Nonprofit Înlocuirea personalului cu voluntari

Este foarte tentant că, în vremuri grele, să se reducă pozițiile salariale și să se transforme aceste posturi în voluntari. Dar este corect? Funcționează? Care sunt capcanele sau beneficiile?

Folosirea voluntarilor pentru a îndeplini sarcini sau locuri de muncă care altfel ar putea fi efectuată de personal plătit (deseori numită înlocuire a locurilor de muncă) ar trebui să facă parte dintr-o strategie globală de reducere a costurilor în perioadele grele. Iată câteva sfaturi pentru a face acest lucru corect:

Nu puneți pe nimeni cu intenția de a înlocui un voluntar cu personalul plătit. O astfel de acțiune va determina alți angajați plătiți să se teamă de pozițiile lor și să se răzbune și să se opună colaborării cu voluntarii, temându-se că ar putea să își ia locul de muncă. Cu toate acestea, atunci când există uzură naturală sau o reorganizare generală, utilizați această ocazie pentru a regândi modul în care este organizată organizația dvs. și cum puteți să vă reconfigurați locurile de muncă, astfel încât anumite sarcini să poată fi făcute de voluntari.

De exemplu, tocmai v-ați promovat recepționerul la o funcție de asistent administrativ care lucrează cu directorul de dezvoltare. Acest lucru lasă slujba recepționerului deschisă. Ar putea ocupa poziția de voluntari? O organizație pe care am vizitat-o ​​recent limitează orele deschise publicului la cinci pe zi (10:00 - 15:00) și utilizează voluntari pentru recepție. Există un voluntar diferit în fiecare zi. Acest voluntar răspunde la telefon, salută vizitatorii și efectuează un sortiment de îndatorire bine definită și documentată.

La sfârșitul zilei, voluntarul folosește un formular pentru a rezuma lucrurile importante care au avut loc în acea zi și orice probleme care ar putea fi rezolvate de voluntarul din ziua următoare.

Această organizație are cele mai multe bug-uri elaborate, iar voluntarii sunt fericiți și loiali. Acum există suficienți voluntari instruiți pentru a avea câțiva voluntari suplimentari în birou care să aibă grijă de alte sarcini de birou, ajutând organizația și mai mult.

Nu folosiți voluntari doar pentru cele mai obișnuite sarcini

Mulți voluntari sunt bucuroși să facă munca clericală sau să primească mesaje de la ușă sau să comande comisioane, dar ori de câte ori există o sarcină pe care personalul dvs. ar dori cu adevărat să o facă, dar nu este timp, gândiți-vă la folosirea unui voluntar. Un voluntar ar putea fi un coordonator de voluntariat, poate ajuta la acordarea de granturi sau resurse de cercetare, va fi responsabil pentru un buletin informativ, va instrui alți voluntari sau chiar personal, va planifica și va implementa evenimente speciale sau o serie de alte lucruri. Gândiți-vă creativ și căutați voluntari care au talente sau experiențe speciale.

Luați în considerare găsirea și utilizarea voluntarilor "calificați"

Specialiștii calificați sunt, de obicei, specialiști în domeniile în care nu există o organizație nonprofit, cum ar fi finanțele, resursele umane sau marketingul. Ele sunt adesea angajați la corporații. Ca parte a programului angajatorului lor de responsabilitate socială corporativă, le este dat timp de corporații pentru a petrece timpul de lucru cu non-profit. Există, de asemenea, voluntari calificați între locurile de muncă care ar putea fi foarte interesați să-și păstreze abilitățile ascuțite și adăugând la CV-urile lor.

Voluntarii calificați nu pot înlocui personalul, dar pot înlocui serviciile de outsourcing costisitoare și consultanții externi. Ele vă pot ajuta să vă reorganizați, să efectuați un audit organizațional, să dezvoltați acele date necesare pentru a ajuta consiliul să ia decizii organizaționale, să găsească modalități de a economisi bani pe servicii esențiale sau de a ajuta personalul să se concentreze asupra a ceea ce este cel mai important în locurile lor de muncă.

Cercetările au arătat că nonprofiturile nu utilizează voluntari calificați (numiți și pro bono) cât de des ar trebui. Adresați-vă fundațiilor locale dacă aveți un program voluntar calificat sau solicitați un grant pro bono prin Fundația Taproot.

Corporația pentru servicii naționale și comunitare are un set de instrumente pentru a ajuta organizațiile non-profit să se pregătească să utilizeze voluntari bazați pe competențe. De asemenea, puteți posta deschideri pentru voluntari cu competențe profesionale la Catchafire, un serviciu de potrivire online.

Nu tolerați un sistem caste în biroul dvs.

Am văzut birouri unde managerii plătiți au ieșit zilnic la prânz, de obicei împreună, în timp ce personalul clerical și voluntarii au mâncat sandwich-uri de salată de ouă în camera de odihnă, între timp ținând în jos fortul până când managerii s-au întors. Ce modalitate de a face personalul clerical și voluntarii să se simtă ca cetățeni de clasa a doua. Găsiți modalități de a fi incluziv și a face pe toți să simtă că sunt vitale pentru ceva foarte important.

Acționează repede când voluntarii manifestă interes

Voluntarii au multe oportunități în multe organizații. Acționați repede când manifestă un interes în a voastră sau vor merge în altă parte. Este comun pentru potențialii voluntari să primească o verificare slabă a organizațiilor nonprofit. Managerul de voluntari este surdulator la ceea ce spune voluntarul despre timpul său disponibil (senzația de copleșire este un motiv frecvent pentru zborul voluntar ca fiind un sentiment insuficient); sau voluntarul primește un interviu superficial care nu descoperă abilități și experiențe care ar putea fi indici pentru stabilirea voluntarului într-o situație plină de satisfacții.

Păstrați o minte deschisă cu privire la ce fel de locuri de muncă ar putea fi completate de voluntari

Da, este posibil să aveți o listă a rolurilor de bază pe care le cumpărați întotdeauna, dar când interviul dvs. dezvăluie alte posibilități, nu vă asumați nici un precedent și nici o regulă. Nu ezitați să creați un loc de muncă voluntar care să se potrivească persoanei respective, talentelor sale și intereselor. S-ar putea să scutiți un membru al personalului plătit de o anumită sarcină și să îl înlocuiți cu un voluntar. Acest lucru ar trebui să permită personalului dvs. plătit timpul să-și petreacă timpul pe alte sarcini presante. Cu toate acestea, nu ar trebui niciodată să expună o persoană plătită la o eventuală pierdere de locuri de muncă.

Concluzia este că nu este în beneficiul nimănui să reducă costurile prin tăierea deliberată a personalului și înlocuirea acestuia cu voluntari, dar pot exista modalități creative de a permite voluntarilor să-și umple rolurile dacă o faceți cu înțelepciune.