Ghid pas cu pas pentru salarizare pentru întreprinderile mici

Calculul corect al salarizării poate fi o provocare, mai ales atunci când sunteți un proprietar al unei întreprinderi mici. Expertiza dvs. constă în spiritul antreprenorial - nu neapărat urmărirea diferitelor legi privind munca și taxele aplicabile fiecăruia dintre angajații dvs. Indiferent dacă aveți un singur lucrător sau un personal mare, stabilirea unui sistem de salarizare corect și fiabil va împiedica problemele grave pentru angajații și afacerea dvs.

Solicitați un număr de identificare al angajatorului (EIN)

EIN-ul dvs. este un număr unic atribuit în mod special afacerii dvs. în scopuri IRS. Acest număr identifică afacerea dvs. atunci când raportează informații despre angajații dvs. agențiilor guvernamentale federale și de stat. Exemplele acestor informații includ venitul total și taxele plătite în numele lor. Este posibil să auziți EIN numit Formularul SS-4 sau un cod fiscal - acestea sunt aceleași cu cele ale EIN.

Aplicați pentru EIN direct prin IRS. Cea mai convenabilă modalitate de a finaliza această tranzacție este printr-o aplicație online. Cu toate acestea, cererile sunt acceptate și prin fax și poștă.

Verificați statutul și regulamentele locale pentru cerințele suplimentare ale EIN

Deși multe state și localități acceptă identificarea dvs. federală pentru identificare, unele necesită numere separate în scopuri fiscale. Exemplele includ New York, Massachusetts și Carolina de Sud. Puteți stabili regulamentul dvs. de oraș și / sau stat, vizitând site-ul web al întreprinderii mici din statul respectiv.

Înțelegeți diferența dintre contractantul independent și angajat

Indiferent dacă angajezi contractanți sau angajați independenți, influențează în mod semnificativ modul în care sunt plătite veniturile, Medicare, Asigurările Sociale și impozitele de șomaj, deci este esențial să înțelegi distincția dintre cele două.

Testul de bază se reduce la următoarele trei întrebări:

• Controlează angajatorul când, unde și cum este finalizată lucrarea? Dacă da, muncitorul este probabil un angajat.
• Angajatorul controlează aspectele financiare ale activității? De exemplu, cheltuielile sunt rambursate? Angajatorul oferă instrumentele legate de muncă, cum ar fi computerele? Dacă da, muncitorul este probabil un angajat.
• Este relația în curs sau este angajatul angajat pentru un anumit proiect fără așteptări de angajare în continuare? Angajatorul oferă beneficii, cum ar fi asigurarea de sănătate și timpul liber plătite, angajatorului? Dacă relația este în desfășurare și / sau dacă se oferă beneficii, lucrătorul este probabil un angajat.

Obțineți formularul de angajat necesar

Odată ce documentele dvs. sunt în ordine, sunteți gata să vă angajați angajații. Asigurați-vă că ați adunat informații fiscale și de salarizare în primele câteva zile de la angajare pentru a vă asigura că primesc primul lor salariu în timp util. Poate doriți să încurajați utilizarea de către angajați a unui depozit direct pentru plăți mai rapide.

Fiecare angajat trebuie să completeze un formular F-4 privind impozitul pe venit, care vă permite să calculați reținerea fiscală corectă. Angajații trebuie, de asemenea, să completeze un formular I-9 pentru a verifica dacă li se permite să lucreze în mod legal în Statele Unite.

Alegeți perioada dvs. de plată

Cu cat aveti mai putine perioade de plata, cu atat este mai usor sa finalizati salarizarea. Cu toate acestea, unele state cer ca angajații să fie plătiți conform unui anumit program, de exemplu săptămânal sau bi-săptămânal. Dacă doriți să efectuați o plată mai mică decât o dată pe săptămână, contactați Departamentul de Stat al Muncii pentru a stabili dacă perioada de plată propusă este conformă cu reglementările de stat.

Creați procese legate de salarizare

Înainte de a putea emite plăți corecte, veți avea nevoie de o metodă de urmărire a orelor angajaților. Există multe instrumente disponibile în acest scop, de la foi de conectare de bază la platforme care urmăresc activitatea angajaților pe telefoane sau computere. De asemenea, este important să stabiliți politicile pentru timpul liber plătit dacă intenționați să îl oferiți, pentru orele suplimentare și pentru orice alte beneficii.

Pe de altă parte, trebuie să aveți un proces în vigoare pentru a vă asigura că deducerile pentru beneficii, impozite și altele similare sunt plătite furnizorilor și agențiilor corespunzătoare în numele angajaților dvs.

Selectați o platformă de salarizare

Dacă intenționați să gestionați salarizarea în interiorul dvs., asigurați-vă că dvs. sau contabilul dvs. vă simțiți confortabil cu nuanțele acestei sarcini. Există mai multe platforme de salarizare de înaltă calitate disponibile pentru a face lucrurile mai ușoare. Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor mici preferă serviciile de control externalizate, deoarece acești profesioniști au cunoștințele și experiența de a produce salarii exact și la timp.

Produce salarizare

Odată ce dvs. sau controlorul dvs. ați introdus informațiile personale ale angajaților în sistemul dvs. de salarizare, sunteți gata să efectuați prima dvs. plată de plată. Folosind instrumentele de cronometrare pe care le aveți la dispoziție pentru lucrătorii oră (non-excluse), introduceți sau raportați numărul de ore pentru fiecare. Angajații salariați (scutiți) nu trebuie să raporteze orele lor. Ele sunt plătite în aceeași sumă în fiecare săptămână.

Notă: dacă efectuați costuri de lucru în contabilitate, veți dori în continuare angajații salariați să-și urmărească orele. Acesta nu va lua în considerare plata salariilor săptămânale, dar veți dori să aveți posibilitatea să alocați cu precizie timpul pentru locuri de muncă pentru a înțelege costurile. Luați în considerare utilizarea unui program de urmărire a timpului care se sincronizează cu software-ul dvs. contabil general pentru a produce aceste rapoarte. Mulți vor avea o sincronizare cu salariul dvs., de asemenea, astfel încât să le poți folosi și pentru salariați și pentru angajații orari.

Păstrați înregistrările necesare

Anumite înregistrări legate de salarizare trebuie păstrate în scopuri IRS. Ca regulă generală, trebuie să păstrați toate înregistrările pentru persoanele care sunt angajate în mod activ, indiferent de durata mandatului lor.Multe înregistrări trebuie păstrate pentru o anumită perioadă după încetarea locurilor de muncă. De exemplu, înregistrările privind impozitul pe muncă trebuie păstrate timp de cel puțin patru ani. Instrucțiuni specifice sunt disponibile prin IRS.

Calculați și plătiți impozitele federale și de stat pentru salarii

În cele din urmă, dvs. ca angajator sunteți responsabili pentru efectuarea plăților pentru plata salariilor și pentru producerea anumitor rapoarte. În general, rapoartele se datorează fie trimestrial, fie anual. Utilizați resursele disponibile prin intermediul IRS și al biroului dvs. de impozitare de stat pentru a vă asigura că toate taxele și rapoartele sunt tratate corespunzător.

Precizia exactă a salarizării este una dintre cele mai importante responsabilități ale afacerii dvs. În primul rând, erorile privind salarizarea sunt o modalitate sigură de a supăra angajații. În al doilea rând, erorile fiscale pot genera amenzi și penalități semnificative. Luați în considerare cu atenție modul de gestionare a salarizării pentru a vă asigura că evitați cele mai frecvente capcane.