Achiziționarea în general a lanțului de aprovizionare cu plată (P2P)

Procesul de achiziție la plată, cunoscut și sub numele de procesul P2P, conectează procesul de achiziție și întregul proces al lanțului de aprovizionare în cadrul unei companii prin procesul de primire a bunurilor și, în final, plata plătită vânzătorului.

În ultimii ani, companiile au analizat cu atenție achiziția lor pentru a plăti procesele pentru:

• Reducerea costurilor totale ale lanțului de aprovizionare și a stocurilor
• Eliberați banii necesari
• Îmbunătățiți performanța operațională
• Luați decizii financiare îmbunătățite

În plus față de reducerea costurilor totale ale lanțului de aprovizionare și a inventarului, îmbunătățirea procesului de achiziție la plată poate adăuga o vizibilitate care permite conducerii oportunitatea de a avea o comunicare mai bună cu vânzătorul cu privire la locul în care se află produsele în procesul de livrare și plata către vânzător.

Elemente ale procesului de achiziție la plată

Există multe elemente ale procesului P2P, fiecare dintre acestea fiind important în procesul general. Procesul începe cu aprovizionarea cu produse și se încheie cu plata către furnizorul selectat.

aprovizionare

Procesul P2P începe cu departamentul de achiziții solicitat de cercetare și dezvoltare sau departamentul de producție pentru a găsi un furnizor pentru un element sau serviciu special. Departamentul de cercetare și dezvoltare poate să fi produs o specificație în cadrul căreia vânzătorul trebuie să efectueze.

În unele cazuri, elementul poate fi elementul de stoc standard care este necesar pentru procesul de producție și poate necesita doar departamentul de achiziții să găsească elementul de cea mai bună calitate la cel mai bun preț. În funcție de elementul sau serviciul necesar, departamentul de achiziții poate emite o solicitare de ofertă (RFQ) sau poate selecta furnizori adecvați pe baza relațiilor anterioare.

contracte

Atunci când departamentul de achiziții a selectat un furnizor sau vânzători adecvați, va exista un proces de contractare în care vânzătorii și departamentul de achiziții vor negocia un contract bazat pe preț, termeni de plată și orare de livrare.

Aprovizionare

După încheierea contractelor între companie și vânzător, comenzile de cumpărare pot fi ridicate și trimise vânzătorului. Pentru a îmbunătăți timpul de livrare a articolelor, compania poate trimite comanda de achiziție electronică în loc să trimită sau să trimită prin fax.

Prin trimiterea unei comenzi electronice de achiziție, informațiile pot fi introduse direct în sistemul informatic al furnizorului. Pentru a vă asigura că există vizibilitate, vânzătorul ar trebui să furnizeze informații despre progresul companiei, cum ar fi datele actualizate de livrare și documente, cum ar fi notificarea avansată de expediere (ASN).

Primire de bunuri

După expedierea articolelor de la vânzător, următorul pas este ca elementele să ajungă la client. Elementele vor fi verificate pentru a se asigura că cantitatea este aceeași cu cea a comenzii de achiziție, precum și verificarea articolelor pentru deteriorare și calitate.

Dacă există vreo problemă cu elementele primite, clientul va informa distribuitorul astfel încât fiecare element să poată fi returnat sau să fie aranjat un discount.

Facturare

Furnizorul poate factura clientul în orice moment după expedierea articolelor. Prin utilizarea unei soluții de facturare electronică, procesul P2P poate fi simplificat astfel încât informațiile să fie introduse în sistemul de plăți al clienților.

Când elementele sunt primite, potrivite cu factura și comanda de achiziție, procesarea facturilor poate începe.

Prelucrarea facturilor

În procesul P2P, procesarea facturilor ar trebui făcută astfel încât să se obțină toate reducerile oferite de vânzător. În contractul negociat, vânzătorul poate oferi reduceri pentru plata efectuate de client înainte de plata datoriei.

De exemplu, vânzătorul poate oferi o reducere de cinci procente pentru plățile efectuate mai puțin de zece zile după primirea articolelor.

Google Analytics

Ca parte a procesului P2P, o companie ar trebui să aibă o viabilitate completă a cheltuielilor de achiziție. Monitorizarea constantă a cheltuielilor va identifica zonele care ar putea fi un motiv de îngrijorare, cum ar fi vânzările care cresc prețurile sau cheltuielile necinstite.

Un proces P2P care încorporează cele mai bune practici poate salva companiile bani. Ar trebui să includă limitări asupra a ceea ce poate fi achiziționat în afara procesului standard P2P.

Permițând achizițiile non-standard, incidența costurilor inutile să crească, iar poliția acestor achiziții poate duce la pierderea resurselor care ar putea fi salvate dacă s-ar utiliza procesul corect P2P.

Acest articol a fost actualizat de Gary W. Marion, expert în logistică și lanțul de aprovizionare pentru echilibru.