Ce înseamnă reconcilierea în contabilitate?

Reconcilierea contului este procesul de comparare a tranzacțiilor pe care le-ați înregistrat utilizând înregistrări interne pentru conturile financiare față de situațiile lunare din surse externe - cum ar fi o bancă, o companie de carduri de credit sau altă instituție financiară - pentru a vă asigura că înregistrările contului dvs. sunt de acord între ele .

Dacă nu utilizați software-ul contabil, tranzacțiile dvs. financiare ar fi probabil într-un registru de verificare fizică pe care îl actualizați de fiecare dată când scrieți un cec, declarații ale companiilor dvs. de carduri de credit și extrasul de cont bancar pentru tranzacțiile cu debit. Dacă utilizați software-ul contabil pentru a imprima loturi de cecuri de fiecare dată când compania plătește facturi, înregistrările dvs. de tranzacție sunt afișate în registrul de cont al software-ului dvs.

De ce reconciliazi conturile tale?

Compararea tranzacțiilor și a soldurilor este importantă deoarece evită overdrafts pe conturile de numerar, captează tranzacții frauduloase sau supraîncărcate cu carduri de credit, explică diferențele de timp și subliniază alte activități negative, cum ar fi înregistrările de venituri și cheltuieli înregistrate furate sau incorect înregistrate.

Acest lucru vă va salva compania să plătească taxe de descoperit de cont, să vă ajute să strângeți cheltuieli necorespunzătoare și probleme serioase, cum ar fi deturnarea de fonduri, înainte de a scăpa de sub control și de a păstra tranzacțiile fără erori.

Reconcilierea conturilor și compararea tranzacțiilor ajută și contabilii dvs. să producă situații financiare fiabile, corecte și de înaltă calitate. Deoarece bilanțul companiei reflectă toți banii cheltuiți - fie numerar, credit sau împrumuturi - și toate activele achiziționate cu aceste fonduri, exactitatea bilanțului depinde în mare măsură de reconcilierea exactă a conturilor financiare ale companiei dvs.

Firmele publice deținute trebuie să își păstreze conturile în mod constant reconciliate sau riscând să fie penalizate de către auditori independenți. Multe companii au sisteme pentru menținerea chitanțelor de plată, a extraselor de cont și a altor date necesare documentării și susținerii reconcilierii contului.

Procesul de reconciliere

Atunci când utilizați software-ul contabil pentru a concilia conturile, software-ul face unele dintre lucrările pentru dvs., economisind o mulțime de timp. Cu toate acestea, procesul are încă nevoie de implicarea umană pentru a capta anumite tranzacții care nu au intrat niciodată în sistemul contabil, cum ar fi banii furați dintr-o cutie "de numerar mic", de exemplu.

1. Comparați registrul contului dvs. intern cu extrasul dvs. bancar și verificați fiecare plată și depozit în registrul dvs. care se potrivește cu declarația. Luați notă de toate tranzacțiile din extrasul dvs. bancar pentru care nu aveți alte dovezi, cum ar fi o chitanță de plată sau un cec de control.
2. Identificați banii afișați ca plătiți în înregistrările interne - fie cecuri, tranzacții ATM sau alte taxe - care nu apar ca sumă plătită în extrasul contului bancar. Extrageți aceste elemente din soldul contului bancar. În schimb, notați, de asemenea, taxele din extrasul bancar pe care nu le-ați capturat în înregistrările dvs. contabile interne. Taxele pe care trebuie să le urmăriți includ cecuri neclarite, plăți automate înregistrate intern care nu au încă decontratat contul bancar, taxe de tipărire a cheilor, taxe de servicii ATM și alte taxe bancare, cum ar fi fonduri insuficiente (NSF), descoperit de cont sau contracte over- taxe limită.
3. Verificați că toate fondurile care vin în companie au fost reflectate atât în ​​înregistrările dvs. interne, cât și în contul dvs. bancar. Găsiți toate depozitele și creditele în cont care nu au fost încă înregistrate de bancă și adăugați-le în bilanțul conturilor. Dacă banca arata depozite de bani care nu sunt reflectate în cărțile dvs. interne, faceți înregistrările. Dacă aveți un cont purtător de dobândă și reconciliați câteva săptămâni după data declarației, poate fi necesar să adăugați și un interes.
4. Erori bancare nu apar foarte des, dar dacă s-au făcut erori, suma corespunzătoare trebuie să fie adăugată sau scăzută din soldul contului dvs. și trebuie să contactați imediat banca pentru a raporta eroarea.
5. Soldul contului dvs. bancar ar trebui să fie acum egal cu soldul înregistrărilor dvs. În funcție de numărul de discrepanțe, poate fi necesar să creați un program de asistență care să detalieze diferențele dintre conturile interne și bancare.

Pentru a afla mai multe, consultați tutorialul nostru scurt: Un ghid pas cu pas pentru verificarea echilibrării conturilor.