Coordonatorii locali Lista de verificare a configurației evenimentelor

Cele mai multe locuri sunt obișnuiți cu presiunile care vin cu coordonarea mai multor evenimente într-un timp scurt. La urma urmei, afacerea lor depinde de furnizarea de servicii de calitate și fiecare eveniment este o oportunitate de a-și prezenta abilitățile atât pentru planificatorii evenimentului, cât și pentru participanți. Momentul cel mai critic, totuși, vine înainte ca evenimentul să înceapă, când clientul intră în sala de banchet pentru configurare. În acest moment, tonul va fi setat pentru restul zilei. Aceasta este o lecție pe care am învățat-o repede ca coordonator al locației și am dezvoltat mai târziu propria listă de verificare pentru a menține clienții satisfăcuți (și ocupați) în timpul perioadei de instalare pline de stres.

Au carucior gata

Primul lucru pe care clientul dvs. va dori să îl facă este să despacheteze toate consumabilele de eveniment din vehiculul lor. Aceasta poate fi o sarcină dificilă, mai ales dacă situația parcării este greu de navigat. Imaginați-vă pe cineva care intră în locul tău cu o încărcătură de cutii grele - care este primul lucru pe care îl vor căuta? Răspunsul este, bineînțeles, un cărucior sau orice altceva care va ușura sarcina și va face mult mai ușor operațiunea de distrugere a terorismului. Având cărucioarele disponibile chiar atunci când merg pe șantier este o modalitate ușoară de ai face să se simtă "ușurați" doar prin a se arăta.

Pregătiți tabelele de înregistrare

În continuare, pe lista de lucruri-de-a face pentru majoritatea clienților se obține de înregistrare de configurare. Aceasta înseamnă că locul tău trebuie să aibă toate componentele de înregistrare în loc înainte de a sosi. Aceasta include toate mesele, scaunele, electrice și plinte. Organizarea etichetelor de nume și a materialelor de check-in va consuma mult timp pentru planificatorii evenimentului și nu ar trebui să aștepte să obțineți aceste lucruri simple pentru ca aceștia să înceapă.

Au toate mesele și seturile de lenjerie

Stabilirea tuturor meselor și scaunelor din spațiul de evenimente poate dura, evident, ceva timp. Sperăm că, dacă veniți de la un eveniment anterior, ați spus clientului în avans când să așteptați ca toate componentele camerei să fie stabilite. Dacă clientul dvs. intră într-o încăpere cu zeci de muncitori care se deplasează pentru a-și stivui mesele și scaunele, probabil că se vor panica. În mod ideal, echipa dvs. de operațiuni va avea totul setat cu lenjerii de masă, astfel încât planificatorii să poată începe să introducă elemente centrale, elemente de licitație etc.

Scoateți toate semnăturile devreme

Doar pentru că planificatorul de lider știe cum să navigheze în clădire nu înseamnă că echipajul de sprijin nu o face. Puteți salva toată lumea o mulțime de hassle inutile prin actualizarea semnalizare în clădirea dvs., de îndată ce perioada de instalare este pe cale să înceapă. Rețineți că vânzătorii precum florariștii și DJ-ii trebuie, de asemenea, să știe unde să meargă. Acestea sunt toate lucrurile pe care le puteți revizui cu clientul dvs. înainte de ziua evenimentului, dar acestea trebuie, de asemenea, să vă faceți griji în ziua cea mare.

Examinați BEO și facturile

Din nou, probabil că ați trimis prin e-mail aceste documente de mai multe ori în timpul zilelor care au precedat evenimentul, dar nu le-a făcut niciodată rău să le revizuiți pentru ultima oară. Chiar dacă timpul de instalare este agitat, trebuie să scoateți 15 minute să priviți împreună aceste documente. Coordonatorii locali ar trebui să aibă un pachet gata pentru client, care să includă BEO, diagrama camerei și factura potențială. Foarte puțini planificatori cu experiență vor transmite oportunitatea de a revizui aceste documente critice.

introduceri

Asigurați-vă că aduceți membrii cheie ai echipei dvs. clientului dvs. pentru o introducere oficială. Această listă include managerul de catering, căpitanul de banchet, supraveghetorul de operațiuni și coordonatorul audio / vizual. Gândiți-vă în numele clientului dvs. când introduceți echipa - există detalii care ar trebui discutate față în față cu echipa dvs. de conducere? Începerea unei conversații scurte este o modalitate eficientă de a evidenția persoana responsabilă de fiecare zonă.

Această listă scurtă de verificare a elementelor de configurare a evenimentelor va merge mult spre menținerea fericirii clientului la sosire. Ca reprezentant principal al locației dvs., este întotdeauna cel mai bine să oferiți clienților numărul dvs. de telefon mobil în cazul în care ceva nu merge bine în timp ce lucrați în biroul dvs. Amintiți-vă, ar putea fi frustrați dacă au nevoie de ceva, dar vor fi și mai frustrați dacă nu găsesc pe nimeni să-i ajute!