Instrumente de îmbunătățire continuă - Managementul total al calității

Introducere

Managementul total al calității (TQM) este o abordare populară a calității într-o afacere care încearcă să îmbunătățească calitatea și performanța, care vor satisface sau depăși așteptările clienților. Acest lucru se poate realiza prin integrarea funcțiilor de calitate și a proceselor cheie în întreaga companie.

O componentă centrală a TQM este principiul îmbunătățirii continue. Există o serie de instrumente disponibile pentru a se asigura că îmbunătățirea continuă are succes, care include:

• Cartografierea proceselor
• Analiza cauzelor fundamentale
• Planul de verificare a actelor (PDCA)

Cartografierea proceselor

Orice efort de îmbunătățire continuă trebuie să înceapă cu o înțelegere corectă a procesului care a fost identificat pentru îmbunătățire. Procesul poate fi în orice parte a afacerii unei companii, dar trebuie să poată fi cartografiat pentru a identifica fluxurile care alcătuiesc procesul.

De exemplu, în lanțul de aprovizionare, un proces de afaceri ar putea fi producătorul unui bun finit, achiziționarea de bunuri de la un vânzător sau serviciul unui articol vândut clienților. Cartografia oricăruia dintre aceste procese implică identificarea și documentarea fluxului fizic, precum și a fluxului de informații.

Cartografierea proceselor va arăta grafic fluxurile din proces de la început până la sfârșit, care vor include activitățile, personalul și rezultatele.

Beneficiul pe care harta de proces îl oferă îmbunătățirii continue este acela că definește scopul procesului, interfața cu alte procese și un punct de pornire de la care poate fi măsurată îmbunătățirea.

Analiza cauzelor fundamentale

Analiza cauzei principale este modul în care o afacere va determina cauza principală a unei probleme, incidente sau preocupări de calitate. Acest lucru se realizează prin acești trei pași, care conduc spre identificarea cauzei principale:

• Analiză
• Colectarea datelor
• Validare

Există trei faze care constituie un proces de analiză a cauzelor rădăcinilor.

1. Faza deschisă

Această etapă inițială permite participanților să se gândească la această problemă pentru a identifica cât mai multe cauze posibile. În această fază, echipa poate crea o diagramă cauză și efect care poate fi utilă în timpul sesiunilor de brainstorming.

Ca parte a acestui proces, echipa poate identifica posibilele cauze cu una din cele cinci zone listate pe diagrama cauză-efect. Aceste categorii de cauze sunt forța de muncă, metodele, materialele, mașinile și măsurătorile. Echipa poate apoi să-și organizeze ideile pentru cauza principală în jurul acelor categorii.

2. Faza îngustă

În această fază, echipa reduce numărul de posibile cauze rădăcinilor la un număr pe care se poate concentra. Fiecare dintre cauzele de bază identificate în faza deschisă este discutată de către echipă în mai mare măsură pentru a determina dacă acestea ar trebui păstrate.

3. Faza închisă

În această etapă finală, echipa trebuie să ajungă la un consens cu privire la cauza principală. Aceasta va implica validarea cauzei fundamentale pe baza dovezilor, fie că utilizează date măsurabile, fie dovezi subiective din interviuri cu personalul, clienții sau vânzătorii.

Analiza datelor măsurabile poate fi efectuată utilizând un număr de metode statistice, cum ar fi o diagramă grafică de scatter, foi de verificare pentru a identifica frecvența unui eveniment sau folosind o diagramă Pareto.

Plan-Do-Check-Act (PDCA) ciclu

Ciclul PDCA a fost dezvoltat de W. Edwards Demming, arhitectul TQM. El a creat o abordare simplă pentru efectuarea schimbării. Ciclul PDCA constă din patru faze; planificați, faceți, verificați și acționați.

• Planul - etapa de planificare începe, de obicei, după ce o companie a trecut printr-o analiză a cauzelor de bază și a identificat o problemă sau o problemă care trebuie abordată. Afacerea va planifica apoi modul în care sunt necesare îmbunătățirile.
• - În urma etapei de planificare, afacerea va continua cu schimbările care au fost planificate pentru a rezolva problema identificată în analiza cauzelor de bază. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca achiziționarea unei noi echipamente pentru o linie de producție sau a unui complex, cum ar fi schimbarea modului în care sunt evaluați vânzătorii.
• Verificați - după ce compania a urmat planul și a făcut modificări pentru a rezolva problema sau problema, faza de verificare ar trebui utilizată pentru a valida faptul că modificările efectuate au avut rezultatele cerute. Dacă faza de verificare nu confirmă faptul că problema a fost rezolvată, atunci afacerea va trebui să înceapă din nou ciclul PDCA în faza de planificare și va elabora un nou plan pentru a obține rezultatele necesare.
• Actul - Faza finală a ciclului PDCA cere ca odată ce problema a fost rezolvată, afacerea ar trebui să includă modificările în procedurile lor standard de operare și, dacă este necesar, să introducă modificările în alte părți ale afacerii.