Lăsați un mesaj vocal profesionist

01 Gândiți-vă mai întâi

Înainte de a ridica telefonul, opriți-vă o clipă și faceți o mini-repetiție a apelului în capul tău. Reduceți scopul său la una sau două propoziții. Mai mult de 50% din apeluri sunt trimise către mesageria vocală, deci fiți pregătiți pentru ceea ce veți spune dacă persoana pe care o apelați nu se ridică. Lăsați un mesaj vocal concis care să-ți precizeze scopul și să nu pierdeți timp.

02 Prezentați-vă

Începeți fiecare mesaj vocal prin introducerea dvs., astfel încât destinatarul să știe cine sună imediat. Ar trebui să includă numele dvs. complet și numele companiei: "Suzy Jones, aceasta este Jane Doe chemând compania X despre contul tău".

Asigurați-vă că știți cum să pronunți numele persoanei pe care o apelați. Nu doriți să vă insultați neintenționat înainte de a stabili contect.

03 Vorbiți încet

Vorbiți destul de încet și cu atenție, astfel încât destinatarul să poată auzi și înțelege fiecare cuvânt. Ascultarea mesajelor în care vorbitorul vorbește prea repede pentru a fi înțeles este foarte frustrant. Asigurați-vă că dacă lăsați un număr de apel invers, repetați-l de două ori, astfel încât persoana să o poată nota și să o verifice.

04 Vorbește clar

Vorbiți direct în piesa bucală a telefonului într-un ton clar și mod corespunzător de voce. Nu țineți telefonul între obraz și umăr astfel încât piesa bucală să fie poziționată de gât; este bine în timp ce formați sau în timp ce telefonul sună la celălalt capăt, dar nu o dată ce sunteți conectat, deoarece sună la sunet.

05 Păstrați-l scurt

Nu trebuie să lăsați toate detaliile pe mesajul voicemail. Cele mai multe sisteme de telefonie de afaceri au o limită de timp de 1 până la 2 minute pentru mesaje înainte de a le tăia. Lăsați un scurt rezumat al motivului apelului dvs. și închideți-l cu o cerere de apel invers.

06 Sfârșitul profesional

La fel ca o scrisoare de afaceri profesională, încheiați cu informațiile dvs. de contact. Dacă persoana nu este familiarizată cu dvs. sau ar putea avea probleme în a vă plasa, repetați numele și compania împreună cu cea mai bună modalitate de a vă contacta. Dacă aveți deja o relație, puteți trece repetând numele dvs., dar asigurați-vă că ați dat cel mai bun număr pentru a vă apela înapoi și la ce momente veți fi disponibile.

07 Încercați din nou

În loc să închideți după ce terminați, apăsați semnul lirei (tasta #); în multe sisteme, aceasta vă oferă mai multe opțiuni, inclusiv reluarea mesajului. Încercați să faceți acest lucru și, dacă nu vă place ceea ce auziți, reînregistrați-l.

Dacă credeți că mesajul dvs. vocal a fost abandonat de sistem înainte de a termina, apelați din nou. Deconectează-te prin a spune persoanei că crezi că mesajul tău anterior a fost abandonat sau tăiat, apoi recapitulă rapid. Ține-l scurt; nu vrei să vii ca un dăunător.

08 Practică și testează-te

Dacă sunteți nesiguri sau simțiți nervozitatea cu privire la părăsirea mesajelor de afaceri, practicați-vă cu un prieten sau cu un coleg. Lasă-i un eșantion de mesaj vocal și cere o critică: Vorbești prea repede? Vocea voastră este prea mică? Ești greu de înțeles în vreun fel? S-ar putea chiar să meritați să vă lăsați un mesaj vocal pentru a auzi cum vă sunați.