Big Event Planning Greseli pe care le puteți preveni

Produsul pe care îl creează planificatorii de evenimente este atât delicat, cât și trecător. Evenimentele pot fi afectate negativ de o multitudine de circumstanțe, iar odată ce daunele se fac, este de obicei imposibil să "încerci din nou". De aceea planificarea necesită o astfel de devotament la detalii. O mică greșeală poate declanșa o reacție în lanț care este dificil de recuperat. Mai jos sunt 5 astfel de greșeli, așa că asigurați-vă că le adăugați la lista dvs. de verificare a catastrofelor care pot fi prevenite.

Nu permiteți timp suficient de instalare

Există întotdeauna o cursă împotriva timpului când se creează un eveniment, dar ar trebui să aveți o estimare a timpului necesar pentru a obține totul în loc. Nimic nu ar părea mai rău decât să aibă o cameră plină de muncitori care să alerge după ce primul oaspete sosește. Scopul ar trebui să fie ca totul să fie setat cu cel puțin 15 minute înainte de deschiderea ușilor.

Nu planificați o întâlnire cu clienții

Foile de calcul, e-mailurile și ordinele de eveniment de banchet sunt instrumente excelente pentru comunicarea detaliilor unui eveniment. Cu toate acestea, bazându-se exclusiv pe documente pentru a picta o imagine a ocaziei poate duce la oversări. O strategie mai bună este de a merge pe itinerar cu clientul dvs. la fața locului ori de câte ori este posibil. Discutați fiecare moment și detaliu ca în cazul în care evenimentul sa întâmplat în fața dvs.

Uitarea pentru confirmarea furnizorilor

Vânzătorul dvs. mediu de evenimente servește mai mulți clienți din mai multe categorii diferite. Pe scurt, asta înseamnă că au multe de reținut. Întotdeauna doriți să primiți o confirmare verbală sau prin e-mail de la toți furnizorii cu 48 de ore înainte de ora de instalare. E-mailul este, de obicei, mai bun pentru că vă puteți exprima așteptările și le puteți cere să răspundă în scris.

Vizionarea evenimentelor concurente

Dacă ați avut vreodată un "vecin zgomotos" atunci știți deja cât de distragătoare pot fi aceste situații. Depășirea altor evenimente din locația dvs. poate fi o provocare importantă, motiv pentru care ar trebui să discutați acest scenariu în avans cu managementul locațiilor și clienții dvs. Aflați cine va împărți aceleași domenii comune și resurse publice cu partidul dvs. și identificați cine are autoritatea de a rezolva problemele de zgomot dacă acestea devin o problemă.

Nu aveți un plan de urgență

Ce se întâmplă cu evenimentul dvs. în caz de vreme nefavorabilă sau chiar de închiderea locației dvs.? Acestea nu sunt lucruri ușor de planificat, dar devin imposibil de gestionat în ziua spectacolului. Planificați-vă strategia de urgență cu cel puțin 2 săptămâni în avans pentru o măsură bună. Chiar dacă intenționați să anulați evenimentul, veți avea nevoie de o metodă organizată pentru a vă contacta pe toți oaspeții dvs.

Neavând suficientă asistență în ziua evenimentului

Costurile de muncă sunt întotdeauna o problemă atunci când încercăm să echilibrăm bugetele evenimentului. Acestea fiind spuse, lipsirea mâinilor de ajutor poate provoca probleme mai mari decât depășirea bugetului. Nu vă puteți aștepta să faceți totul pe cont propriu dacă sunteți planificatorul evenimentului. Coordonarea angajaților, a vânzătorilor și a detaliilor este suficientă pentru a vă menține ocupată de ea însăși. Nu vă fie frică să vă petreceți câteva sute de dolari pentru a angaja muncitori suplimentari, deoarece nu veți fi capabili odată ce lucrurile se vor mișca.

Nu folosiți o listă de ambalare

Gestionarea unui eveniment în afara amplasamentului necesită de obicei o listă extinsă de consumabile. Desigur, aveți de obicei câteva săptămâni pentru a obține toate aceste bunuri în ordine, dar nu vor face nimic dacă nu ajung niciodată la locul de desfășurare. O listă de ambalare oferă o reîmprospătare instantanee asupra lucrurilor pe care trebuie să le încărcați în mașină. Sigur, probabil veți găsi pixuri și bandă pentru a împrumuta la locul de desfășurare, dar ce se întâmplă dacă vă uitați etichetele de nume sau laptopul dvs.? Faceți o listă de ambalare și verificați-o de două ori înainte de a pleca.

Vestea bună este că aceste greșeli de planificare a evenimentelor sunt cu ușurință prevenite. De fapt, puteți tipări acest articol și îl puteți posta pentru a vă aminti ce nu trebuie să faceți. Amintiți-vă că prevenirea este întotdeauna mai ușoară decât recuperarea!