectiv pe proiecte trebuie să fie integrat, ușor de urmărit și practic.

Conducerea echipei prin procesul de schimbare

Echipa de proiect este critică pentru succesul oricărui proiect, astfel că ajută la angajarea activă a acestora în gestionarea modificărilor aduse procesului.

5 moduri în care vă puteți ajuta echipa rapidă să se conformeze procesului de gestionare a schimbării proiectului:

1. Fii deschis în legătură cu schimbările. Lăsați echipa dvs. să știe că este de așteptat o schimbare în ceea ce privește proiectele.

2. Fii deschis cu privire la proces. Procesul de gestionare a schimbărilor discutat aici nu vine în mod natural pentru toată lumea. Majoritatea membrilor echipei nu vor ști ce se așteaptă de la ei până când nu li se recomandă. Înființați un briefing pentru a trece prin procesul împreună cu aceștia și lăsați pe fiecare să știe ce rol are în execuția sa.

3. Faceți-o ușor. Schimbarea proiectului este adesea, în cel mai bun caz, un haos controlat. Pașii pe care îi faceți pentru a naviga cu succes vă definesc aprecierea ca manager de proiect. Echipa dvs. poate găsi schimbări tulburătoare - în special cele mari sau cele care inversă deciziile pe care se credeau mult timp pentru a fi soluționate, iar obstacolele considerate a fi eliminate. Planificarea este greșită, bugetul poate fi diferit, cerințele sunt cu siguranță diferite.

Echipa dvs. vă așteaptă pentru îndrumare și stabilizare. Faceți procesul cât mai ușor posibil pentru ei.

4. Fii acolo pentru a te ajuta. Un nou mod de lucru necesită timp pentru a se integra cu succes. Dacă ați reușit să schimbați proiectul într-un mod informal (sau deloc), atunci trecerea la un proces formal ar putea dura ceva timp pentru a deveni "felul în care facem lucrurile pe aici". Lasă echipa să știe că ești acolo pentru a-i ajuta dacă trebuie să ruleze ceva de lângă tine.

5. Nu vă fie frică să spuneți nu. Nu toate modificările sunt propuneri sensibile. Lăsați-vă echipa să știe că, dacă se simt ferm în legătură cu o schimbare care nu este lucrul potrivit pentru proiect în acest moment, veți sta pe lângă ei în conversația cu solicitantul de schimbare.

În cazul în care nu reușiți să gestionați schimbările în mod eficient, vă aflați printre principalele modalități prin care un proiect poate fi complet deraiat, deci aveți grijă. Înarmat cu informațiile și procesele corecte, schimbările de proiecte pot fi tratate într-un mod controlat, inteligent și benefic pentru toți cei implicați.