Bazele construirii unui buget al evenimentului

Ca planificator de evenimente, rămânerea în bugetul clientului dvs. este esențială. Și pentru a face acest lucru, aveți nevoie de un buget detaliat al evenimentului pe care dvs. și clientul dvs. sunteți de acord. Indiferent dacă sunteți nou la planificarea evenimentelor sau un profesionist experimentat, păstrarea unui buget de eveniment vă va ajuta să rămâneți organizați și pregătiți pentru orice anchetă a clienților - și să vă ajute să evitați depășirea bugetului. Pentru un eveniment de bază, cum ar fi un seminar sau o petrecere, Excel sau alte programe de calcul tabelar pot fi de ajutor. Afișează următoarele patru categorii în partea de sus:

• Articol
• Costurile proiectate
• Cheltuieli reale
• Detalii

Apoi, clasificați și urmăriți elementele de cheltuieli.

Gestionarea unui buget al evenimentului

1. Urmăriți costurile de închiriere. Pe măsură ce planificați evenimentul în sine și în timp ce vă întâlniți cu managerul de vânzări de la fața locului, urmăriți toate taxele de închiriere proiectate pentru spațiul de evenimente și funcții, menaj, manipularea bagajelor și cheltuielile aferente.
2. Estimați costurile de catering. Acestea includ toate cheltuielile legate de alimente și băuturi, inclusiv sfaturi și gratuități - care pot reprezenta până la 30%.
3. Taxele de transport al documentelor. Acestea includ transferurile, vagoanele, transferurile de evenimente și orice cheltuieli aferente.
4. Adăugați cheltuieli pentru decor. Cele mai multe evenimente includ cheltuieli pentru decor, cum ar fi piese centrale, florale, închirieri corturi etc. Aici e lista cu aceste costuri.

1. Taxele de divertisment și echipamente pentru documente. Cheltuielile obișnuite din această categorie includ echipamentul A / V, dar este, de asemenea, un loc bun pentru a lista onorariile vorbitorilor sau dacă angajezi animatori.
2. Rezumați taxele de imprimare. Câteva taxe mici de articole se combină de fapt pentru a crea un element de cheltuieli mai mare. Acestea includ invitații, insigne de nume, broșuri de programe, semne de evenimente și bannere.
3. Creați un element rând pentru cadouri. Un sfat comun eveniment este de a nu permite unui invitat să plece cu mâna goală. Deci, indiferent de darul sau darurile pe care le oferiți, urmăriți costul pentru ele separat; ați fi uimiți de cât costă aceste articole.

1. Identificați cheltuielile pentru activități. Dacă evenimentul dvs. include activități precum golf, tenis, spa, rafting, ciclism sau alte activități, veți dori să notați costul acestor taxe separat. Luați în considerare sumarizarea costului total în foaia dvs. de calcul și atașarea unei defalcări.
2. Postați alte cheltuieli. În cazul în care o cheltuială nu se încadrează în niciuna dintre categoriile de mai sus, listați-i ca un element de cheltuieli diverse aici.
3. Dă-ți o categorie de fonduri de urgență. În funcție de mărimea sau complexitatea unui eveniment, vă recomandăm să vă oferiți până la 20% din bugetul evenimentului. În ciuda celei mai bune planificări, tarifele vor depăși planurile planificate cu cheltuieli pe care nu le luați în considerare. Acest lucru vă va împiedica să depășiți bugetul de fiecare dată.
4. Rezumați cheltuielile proiectate. Pe măsură ce construiți programul dvs. de eveniment, veți avea o bună proiecție a cheltuielilor totale. Acestea sunt informațiile pe care le veți partaja cu clientul evenimentului pentru a vă asigura că sunt conștienți de bugetul evenimentului, astfel încât să nu existe nici o surpriză mai târziu.
5. Rezumați cheltuielile reale. Acest lucru se întâmplă după încheierea evenimentului. Subtotalați facturile în cele 10 categorii de mai sus și documentați bugetul real. Dacă este extrem de favorabil, identificați economiile în bugetul real față de bugetul proiectat, demonstrând valoarea pe care ați adus-o acestui rol.