Ce este un formular I9? Informații pentru angajatori

Angajatorii care angajează lucrători au o serie de legi care trebuie respectate, inclusiv legile privind imigrația. O lege, Legea privind reforma și controlul imigrației (1986), cere angajatorilor să verifice eligibilitatea muncii pentru toți angajații angajați. Angajatul jură validitatea informațiilor prin furnizarea de documente, iar angajatorul confirmă prin revizuirea documentelor angajatului. Angajatorii trebuie să păstreze formularul în caz de inspecție.

Toți angajații noi trebuie să completeze acest formular, inclusiv cetățenii din S.U.A. Fiecare nou angajat trebuie să furnizeze documentația corespunzătoare privind (1) identitatea și (2) eligibilitatea pentru ocuparea forței de muncă.

Formularul I-9 este, de asemenea, baza pentru verificarea ulterioară de către angajator, utilizând sistemul E-Verify.

Cum funcționează procesul de formular I-9

Noul angajat atestă că este eligibil din punct de vedere legal pentru a lucra în S.U.A. și că documentele acceptabile pentru a verifica eligibilitatea pentru angajare sunt reale. Trebuie să examinați documentele și să atestați credința că sunt valabile. Persoana trebuie să furnizeze fie (1) un document care stabilește atât identitatea, cât și eligibilitatea, cum ar fi un card de pașaport sau de rezident permanent ("verde") sau (2) un document care stabilește identitatea (de exemplu un permis de conducere) (un card de securitate socială).

Toate informațiile sunt explicate în documentul I-9.

Cum se completează formularul I-9

Aveți copii ale Formularului I-9 pe loc înainte de a începe să vă angajați primul angajat. Asigurați-vă că aveți cea mai recentă versiune a formularului I-9. Formularul actual, cu data expirării 31.03.2016, trebuie utilizat de angajatori pentru a verifica încadrarea în muncă după data de 7 mai 2013.

Copii ale formularului I-9 (format PDF) sunt disponibile pe site-ul Web al US Customs and Immigration Services (USCIS). Acest formular poate fi completat online, apoi tipărit pentru semnături.

Formularul I-9 trebuie completat la momentul angajării și tu (angajatorul) trebuie să păstreze toate formularul I-9 pentru toți angajații. Dacă formularul este completat complet și ați acceptat documentele prezentate de angajat, puteți să-i declanșați pe angajat dacă aflați că angajatul și-a exprimat greșit statutul de eligibilitate în muncă sau dacă formularele prezentate de angajat nu sunt valabile .

Completarea secțiunii 1 - Informarea și atestarea angajaților

Sectiunea 1 este completat de angajat. Angajatul trebuie să includă numele, prenumele, adresa și data nașterii. Angajatul trebuie să includă numărul de securitate socială, dar acest număr este opțional, cu excepția cazului în care compania dvs. utilizează sistemul E-Verify.

Angajatul apoi atestă statutul său - unul dintre următoarele:

• Cetățean al Statelor Unite
• Cetățean non-cetățean al Statelor Unite
• Permanent rezident legal (inclusiv Alien #)
• Alienul autorizat să lucreze (inclusiv Alien # sau Admitere #) până la (include data expirării, dacă este cazul)

Cineva poate asista angajatul în completarea Secțiunii 1 a Formularului I-9. Pregătire și / sau certificare a traducătorului secțiunea trebuie completată de ajutor. Asigurați-vă că ați tipărit numele și adresa asistentei.

Completarea secțiunii 2: Revizuirea și verificarea angajatorilor

Sectiunea 2este completat de către angajator. Trebuie să examinați documentele necesare pentru a verifica atât (a) identitatea, cât și (b) eligibilitatea angajatului pentru a lucra. Rețineți că documentele din lista A, cum ar fi un pașaport din S.U.A., verifică atât identitatea, cât și eligibilitatea pentru muncă. Documentele din lista B verifică identitatea și documentele din lista C verifică eligibilitatea pentru muncă. Trebuie să aveți un document de la FIECARE din lista B și lista C dacă nu aveți un document din lista A.

Documente acceptabile

O listă de documente acceptabile este inclusă în formularul I-9. Puteți găsi mai multe informații despre documentele acceptabile, inclusiv exemple de documente, în Manualul pentru Angajatori USCIS.

O notă despre cardurile de securitate socială: Nu puteți accepta un card de securitate socială laminat sau un card de securitate socială care afirmă că "nu este valabil în scopuri de angajare". Tipăriturile de la Administrația de securitate socială care prezintă informații de securitate socială pentru un angajat nu sunt înlocuiri acceptabile pentru un card de securitate socială.

Documentele prezentate pentru verificare trebuie să corespundă statutului de eligibilitate atestat de angajat. Dacă documentele prezentate nu corespund statutului atestat de angajat, nu le puteți accepta. De exemplu, dacă un angajat atestă că el sau ea este un cetățean din S.U.A., dar vă arată o "carte verde", nu puteți accepta documentul.

Datele de expirare a documentelor

Unele documente, cum ar fi pașaportul sau autorizația de muncă, au date de expirare. Documentele care au expirat nu sunt acceptabile pentru verificare. Dacă un document expiră în viitor, trebuie să îl acceptați, însă notați data de expirare în sistemul dvs. de păstrare a evidenței angajaților. Dacă un document expiră și angajatul nu furnizează un document nou care să indice o dată de expirare viitoare, acel angajat nu mai este eligibil să lucreze în SUA. Dacă compania dvs. este inspectată, vi se poate aplica amenzi și sancțiuni pentru continuarea angajării acestei persoane .

Documente originale numai

Toate documentele prezentate trebuie să fie originale. Fotocopiile nu sunt acceptabile. Dacă aveți o întrebare dacă un document este o copie, căutați o ștampilă sau un sigiliu de la o agenție guvernamentală din S.U.A. sau de la o entitate guvernamentală de stat, județ sau municipal.

Dacă un document are un nume diferit de numele dat de angajat pe I-9, puneți întrebări. Diferențele slabe de ortografie ale denumirilor sunt acceptabile atâta timp cât documentul pare a fi autentic și se referă la persoană.

După ce revizuiți documentele și stabiliți în mod rezonabil că acestea sunt atât (a) autentice (nu copiază sau altfel discutabile) și (b) se referă la angajatul numit, trebuie să atestați sub sancțiunea pedepsei că, din câte știți , angajatul este autorizat să lucreze în SUA Includeți data la care angajatul a început să lucreze pentru compania dvs. Semnați, data, imprimați numele și titlul și includeți adresa firmei.

Secțiunea 3 Actualizarea și re-verificarea

Secțiunea 3 este utilizată pentru a actualiza informațiile privind documentele care au expirat și care permite adăugarea unei noi date de expirare a documentului în formular.

Păstrarea copiilor de documente

Dacă compania dvs. utilizează sistemul E-Verify, păstrați fotocopii ale tuturor documentelor. Dacă nu utilizați E-Verify, nu este necesar să păstrați copii ale documentelor. Dacă păstrați copii, faceți acest lucru pentru TOȚI angajați.

De unde să obțineți formularele I-9

Puteți descărca formularele de pe site-ul Serviciului Vamal și de Imigrare din S.U.A. De asemenea, puteți să trimiteți o cerere prin e-mail la adresa [email protected].

Aviz anti-discriminare în formularul I-9

Formularul I-9 conține această notă antidiscriminare:

Este ilegal să se facă discriminări împotriva persoanelor autorizate în muncă. Angajatorii NU POATE NU specifica ce documente vor accepta de la un angajat. Refuzul de a angaja o persoană, deoarece documentele au o dată ulterioară de expirare, poate, de asemenea, să constituie o discriminare ilegală.