Cum să economisiți timp la apelurile efectuate

Gestionarea timpului telefonic este importantă deoarece telefonul este în continuare instrumentul principal de comunicare pentru majoritatea întreprinderilor mici. Dar o mare parte a timpului pe care companiile îl cheltuiesc prin utilizarea telefonului este o pierdere de timp. În loc de a comunica cu oamenii cu care vrem să comunicăm atunci când efectuăm apeluri de ieșire, noi frământăm timpul vorbind cu alți oameni sau mașini, jucând nenumărate runde de etichete ale telefonului.

Dar dacă am putea să sunăm și să vorbim cu oamenii cu care vrem să discutăm, să spunem ce vrem să spunem și să mergem mai departe? Imaginați-vă cât de mult mai productiv am putea fi și cât de mult timp trebuia să facem alte lucruri.

Ei bine, putem - și tot ce este nevoie este un pic de pregătire în prealabil.

Managementul timpului Sfaturi telefonice pentru apelurile efectuate

• Fie că sunt furnizori, clienți obișnuiți sau contractori, mulți dintre noi numesc aceiași oameni în mod repetat. Păstrați informațiile de contact actualizate cu detalii care economisesc timp, astfel încât să nu pierdeți timpul încercând să ajungeți la persoanele care nu sunt disponibile.
  • De exemplu, dacă știți că o anumită persoană pe care doriți să o contactați, vă luați un prânz de la 1 la 2 dimineața. în fiecare zi, de ce mi-am pierdut timpul încercând să o sun în această perioadă?
• Programați numerele pentru cele pe care le apelați în mod regulat în telefon. Sunt uimit de oameni care nu fac asta, deoarece timpul pe care îl salvezi când nu cauți numere și nu le pui în ele este la fel de uimitor.
• Planificați-vă apelurile efectuate. Înainte de a apela, notați obiectivul principal al apelului și punctele cheie pe care doriți să le acoperiți. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți la curent când vă aflați la telefon și asigurați-vă că acoperiți tot ceea ce doriți să acoperiți, economisind timp în timpul apelului și evitând să mai trebuiți să sunați pentru că ați uitat ceva.
• Dacă apelați pe cineva care a fost introdus în baza de date a persoanelor de contact, aveți toate informațiile despre persoana pe care o apelați în fața dvs. atunci când sunați. Indiferent dacă utilizați un computer desktop, un dispozitiv mobil sau un Rolodex, acesta este un ajutor de memorie excelent în timpul apelului. În plus, dacă nu trebuie să căutați un nume, cum ar fi numele soțului clientului, veți avea posibilitatea să faceți note în timpul apelului, economisind și mai mult timp.

• Desigur, dacă doriți să faceți note în timpul unei convorbiri (sau să faceți altceva în timp ce vorbiți la telefon), un difuzor bun sau setul cu cască este esențial. Eliberând mâinile poate elibera mult timp.
• Dacă ajungeți la robotul telefonic sau la mesageria vocală, lăsați un mesaj complet care să dea de două ori numărul dvs. de telefon și să precizeze motivul pentru care vă sunați. De exemplu: "Aceasta este Susan Ward la (numărul de telefon), sunând pentru a discuta estimarea pentru proiectul dvs. Puteți să mă contactați la (numărul de telefon) în această după-amiază."
  • Afirmarea numărului dvs. de două ori îi dă destinatarului mesajului o șansă mult mai bună de ao face corect și de ao obține scrise fără a reda mesajul.
• Nu dăruiți constrângerii telefonice. Când încercați să ajungeți la cineva și nu ați făcut-o, este tentant să sunați înapoi - poate la fiecare jumătate de oră! Dar dacă ați lăsat un mesaj corect, nu este nevoie să vă pierdeți timpul lăsând mesaje repetate (și completarea robotului telefonic sau a mesageriei vocale a persoanei). Dați persoanei pe care o apelați o perioadă rezonabilă de timp pentru a reveni, cum ar fi până în următoarea zi lucrătoare.
• Programați-vă apelurile telefonice și le puteți face împreună într-un singur bloc de timp, dacă este posibil. Cei mai mulți dintre noi nu suntem atât de buni la multitasking și pierdem o mare productivitate când ne întoarcem de la o sarcină la alta. Deci, dacă ai o duzină de apeluri într-o anumită zi, e mai eficient să le faci pe toate într-o oră decât să faci una sau două, apoi să mai faci trei apeluri o oră mai târziu și încă două după 45 de minute.
• Rezervați-vă apelurile telefonice, dacă este posibil. Dacă nu va fi un apel rapid, atunci când mai întâi apelați pe cineva, introduceți-vă, spuneți-i de ce sunați și apoi întrebați-i dacă este un moment convenabil de a vorbi sau dacă ar prefera să rezervați un timp pentru ao discuta . Apoi asigurați-vă că o veți suna la acel moment. Acest lucru nu vă poate numai să vă economisiți timp la fața locului, ci să economisiți timp atunci când îl sunați înapoi, deoarece veți fi amândoi pregătiți să discutați despre problema pe care ați inițiat-o.
• Dacă este posibil, efectuați apelurile telefonice în timp real. Cercetările au arătat că mai multe persoane se află în birourile lor în dimineața devreme și pot fi contactate între orele 08:00 și 11:00.