Baze de date bazate pe contabilitate și baze de date de angajamente

Alegerea metodei contabile adecvate pentru afacerea dvs. este o decizie importantă care va direcționa, în cele din urmă, totul, de la raportarea financiară la depunerea de taxe.

În stadiile incipiente ale unei afaceri mici, contabilitatea bazată pe numerar este adesea metoda "go-to" de păstrare a cărților, în timp ce întreprinderile mai complexe sau mai mari, cu un milion de dolari sau mai mult în veniturile anuale, utilizează baza de angajamente.

Cu toate acestea, motivele unei anumite alegeri pot varia în funcție de mărimea și nevoile întreprinderii.

Alegerea metodei potrivite pentru afacerea dvs. necesită o analiză, mai ales pentru că IRS se așteaptă să alegeți o metodă și să vă lipiți de ea.

Ce este contabilitatea bazei de numerar?

Metoda de contabilitate bazată pe numerar este sistemul utilizat de majoritatea oamenilor pentru finanțele personale, cum ar fi urmărirea soldului conturilor de verificare. Contabilitatea de numerar înregistrează veniturile și cheltuielile în momentul în care are loc tranzacția.

Cu un cont de verificare personal, depozitele (veniturile) sunt adăugate la sold atunci când sunt primite fonduri, în timp ce cecurile (cheltuielile) sunt deduse când sunt scrise. Contabilitatea bazei de numerar pentru o afacere funcționează într-un mod similar.

Vânzările sunt înregistrate atunci când plata este primită și cheltuielile sunt înregistrate atunci când sunt plătite, toate fără a ține seama de momentul în care serviciile sunt livrate sau cheltuielile sunt suportate. În termeni simpli, contabilitatea bazei de numerar se bazează pe momentul în care banii își schimbă mâinile.

Ce este Accrual Basis Accounting?

Contabilitatea pe bază de angajamente este destinată să corespundă veniturilor și cheltuielilor cu care acestea sunt suportate sau livrate, fără a ține seama de momentul în care plata este emisă sau primită.

Acest lucru este semnificativ diferit deoarece are drept scop corelarea cheltuielilor și a veniturilor pentru a contribui la o mai mare măsură a rentabilității și a sănătății afacerilor.

Câteva exemple de acest lucru includ:

• Clientul dvs. plasează o comandă de 1.000 de dolari și livrați produsul, permițându-i să plătească 30 de zile pentru comandă. V-ați înregistra vânzările în perioada curentă, cu intrarea compensatorie în secțiunea conturi de încasat din bilanț. Când primiți plata de la client, nu este necesar să înregistrați vânzările; în schimb, intrările ar fi la numerar și la conturile de încasat.
• Veți primi o factură de utilitate la data de 30 iunie pentru utilitățile din iunie, însă nu intenționați să o plătiți până la 10 iulie. Înainte de închiderea cărților pentru luna iunie, veți acumula obligația prin postarea unei intrări la cheltuielile de utilitate de debit și a conturilor de credit de plătit. În luna iulie, veți marca factura în conturile de plată plătite.
• Veți reînnoi o licență software anuală pentru 1.200 de dolari în luna ianuarie. Cu toate acestea, în loc să înregistreze o cheltuială de 1.200 de dolari pentru ianuarie, cheltuielile sunt cheltuiți pe parcursul întregului an la 100 USD pe lună.

Pro și contra fiecărei metode

Metoda numerică a contabilității este cea mai simplă metodă și metoda cea mai cunoscută majorității oamenilor, în special proprietarilor de afaceri mici. De asemenea, vă oferă cea mai bună vizualizare a volumului de bani pe care îl aveți cu adevărat disponibil pentru operarea afacerii dvs.

Cu toate acestea, acesta poate oferi o imagine prejudecată a profitului și pierderii dvs., deoarece cheltuielile și veniturile sunt adesea recunoscute în perioade diferite.

De exemplu, să presupunem că cheltuiți 2.000 de dolari pe 25 iunie pentru a achiziționa produse pentru a umple comanda unui client. Clientul dvs. își preia comanda la 1 iulie și vă plătește 3.000 $. În cazul puțin probabil că nu ați avut alte tranzacții pentru niciuna dintre lunile respective, declarația dvs. de venituri ar arăta o pierdere de 2.000 $ în iunie și un profit de 3.000 $ în iulie.

Metoda contabilității de angajamente are o treabă mai bună de a se potrivi veniturilor și cheltuielilor cu perioada corespunzătoare. Acest lucru vă oferă o evaluare mai clară a profitului sau pierderii dvs. reale. Cu toate acestea, metoda acumulării tinde să observe punctul dvs. de vedere al volumului de numerar de operare pe care îl aveți la dispoziție, astfel încât este posibil să aveți nevoie să vă revizuiți declarația privind fluxul de numerar pentru a obține o imagine mai bună.

Metoda de angajare este, de asemenea, mai complicată și consumatoare de timp pentru a fi executată, uneori necesitând suportul profesioniștilor contabili pentru a executa și analiza.

Pot alege oricare dintre metode?

În general, puteți alege utilizarea metodei de numerar sau de angajare a contabilității, însă luați în considerare regulile IRS pentru cine trebuie să utilizeze metoda acumulării:

• Companiile care operează ca o corporație C cu încasări brute care depășesc cu mai mult de 5 milioane de dolari pe an pentru cei mai recenți trei ani.
• Nu puteți îndeplini definiția IRS a unui adăpost fiscal.
• Dacă mențineți un inventar, trebuie să utilizați metoda acumulării pentru înregistrarea achizițiilor și vânzărilor inventarului, însă puteți utiliza o metodă hibridă care vă permite să înregistrați alte cheltuieli și venituri, cum ar fi chiria sau veniturile din dobânzi, pe bază de numerar.

Cea mai bună metodă pentru afacerea dvs.

Alegerea unei metode contabile depinde de mai mulți factori, cum ar fi mărimea afacerii dvs., nivelul dvs. de confort, procedurile contabile și natura afacerii dvs. Dacă sunteți o companie cu o singură persoană, nevoile dvs. nu vor fi aceleași cu o preocupare de fabricare stabilită cu 100 de angajați.

Cu toate acestea, rețineți că, dacă mențineți un inventar, va trebui să utilizați metoda de acumulare pentru a înregistra o parte din intrările dvs. și atunci când afacerea dvs. depășește limita brute a încasărilor, IRS va forța probabil să vă transformați complet în contabilitatea bazată pe angajamente . S-ar putea să vă simțiți mai ușor să vă scufundați de la început în metoda de acumulare decât să utilizați o metodă "hibridă" sau să vă confruntați cu schimbări radicale în viitor.