Aflați cum, de ce și când să documentați performanța angajatului

În lumea resurselor umane și a ocupării forței de muncă, documentația despre performanța unui angajat poate să vă facă sau să vă distrugă capacitatea de a disciplina, de a încheia sau de a promova, recompensa și recunoaște în mod corect angajații.

Documentația este esențială pentru managerii și personalul de resurse umane, deoarece trebuie să depuneți eforturi serioase pentru a înregistra toate evenimentele din istoricul angajărilor angajaților dvs. - atât incidente pozitive, cât și negative ale performanței.

Iată de ce managerii și personalul de resurse umane vor dori să documenteze cu atenție toate întâmplările.

De ce

• Documentația oferă dovezi că problemele legate de performanță au fost discutate cu angajatul în timp util și concis.
• Documentația oferă o istorie a îmbunătățirii sau a eșecului angajatului de a îmbunătăți performanța în timp. Este o descriere cronologică și precisă a acțiunilor angajatului, a acțiunilor managerului și a evenimentelor în care acestea apar.
• Documentația oferă dovezi care susțin deciziile manageriale de a lua măsuri nefavorabile, cum ar fi disciplina sau terminarea cu un angajat.
• Documentația oferă dovada că un angajat merită o promovare sau o oportunitate disponibilă față de alți angajați care sunt, de asemenea, eligibili.

• Documentația oferă dovezi care să justifice creșterile salariale, scăderea sau motivul pentru care un angajat nu a primit nicio majorare.
• În cazul unui proces, documentația completă și detaliată protejează interesele angajatorului. Documentația poate sprijini acțiunile conducerii în cazul încetării unui angajat nereușit. De asemenea, poate dovedi că angajatul a fost reziliat din motive legale, spre deosebire de altele, cum ar fi discriminarea ilegală.

Ce

Managerii trebuie să documenteze performanța angajaților, atât contribuții pozitive, cât și eșecuri de performanță. Ei trebuie să documenteze exact ceea ce angajatul a făcut și a spus și ce a făcut managerul și a spus ca răspuns în timpul întâlnirii sau conversației.

Trebuie să documentați toate acordurile făcute în timpul conversației, obiectivele stabilite, îmbunătățirile necesare și așteptate și calendarul pentru îmbunătățire. Documentația trebuie să conțină, de asemenea, angajamentele pe care managerul le ia pentru a asista angajatul.

Cum

Documentația trebuie scrisă în timpul sau imediat după întâlnire sau conversație cu angajatul. În nici un moment nu ar trebui să pierzi scrisul conversației în ziua în care a avut loc. Așteptarea până la ultima perioadă afectează calitatea documentației, deoarece se bazează pe memorie.

Una dintre cele mai grave greșeli ale managerilor face este să creadă că pot reconstitui un istoric de consiliere a angajaților după cum este necesar. Nici o persoană HR care are experiență de documentare decentă și în timp util nu va mai păcăli niciodată de o înregistrare reconstituită. Managerii care reconstruiesc din memorie aduc riscuri inutile și inacceptabile pentru compania lor, deoarece o istorie de confecționare nu va rezista într-un proces potențial.

Aveți nevoie de documentația dvs. pentru a vă apărea profesionist, elegant și organizat. Scrieți documentația ca și cum ați vorbi despre istorie unui terț. Niciodată nu știți cine vă poate citi documentația o zi, așa că asigurați-vă că aceasta reflectă profesionalismul dumneavoastră. (Spatele unui șervețel de cocteil, al unui plic sau al unei note lipicioase nu se califică drept documentație profesională.)

Documentația dvs. ar trebui să vină la noul manager al unui angajat dacă angajatul obține un nou loc de muncă - sau chiar tu - în organizația dvs. Pentru memoria dvs. și pentru a informa noul manager al angajatului, trebuie să puneți numele și titlul angajatului, numele și titlul și data completă pentru fiecare document.

Scrieți documentația care este reală, corectă, legală, obiectivă, completă și consecventă. Evitați părerile (Mike este nefericit, Alice este leneș, Tom mi-a mințit), nume-chemare, editorializare (John este un ticălos, Mark are o problemă de atitudine) și etichetare (Mary este iresponsabilă. jucător.).

Evitați și încercarea de a interpreta comportamentul angajatului. (Marsha nu trebuie să plătească această sarcină. Paula pare să fie în capul ei.) Minimizați-vă folosirea cuvintelor descriptive, cum ar fi adjective și adverbe (încet, sloppily, nefericit, moody, nepoliticos). Indicați comportamentul și acțiunile specifice ale angajatului, nu opinia sau interpretarea acestuia.

În documentație, ceea ce este necesar este o înregistrare exactă a conversației. Stick cu faptele și scrieți exact ceea ce ați spus și ce a spus angajatul. Asigurați-vă că documentația dvs. este lipsită de ambiguitate și că aceasta face faptele drepte. (În orice situație juridică potențială, erorile din oricare dintre evenimentele documentate fac ca toată documentația să fie suspectă.)

În cele din urmă, documentați toate acordurile, angajamentele, termenele, îmbunătățirile necesare, punctele de check-in și alte detalii care ar putea scăpa din memorie. Asigurați-vă că stabiliți o dată și o oră pentru termenele și datele scadente, astfel încât să nu apară neînțelegeri.

Cunoașteți politica de documentare a departamentului de resurse umane, care vă va spune ce documentație necesită plasarea în fișierul de personal al angajatului Orice documentare a acțiunilor disciplinare ar trebui să fie inclusă cu siguranță.

Unde

Deoarece documentația despre angajați este confidențială și privată angajatului, trebuie să aveți grijă ca orice documentație să rămână confidențială pentru manager, HR și, eventual, pentru următorul manager al angajatului. Astfel, nu se recomandă introducerea documentației pe o unitate de computer partajată. Documentația scrisă manuală și documentația unui manager care este tipărită se păstrează cel mai bine în spațiul blocat.

Dacă urmați aceste instrucțiuni, atunci când vizitați HR pentru a cere ajutor în ceea ce privește disciplina, încetarea sau transferul unui angajat într-un loc de muncă cu o mai bună potrivire, HR vă va ajuta să rezolvați problema sau să îmbunătățiți situația. Când HR vă spune să documentați, să documentați, să documentați sau nu vă pot ajuta; veți avea toate bazele acoperite.

Disclaimer: Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial, iar legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la o țară la alta. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.