Cum să conduceți întâlniri eficiente care să producă rezultate

Oamenii petrec atât de mult timp în întâlnirile de afaceri încât transformarea timpului de întâlnire în rezultate durabile este o prioritate pentru organizațiile de succes. Acțiunile care generează succesul întrunirilor de afaceri necesită gestionarea de către liderul întâlnirii înainte, în timpul și după întâlnire.

Dacă profitați de aceste douăsprezece sfaturi de gestionare a întâlnirilor de afaceri, întâlnirile și echipele dvs. vor funcționa mai bine și vor produce rezultate mai bune.

Acțiuni de luat înaintea întâlnirii de afaceri

Acțiunile înaintea întâlnirii de afaceri stabilesc baza pentru realizarea rezultatelor reuniunii. Puteți face toate urmăririle necesare, dar fără pre-lucrare, nu veți avea succes.

Planificați întâlnirea de afaceri

Reuniunile eficiente de afaceri care produc rezultate încep cu o planificare inteligentă. Mai întâi, identificați dacă aveți nevoie de alți angajați pentru a vă ajuta să planificați întâlnirea (adică, trageți persoane din câteva departamente). Apoi decideți ce sperați să realizați prin organizarea întâlnirii și stabilirea obiectivelor realizabile pentru întâlnirea dvs.

Obiectivele pe care le-ați stabilit pentru întâlnirea de afaceri vor stabili cadrul pentru un plan eficient de întâlnire. După cum spune Ștefan Covey în "Șapte obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți", "Începeți cu gândul final". Scopul întâlnirii dvs. va determina concentrarea conferinței, agenda de întâlnire și participanții care vor trebui să participe la întâlnire.

Asigurați-vă că aveți nevoie de o întâlnire

Acesta poate suna înapoi, dar, odată ce ați dezvoltat planul de întâlnire de afaceri, asigurați-vă că o întâlnire este un vehicul potrivit pentru realizarea obiectivelor pe care le-ați stabilit. Ședințele de holding sunt o afacere costisitoare atunci când luați în considerare costul facturat al participanților. Faceți toate eforturile pentru a determina că o întâlnire reprezintă cea mai bună ocazie de a rezolva problema, de a îmbunătăți procesul sau de a crea o strategie pe termen lung sau pe termen scurt pentru echipa sau departamentul dvs.

Asigurați participarea adecvată la întâlnire

Dacă o întâlnire de afaceri este mijlocul adecvat pentru a vă atinge obiectivele, verificați cu participanții a căror participare este necesară pentru reuniune pentru a reuși. Acest lucru poate suna ca un nu-brainer, dar se excursie până lider sovietic - participanții-cheie trebuie să fie disponibile pentru a participa la întâlnire.

Uneori oamenii trimit delegații în absența lor. Dacă un delegat participă la locul de luare a unei decizii cruciale, asigurați-vă că personalul desemnat are autoritatea de a lua decizii finale pe care poate fi semnat. În caz contrar, amânați întâlnirea.

Distribuiți și examinați lucrările prealabile înainte de întâlnire

Câte întâlniri ați participat, care au început cu facilitatorul de întâlnire, care a făcut o prezentare de hârtie sau a făcut o prezentare PowerPoint pe care să o lanseze pentru discuții? Este frustrant din cauza tacticilor de aramă; întâlnirea devine un grup read-in-greu de productiv pentru afacerea dvs.

Puteți face întâlnirile de afaceri cele mai productive și asigurați rezultate prin furnizarea pre-lucrărilor necesare înainte de întâlnire. Furnizarea de pre-lucrări, diagrame, grafice și materiale de lectură cu 48 de ore înainte de începerea unei întâlniri înseamnă că toată lumea vine pregătită să sară înăuntru.

Documentația care vă va ajuta să atingeți obiectivele întâlnirii poate include următoarele:

• rapoarte și date
• diagrame și linkuri către informații competitive
• vânzări de la un an la altul
• planuri de producție
• Slide-uri Microsoft PowerPoint care ilustrează punctele cheie de discuție
• minute, note și întâlniri de la întâlnirile anterioare sau reuniunile și proiectele conexe

Acțiuni de luat în timpul întâlnirii de afaceri

În timpul întâlnirii de afaceri, dacă utilizați timpul eficient, veți crea entuziasm pentru subiect și veți genera angajament din partea participanților. Oamenii se vor simți parte din ceva mai mare decât provocările lor de zi cu zi. Prin urmare, o întâlnire activă bine organizată, care stabilește etapa de urmărire, va produce rezultate de întâlnire.

Facilitarea unei întâlniri eficiente a afacerilor

Liderul întâlnirii stabilește un ton pozitiv și productiv pentru interacțiunea participanților la întâlnire. Facilitarea eficientă a întâlnirii începe cu o revizuire a obiectivelor sau a rezultatelor anticipate din cadrul reuniunii și a agendei. Facilitatorul ajută membrii grupului să rămână concentrați și productivi.

Proiectul de întâlnire și ordinea de zi au stabilit cadrul pentru întâlnire. Un facilitator eficient, care ține participanții pe drumul cel bun, asigură realizarea rezultatelor așteptate și dorite ca rezultat al întâlnirii.

Implicarea fiecărui participant în acțiuni acceptabile

Fiecare grup de lucru are personalități diferite care apar pentru întâlniri. Aveți colegi liniștiți, precum și oameni care încearcă să domine toate punctele de discuție. Indiferent dacă facilitați sau participați la întâlnire, trebuie să implicați fiecare participant în procesul de îndeplinire a obiectivelor întâlnirii.

Acest lucru asigură faptul că fiecare participant este investit în subiectul întâlnirii și va urma. Nu vei avea nici un membru - nici tu - încercarea de a transporta întreaga încărcătură.

Creați un Plan de urmărire eficientă a întâlnirilor de afaceri

În timpul întâlnirii de afaceri, faceți un plan de urmărire cu elemente de acțiune. Planurile eficiente includ următoarele:

• Elementul de acțiune specific
• Numele persoanei care a luat dreptul de proprietate pentru a realiza elementul de acțiune
• Data scadentă a elementului de acțiune
• Consens cu privire la ceea ce constituie completarea elementului de acțiune

Discutați scenarii de viața reală și barierele în calea succesului pe care membrii echipei le pot experimenta în încercarea lor de a realiza elementele necesare pentru a produce rezultate. Dacă aveți nevoie de o întâlnire de urmărire, setați timpul înainte ca participanții să plece, astfel încât să fie în calendarul tuturor.

Acțiuni de luat după întâlnirea de afaceri

Acțiunile și planificarea înainte și în timpul întâlnirii joacă un rol important în a vă ajuta să obțineți rezultate așteptate, pozitive și constructive. Acțiunile dvs. după întâlnire sunt la fel de importante. Urmărirea la următoarea întâlnire programată nu este suficientă pentru a asigura rezultate.

Publicați procesul-verbal al întrunirilor

Publicați minutele și planul de acțiune în decurs de 24 de ore. Oamenii vor contribui cel mai eficient la rezultate dacă încep imediat acțiunile de acțiune. Ei au încă o amintire nouă despre întâlnire, diferitele puncte de discuție și raționamentul fiecărui punct de întâlnire.

De asemenea, o întârziere în distribuirea minutelor vă va afecta rezultatele, deoarece majoritatea oamenilor așteaptă minutele să ajungă înainte de a-și îndeplini angajamentele.

Urmărirea eficientă a întâlnirii de afaceri

Respectarea și respectarea termenelor limită și urmărirea acestora vă vor ajuta să obțineți rezultate din întâlnirile dvs. În urma întâlnirii, fiecare persoană cu un element de acțiune trebuie să elaboreze un plan de acțiune pentru îndeplinirea fiecăruia dintre angajamentele sale.

Fie că ei scriu pașii în planificatorul lor, delega sarcinile unei alte persoane, fie că îndeplinesc sarcina imediat, individul este responsabil pentru urmărirea.

Și, puteți îmbunătăți rezultatele întâlnirilor urmărind cu fiecare persoană la jumătatea drumului dintre întâlniri. Obiectivul dvs. este de a verifica progresul și de a vă asigura că sarcinile sunt în desfășurare.

Responsabilitatea pentru urmărirea în timpul următoarei întâlniri

Ai stat vreodată într-o întâlnire de urmărire care a constat în faptul că fiecare participant a spus grupului de ce nu au reușit să-și îndeplinească angajamentul? Stabilirea normei sau obiceiurilor de responsabilitate pentru rezultate începe la începutul ciclului de întâlnire.

Urmărirea intervenției mediatorului între întâlniri ajută, dar grupul trebuie să facă ca angajamentele să nu fie acceptate inacceptabile. Participanții trebuie să raporteze progresul și rezultatele la următoarea întâlnire, așteptând ca toți participanții să-și îndeplinească obiectivele atribuite. Dacă o sarcină este blocată, la următoarea întâlnire a se vedea dacă există un obstacol legitim pentru a progresa și a determina cum să procedați.

Dezbateți procesul de întâlnire în afaceri pentru îmbunătățirea continuă

Practica de dezbatere a fiecărei întâlniri de afaceri este un instrument puternic pentru îmbunătățirea continuă. Participanții vor discuta despre eficiența sau ineficiența procesului actual de întâlnire de afaceri. Ei discută, de asemenea, progresul pe care îl consideră grupul pe acest subiect.