Ce este o factură și ce include aceasta?

Un factura, denumită uneori o factură de vânzare, este un document trimis de către un furnizor al unui produs sau serviciu către cumpărător. Factura stabilește o obligație din partea cumpărătorului de a plăti, creând un cont de încasat. Cu alte cuvinte, factura este o verificare scrisă a acordului dintre cumpărător și vânzătorul bunurilor sau serviciilor.

Facturile reprezintă o parte importantă a sistemului de evidență contabilă și de evidență a contabilității, deoarece înregistrează tranzacții de vânzări.

Ce include o factură?

Secțiunile obișnuite dintr-o factură includ:

• Data că factura a fost creată. Nu uita asta. Data facturii inițiază ceasul pe client. Dacă aveți termeni (o limită de timp pentru plată), doriți să includeți data astfel încât toată lumea să știe când plata este datorată.
• Numele și adresele clientului și furnizorului. Dacă creați factura în software-ul contabil, puteți avea nevoie doar de adresa de e-mail a clientului, dar este totuși o idee bună să colectați și să includeți adresa fizică în cazul în care trebuie să trimiteți o scrisoare sau un document real.

• Numele de contact a persoanelor fizice de la cele două afaceri (sau de afaceri și individuale). Este o regulă bună pentru relațiile cu clienții, pentru a vă asigura că scrieți numele corect.
• Descrierea articolelor achiziționate, fie produse sau servicii, inclusiv prețurile și cantitățile. Deseori veți avea descrieri standard de articole și numere de inventar. Dar fii cât mai specific și mai detaliat posibil, când creezi factura. Acest lucru evită confuzia și problemele "nu știam".
• Termeni de plata. De exemplu, furnizorul poate specifica "net 30 de zile", ceea ce înseamnă că întreaga sumă este datorată în termen de 30 de zile.

Cum să facturați un client

Este posibil să utilizați software-ul de contabilitate online pentru afaceri sau poate să utilizați o factură pre-imprimată pe care o veți completa. Procesul funcționează la fel pentru ambele procese de facturare.

Veți pregăti o factură numai după ce ați expediat sau livrat produsul sau serviciul clientului.

• Începeți identificarea clientului. În unele cazuri, poate doriți să identificați un sub-client sau un loc de muncă în fișierul respectivului client.
• Include numerele anterioare ale documentelor legate de această vânzare, inclusiv orice comandă de aprovizionare sau contract de vânzare sau estimare.
• Identificați articole vândute și livrate. De obicei, veți include numele produsului sau serviciului, cantitatea (sau timpul, pentru servicii) și rata (pe articol sau pe oră). Dacă utilizați software online, suma totală pentru fiecare element este calculată. Acesta este locul în care ar putea fi necesar să clasificați un element ca fiind "comandat înapoi".
• Fiecare element își are linia proprie și se adaugă totalul tuturor liniilor.
• Apoi, veți include orice informații depozite deja făcute de client sau orice altceva reduceri aplicată la această factură.
• Este posibil să doriți să oferiți clienților diferite metode de plată, oferind, eventual, o reducere pentru plata în numerar.
• Includeți termeni de livrare pentru produsele expediate. Există două tipuri: punctul de expediere FOB sau destinația FOB. (FOB înseamnă "liber la bord".) Dacă termenii sunt punct de expediere FOB, expeditorul (care este vânzătorul) plătește transportul. Dacă termenii sunt destinația FOB, cumpărătorul plătește transportul maritim. Este, de asemenea, o idee bună să notați dacă clientul preia elementul sau articolele, în cazul în care există vreo întrebare cu privire la elementul primit.
• Includeți condiții de vânzare. Asta este, atunci când doriți cumpărătorul să plătească și veți da orice reducere pentru plata anticipată? Termenii sunt exprimați ca acest 2/10 Net / 30. Acest lucru înseamnă că veți acorda o reducere de 2% dacă plata va fi primită în termen de 10 zile, iar întregul sold se va datora în 30 de zile.

Facturile pot fi trimise prin poștă, prin e-mail sau fax către un client.

Când un client plătește, numărul de factură trebuie să fie notat pe chitanța de vânzare și să corespundă chitanței de vânzare din software-ul dvs. contabil, astfel încât este clar că factura a fost plătită. Plata va duce la plata sumelor restante din contul dvs. de încasări.

Facturi vs. comenzi de aprovizionare

Facturile sunt uneori confundate cu comenzile de cumpărare. Comenzile de cumpărare (OP) sunt înaintea tranzacției, iar facturile sunt după tranzacție. Comenzile de comandă înregistrează o comandă a unui client unui furnizor sau unui furnizor. O factură, pe de altă parte, înregistrează primirea produsului sau serviciului și, după cum sa menționat mai sus, termenii de plată. Comenzile de cumpărare sunt utilizate de mai multe companii ca parte a unui proces de aprobare. Unele companii solicită comenzi de achiziție pentru produse sau servicii peste o anumită sumă.

Facturi vs. facturi

Diferența dintre o factură și o factură este obiectivul și punctul de vedere. Factura este creată de un furnizor și este o declarație de servicii sau produse produse și livrate unui client, inclusiv suma datorată. O factură poate fi creată înainte sau după primirea produsului sau serviciului. Este normal ca o factură să fie inclusă în produsele livrate, astfel încât destinatarul să poată verifica elementele pentru a se asigura că sunt toate acolo.

Un proiect de lege este o cerere de plată. Un proiect de lege este de obicei considerat din punctul de vedere al clientului. Este obișnuit să primiți o factură fără factură, ca într-un magazin de restaurante sau magazine. Un proiect de lege este dat de obicei cu așteptarea unei plăți imediate.

Câteva exemple de facturi

Această factură eșantion include informații canadiene, dar vă va oferi o idee despre ce include o factură.

Iată câteva indicații pas cu pas pentru crearea unei facturi.