Cum să utilizați un raport de îmbătrânire a creanțelor contabile

Revizuirea rapoartelor de îmbătrânire a conturilor de încasare cel puțin lunar - și, în mod ideal, mai frecvent - vă poate ajuta să vă asigurați că clienții și clienții dvs. vă plătesc. Cel puțin vă spune unde stau, astfel încât să puteți lua măsuri pentru a le colecta, dacă este necesar.

Creanțe de încasat

Conturile de încasat, denumite uneori "creanțe" sau "A / R", sunt sumele datorate unei societăți de către clienții săi. S-ar putea să le considerați "plăți datorate afacerii mele".

Creanțele sunt considerate un activ al întreprinderii deoarece au valoare. Sunt suma totală datorată afacerii tale. Acestea sunt clasate pe lista de active, deoarece pot fi convertite în numerar. De îndată ce sunt plătiți, devin bani.

Unele întreprinderi sau întreprinderi în numerar care se bazează în mare măsură pe un client care utilizează carduri de credit nu au creanțe. Dar dacă vă facturați clienții și dacă le oferiți termeni cum ar fi plata în timp, veți dori să puteți rula un raport de îmbătrânire A / R, astfel încât să puteți vedea cât de mult se datorează fiecăruia.

Metoda contabilă și creanțe

Probabil că utilizați metoda contabilității de angajamente, spre deosebire de contabilitatea de numerar, dacă afacerea dumneavoastră are un număr corect de clienți care nu plătesc imediat. Această metodă contabilă recunoaște venitul atunci când este facturat, nu când banii sunt efectiv colectați. Aceasta înseamnă că trebuie să plătiți impozit pe baza veniturilor pe care nu ați primit încă.

Procesul de colectare a banilor de la clienți în acest tip de activitate începe, de obicei, cu o factură - o factură către client. Factura indică suma datorată și când este datorată, inclusiv termenii de plată. Termenii de plată includ uneori o reducere pentru plata anticipată.

Raportul de creare a conturilor se bazează pe suma și termenii menționați în factură pentru fiecare client.

Rapoartele de îmbătrânire a creanțelor contabile

Îmbătrânirea contabilă a creanțelor, numită uneori o reconciliere a conturilor de încasat, este procesul de clasificare a tuturor sumelor datorate de toți clienții dvs., inclusiv perioada în care sumele au fost restante și neplătite. Veți "îmbătrâni" aceste informații. Categoriile standard pentru acest tip de raport includ:

• Curent: datorat imediat
• 1 până la 30 de zile: datorate în următoarele 30 de zile
• 31 până la 60 de zile: o lună de zile întârziată
• 61 până la 90 de zile: Două luni restante
• 91 zile și peste: mai mult de două luni cu întârziere

În cazul în care un client are mai multe facturi care au fost suportate la momente diferite, raportul va arăta cât este datorat și la ce oră. De exemplu, contabilitatea pentru Jim Jones ar putea să citească ceva de genul:

• $ 230 30 de zile
• $ 120 60 de zile
• $ 390 Peste 90 de zile.

Scopul acestei perioade de îmbătrânire a creanțelor este de a vă arăta ce creanțe trebuie tratate mai urgent, deoarece au fost mult mai întârziate. Acest raport este standard cu cele mai multe programe software de contabilitate de afaceri, inclusiv sisteme online.

Importanța unui raport de imbatranire a creanțelor contabile

Regula numărul unu în colectarea datoriilor este că, cu cât este mai mult datoria, cu atât este mai puțin probabil ca ea să fie capabilă să o colecteze. Cunoașterea clienților și a datoriilor lor este vitală pentru colectarea de la ei.

Cum se utilizează un raport de îmbătrânire A / R

Priviți mai întâi cele mai mari sume de bani datorate de toți clienții. Sunt aceste valori actuale? Sunt 30 de zile? Sau au aceste facturi restante timp de 120 de zile sau mai mult?

Lucrând pe principiul 80/20, ați merge mai întâi după cei mai mari delincvenți - folosind sistemul de management al colecțiilor, desigur. Acest lucru vă va aduce cel mai mare profit. Determinați modul în care veți gestiona fiecare dintre aceste facturi mari, apoi scrieți un plan și administrarea conturilor dvs. de încasări va începe să funcționeze.

Acum, uita-te la facturile care au fost datorate pentru o lungă perioadă de timp. Determinați dacă sunteți gata să luați pe fiecare dintre acești clienți la următoarea etapă a procesului de colectare, prin trimiterea conturilor la o agenție de colectare sau depunând o plângere în instanța pentru cereri de despăgubire. S-ar putea să știți că soția unui client are cancer terminal, astfel încât să decideți să nu îl luați în instanță. Este compania dvs., astfel încât să puteți decide.

În cele din urmă, utilizați sistemul dvs. de colecții pentru a determina modul în care veți contacta toți clienții cu facturi de 30 de zile sau mai mult. Lăsați sistemul să vă ghideze, dar nu ezitați să faceți excepții.

Perioada medie de colectare

S-ar putea să doriți, de asemenea, să calculați un raport de analiză a afacerii numit "perioadă medie de colectare". Acest calcul arată numărul de zile, în medie, pe care trebuie să-l colectați pentru vânzările companiei. Puteți vedea dacă acest raport crește în timp, luând mult timp pentru a colecta.

Dacă lucrați pentru a vă îmbunătăți rata de colectare utilizând raportul de îmbătrânire a conturilor de încasat și alte instrumente de analiză financiară, cum ar fi perioada medie de colectare, puteți îmbunătăți plățile și puteți avea mai mulți bani în afacerea dvs. Utilizați procesul de colectare pe care l-ați configurat și rețineți întotdeauna regula nr. 1.