Greșelile obișnuite ale avocaților se fac la trimiterea de e-mailuri

Avocații sunt cunoscuți pentru natura lor prudentă, dar, ca toți ceilalți, pot face greșeli atunci când folosesc e-mailul. Unii devin povești de groază, în timp ce altele sunt jenante. Următoarele sunt greșelile comune pe care le fac avocații în e-mailuri.

Trimiterea lui "din biroul"

Această terminologie de modă veche este prostească și pretențioasă. Mai rău, numele sau parțial numele expeditorului este întrerupt, deoarece majoritatea inbox-urilor sistemului de e-mail nu afișează numele expeditorilor care sunt lungi.

Folosește-ți numele.

Adăugarea de Flori Fancy

Unii avocați încearcă să devină creativi cu apariția e-mailurilor lor. Fancy înflorește în semnături sunt comune, precum și grafice inutile sau opere de artă. Orice lucru care face cuvintele greu de citit este o idee proastă. De asemenea, mesajul este mai lent pentru a fi deschis. Nu te complica. Nu îți vinzi abilitățile artistice.

Uitarea pentru a utiliza blocul de semnături

Cele mai multe sisteme de e-mail au un bloc de semnătură automatizat ușor de utilizat. Utilizați-l pentru a elimina riscul că veți uita să includeți informații de bază precum numele, adresa și numărul de telefon. Unii avocați își transformă foile de e-mail în mini-reclame, în timp ce alții adoptă o abordare minimalistă. Mulți adaugă o notă de confidențialitate sau o declarație de declinare a responsabilității. Toate acestea sunt utilizări acceptabile ale unui bloc de semnătură pentru e-mail.

Trimiteți prin e-mail în timp ce sunteți supărat

Avocații pot fi în mod deosebit expuși riscului de e-mail în timp ce se supără, deși se poate întâmpla oricui.

În vremurile vechi, avocații aveau secretari de scris scrisori și un decalaj lung înainte de preluarea poștei. Re-creați acea perioadă de răcire pentru dvs. înainte de a lansa un e-mail. Ar putea face diferența între păstrarea sau pierderea clienților, a prietenilor și a banilor.

Nu răspund rapid

Unii avocați presupun că regula veche de cinci zile pentru a răspunde corespondenței de afaceri se aplică la e-mail.

Nu este. Oamenii se așteaptă la răspunsuri mai rapide la un e-mail decât o scrisoare trimisă prin poștă. Încercați să răspundeți în decurs de 24 de ore. Dacă problema este complicată, trimiteți o confirmare și lăsați persoana să știe când să se aștepte la un răspuns. În caz contrar, clientul este lăsat să speculeze dacă vine vreun răspuns.

Trimiterea e-mail la adresa greșită

Funcția de completare automată a sistemelor de e-mail este o mare comoditate, dar crește riscul trimiterii unui e-mail către destinatarul greșit. Aceasta ar putea fi doar o mică jena, dar în unele cazuri ar putea constitui o neglijență profesională. Nu transmiteți în mod accidental mesaje de comunicare confidențiale clientului către un avocat care se opune sau unui alt client.

Utilizarea "Răspundeți tuturor" fără verificarea dublă

Spuneți că sfatul opus vă trimite un e-mail cu o propunere sau o afirmație de opinie. Trimiteți e-mailul celorlalți avocați din firma dvs. care sunt implicați în acest caz. În curând, butonul "răspundeți tot" este folosit în mod liber și nimeni nu observă că avizul opus este copiat în discuția internă de la firma dvs. S-a întâmplat. Când apăsați pe "răspundeți pe toate", verificați fiecare adresă de e-mail din lista de destinatari înainte de a apăsa pe Trimitere.

Utilizarea liniilor de subiect Sloppy

O linie simplă și informativă, cum ar fi "cazul Parkerson" sau "acordul propus de Smith", funcționează cel mai bine. Nu lăsați linia subiectului gol sau mesajul dvs. poate fi trecut cu vederea. Păstrați-vă tonul serios și profesionist, evitând orice tentație de a folosi o linie de subiect cum ar fi "clientul meu idiotic" sau "ordinul stupid al judecătorului". Nu uita niciodată că un e-mail poate fi transmis oricui.

Nu argumentați prin e-mail

Atunci când oamenii vorbesc față în față, tonurile facială și tonurile vocale ajută la clarificarea intenției.

La apelurile telefonice, vocea unui vorbitor semnalează atunci când o declarație trebuie să fie sarcastică, glumă sau serioasă. Dar prin e-mail, este periculos de ușor să înțelegi complet intenția unei persoane și să răspunzi necorespunzător.

Avocații, care se certă între ei tot timpul, pot fi în mod deosebit în pericol. Un răspuns la declanșarea părului la rușinea sau ostilitatea percepută ar putea fi dezastruos. Așteptați un timp și apoi citiți din nou mesajul. Chiar dacă încă percepeți rudeness, încercați să răspundeți cu politețe. S-ar putea să-l descurajezi.