Cum de a vă face e-mailurile de afaceri mai profesioniste

Mulți proprietari de afaceri mici se bazează pe e-mail ca mod principal de comunicare de afaceri. Acest lucru nu este surprinzător; e-mailul este rapid, ușor și oferă o pistă de hârtie. Dar asta nu înseamnă că mesajele dvs. de e-mail, mai ales atunci când vine vorba de comunicarea de afaceri, ar trebui să fie relaxate. De fapt, comunicarea necorespunzătoare prin e-mail vă poate costa clienții în timp ce le-ați afectat brandul și reputația.

Trimiterea e-mailului de afaceri profesional se reduce la crearea de obiceiuri care se concentrează pe o comunicare clară, succintă și adecvată.

1. Utilizați o adresă de e-mail de afaceri

Când sunteți proprietar al unei companii, desfășurați o activitate în numele companiei dvs., asigurați-vă că utilizați o adresă de e-mail pentru companie. În mod ideal, aceasta înseamnă că aveți o adresă de afacere (adică, numele [email protected]) pe care o utilizați pentru întreaga comunicare de afaceri.

Dacă acest lucru nu este posibil, puteți să creați o adresă de e-mail gratuită care să includă numele companiei dvs. (adică numele dvs. de [email protected]). Utilizarea unei adrese de e-mail personale care nu are nicio legătură cu afacerea dvs. poate, în cel mai rău caz, să vă rănească profesionalismul și, în multe cazuri, să nu fiți luat în serios.

2. Păstrați mesajele scurte și dulci

Nu este nimic în neregulă cu explicarea detaliată a lucrurilor; poate oferi claritate și reduce neînțelegerile. Dar când un mesaj e-mail începe să arate ca un roman, puteți pierde rapid atenția destinatarului și puteți confunda problema cu informații irelevante. Pentru a evita acest lucru, lipiți cu un subiect pe e-mail și când trebuie să includeți mai multe informații, utilizați subcapitole îngroșate astfel încât cele mai importante detalii să fie clare.

3. Utilizați liniile de referință descriptive

Ați deschis vreodată un mesaj de e-mail pe baza subiectului, și ați ajuns complet confuz și puțin supărat când a fost vorba de ceva complet diferit? Din moment ce țineți deja fiecare e-mail pe care l-ați scris limitat la un subiect pentru fiecare sfat de mai sus, trebuie să vă asigurați că linia de subiect reflectă acel subiect și nimic altceva. Acest lucru nu va ajuta numai pe destinatar, ci va ajuta, de asemenea, să vă ușureze gestionarea propriilor mesaje primite.

4. Tone It Down

Este ușor să lăsați lucrurile să zboare atunci când trimiteți un e-mail deoarece puteți simți că sunteți protejat de ecranul calculatorului dvs., dar unele conversații pot fi ușor înțelese greșit în e-mail. De fapt, fără indiciile de comunicare verbală pentru a tempera mesajul pe care îl trimiteți, orice e-mail poate fi preluat în mod greșit. Dacă trimiteți un mesaj care poate fi pus la îndoială, recitiți-l înainte de a trimite și dacă nu sunteți sigur încă, probabil că sunteți mai bine să luați telefonul.

5. Faceți-vă semnătura dvs. de e-mail utilă

Citatele, promoțiile și buletinele de buletine de înscriere într-o semnătură de e-mail pot fi eficiente în anumite situații, dar aceste articole nu ar trebui niciodată să utilizeze semnătura dvs. de e-mail pentru ceea ce se intenționează a fi folosite - furnizând informațiile dvs. de contact. E-mailul inițial sau răspunsul dvs. ar trebui să includă o semnătură de e-mail cu numele dvs. complet, compania și adresa URL minimă. Un număr de telefon, titlul și repetarea adresei de e-mail nu suferă nici un rău.

6. Verificați ortografia și verificarea

Verificarea ortografică este ușoară. Asigurați-o ca setare implicită în clientul de e-mail pentru a verifica toate mesajele înainte de a le trimite. E-mail-ul este mai informal și există o mai puțină atenție cu greșeli de ortografie și gramatică, dar pare îngrozitor să trimiteți un mesaj plin de erori. Ultimul lucru pe care îl doriți este să vă faceți o impresie proastă, deoarece vă grăbiți să trimiteți un e-mail și ați omis verificarea ortografiei și gramaticii.

Email-ul este o metodă importantă de comunicare în afaceri, chiar dacă nu este prima dvs. preferință. Urmărind cele mai bune practici de e-mail de afaceri, vă veți ajuta să păstrați comunicarea dvs. de e-mail profesională și productivă și puteți avea încredere că impresia pe care o faceți este una bună.