Negocierea în procesul de achiziționare

Negocierea în procesul de achiziție acoperă perioada de la prima comunicare între cumpărătorul cumpărător și furnizor până la semnarea definitivă a contractului. Negocierea poate fi la fel de simplă ca încercarea de a obține o reducere la un caz de mănuși de siguranță, până la complexitatea achizițiilor majore de capital.

Un profesionist de cumpărare trebuie să aibă drept scop să aibă succes în negocierile cu furnizorii pentru a obține cel mai bun preț cu cele mai bune condiții pentru fiecare articol achiziționat.

Baza inferioară a furnizorilor și contractele pe termen lung

Procesul de negociere a devenit un sector mai important în procesul lanțului de aprovizionare, deoarece companiile doresc să-și reducă cheltuielile și să-și mărească puterea de cumpărare. Aceasta înseamnă că profesioniștii din domeniul achizițiilor trebuie să negocieze rate mai înalte cu furnizorii, menținând în același timp sau sporind calitatea și serviciile.

În trecut, companiile aveau o listă lungă de furnizori care ar cumpăra elemente diferite de la care solicita resursele de cumpărare pentru a petrece timp limitat la negocierea celor mai mici prețuri. Cea mai bună soluție a fost compararea prețurilor din cataloguri și selectarea vânzătorului pe baza acestor informații. Tendința în ultimul deceniu a fost aceea de a raționaliza baza de furnizori și de a încheia acorduri pe termen lung cu un singur furnizor. Aceasta oferă companiilor posibilitatea de a negocia prețuri semnificativ mai mici pentru elementele pe care le cumpărau de la un număr de furnizori separați.

Furnizorii sunt parteneri

Accentul în negociere sa îndepărtat de scenariul celui mai scăzut preț până la negocierea cu mai puțini furnizori pentru a obține cel mai mic preț cu cele mai bune servicii, calitate și condiții. Scopul companiilor a fost acela de a reduce cheltuielile generale, în loc să negocieze cel mai mic preț cu un număr mare de furnizori, care nu au dat cel mai bun rezultat global.

Contractele negociate pe termen lung cu o bază de furnizori mai mică au generat mai mult o relație parteneră între cumpărător și furnizor. Relația poate deveni un adversar mai puțin favorabil cumpărătorului și vânzătorului. Într-o relație de tip partener, cumpărătorul va încuraja vânzătorul să sporească calitatea și serviciul, iar vânzătorul știe că, prin acest lucru, parteneriatul va continua cu un contract reînnoit cu vânzări garantate.

Negociere sau RFQ

Serviciile de achiziții neguvernamentale continuă să ofere o gamă de furnizori prequalified o cerere de ofertă (RFQ) pentru elementele sau serviciile pe care dorește să le achiziționeze. Procesul de licitare competitivă poate produce o serie de oferte și condiții pe care departamentul de achiziții le va evalua și apoi va acorda afacerea. Acest lucru poate sau nu poate implica o formă de negociere.

Cele mai multe afaceri negociate vor implica elemente sau servicii care nu sunt neapărat definite de un RFQ. Departamentul de achiziții și vânzătorul vor negocia mai mult decât un preț. Negocierea va cuprinde, de obicei, ceea ce urmează să fie fabricat sau care este amploarea serviciului care trebuie furnizat, garanția, serviciile de transport, asistența tehnică, alternativele de ambalare, planurile de plată etc.

Achiziționarea de elemente sau servicii cu un cost semnificativ va necesita negocieri extinse pentru a ajunge la un contract final.

Specialiștii din domeniul achizițiilor sunt obligați să participe la aceste tipuri de negocieri pentru a asigura companiilor lor obținerea celui mai bun preț cu cele mai favorabile condiții, iar personalul ar putea fi nevoit să fie instruit în metode de negociere, deoarece devine mai obișnuit într-un climat economic dificil.

Obiective de negociere

Personalul de achiziție trebuie să intre în toate negocierile cu obiective clar definite. Fără a avea obiective, posibilitatea ca profesionistul care achiziționează să accepte prețul, calitatea sau serviciul să fie majorat în mod semnificativ. Negociatorul ar trebui să înceapă discuții cu vânzătorul cu obiective precise pe care doresc să le atingă pentru compania lor.

Obiectivul nu ar trebui să fie absolut și ar trebui să permită o anumită flexibilitate. Cu toate acestea, negociatorul ar trebui, de asemenea, să se asigure că nu se abate de la obiective și că se lasă să negocieze în domenii care nu făceau parte din discuție. De exemplu, un negociator ar fi putut colabora cu vânzătorul cu privire la obiectivele sale privind prețul și serviciul, dar nu calitatea. Atunci când vânzătorul începe să discute despre calitate, negociatorul trebuie să se abțină de la orice acord în cazul în care nu are un obiectiv stabilit.

Negocierea reprezintă o parte importantă a rolului profesioniștilor în achiziții. Este o abilitate care este învățată, iar instruirea poate ajuta achiziționarea personalului în înțelegerea a ceea ce este necesar atunci când se negociază cu vânzătorii.