Ce este într-un document de domeniu de proiect

Când începeți o nouă inițiativă, documentul de acoperire a proiectului reprezintă o informație critică pentru întreaga echipă. Acesta definește produsul final care urmează să fie livrat clientului, când trebuie livrat și cu ce costuri.

În esență, acest document definește limitele lucrării, astfel încât fiecare membru al echipei și clientul să înțeleagă ce implică proiectul. La fel de important, ei înțeleg ce face nu atrage după sine.

Beneficiile

O declarație privind domeniul de aplicare al proiectului, dată odată cu participarea fiecărui membru al echipei și a clienților proiectului, face parte integrantă din managementul proiectului. Printre avantajele sale:

• O înțelegere comună între toți cei implicați despre caracteristicile așteptate, calitatea și calendarul proiectului
• Un mijloc de a comunica cu alți actori implicați în proiect pentru a obține sprijinul și implicarea lor
• Un instrument pentru concentrarea eforturilor echipei asupra muncii necesare pentru a satisface nevoile clientului

Mai mult, dacă se sugerează modificări care depășesc limitele domeniului original, declarația devine baza pentru estimarea și propunerea modificărilor. Dacă modificările sunt acceptate de toate părțile interesate, declarația de domeniu poate fi revizuită.

Noțiuni de bază

Managerul de proiect trebuie să solicite contribuția membrilor echipei, a clienților, a sponsorului executiv și a altor părți interesate cheie pentru a înțelege și a descrie rezultatele necesare din inițiativa proiectului. Aceasta se numește adesea livrarea.

Descrierea livrării trebuie să includă un cost sau un interval de cost acceptabil pentru proiect. De asemenea, definește caracteristicile cheie care trebuie incluse și intervalul de timp pentru livrare.

Odată cu acordul clientului, managerului de proiect, echipei de proiect și sponsorului executiv, orice modificare a declarației proiectului trebuie făcută printr-un proces de schimbare atent verificat și documentat.

Un impact cascadă

Odată ce declarația de domeniu sau documentul a fost convenită, fiecare parte a echipei o folosește ca bază pentru propriile estimări ale muncii, calendarului și costurilor implicate. Cu cât este mai exactă și mai exactă declarația de domeniu, cu atât este mai probabil ca echipele de lucru să producă estimări precise și cerințe privind resursele.

Excluderile pot fi importante

Nu este neobișnuit ca un document de domeniu al proiectului să enumere elemente specifice care urmează să fie excluse din livrare. De exemplu, documentul de anvergură al unui antreprenor pentru a construi o casă ar putea stipula că permisele de mediu trebuie obținute de proprietar și nu sunt responsabilitatea constructorului care construiește casa.

Ce poate merge rau?

Lipsa de claritate este o sursă comună de stres și eșec al proiectului. Un document vag sau ambiguu de sferă de aplicare lasă multe probleme deschise dezbaterii și apelurilor neinformate. Acestea pot influența caracteristicile, calitatea, calendarul și costul proiectului.

O altă capcană pentru a evita este cunoscută sub numele de "fluaj de aplicare". Dacă declarația de domeniu este vagă, clientul este tentat să facă cereri care depășesc intenția sau limitele planurilor inițiale.

Ajustarea domeniului

În timp ce schimbările frecvente de domeniu vor întârzia finalizarea proiectului și pot aduce costuri semnificative, acestea sunt uneori necesare și rezonabile. Managerii de proiecte se bazează pe un proces de "schimbare de gestionare" care identifică modificările solicitate, revizuiește toate estimările corespunzătoare timpului, costurilor și încărcărilor de lucru și reevaluează proiectul pentru noi riscuri date de schimbare.

Managerul de proiect și sponsorul executiv iau de obicei decizia finală privind modificarea domeniului de aplicare numai atunci când situația a fost analizată pe deplin. Modificările sunt documentate într-un jurnal de decizii și apoi comunicate echipei de proiect mai mari.