Ce managerii de proiect fac toată ziua

Mulți se găsesc puțin confuzi în ceea ce face managerul de proiect, deoarece rolul este atât de vast. Pe scurt, un manager de proiect își asumă responsabilitatea principală de inițiere, proiectare, planificare, control, executare, monitorizare și închidere cu succes a proiectului.

Un job manager de proiect cere unei persoane care poate purta o mulțime de pălării diferite și care are capacitatea de a îndeplini cu îndemânare sarcinile prin gestionarea unei echipe de oameni, deoarece multe proiecte necesită mai multă muncă decât o persoană poate de obicei să se ocupe.

Dezvoltați ideea mare

Primul loc de muncă al managerului de proiect este inițierea proiectului prin dezvoltarea unei idei. Din punct de vedere istoric, managerii de proiect trebuiau să ia o idee deplină, probabil un caz de afaceri complet, și să transforme acest lucru într-un plan de proiect care ar putea fi executat. Astăzi, totuși, rolul managerului de proiect a evoluat într-o oarecare măsură și tu, în calitate de manager de proiect, te-ai afla implicat în proiect în timpul etapei de idee, înainte de a deveni un proiect cu drepturi depline.

Veți lucra probabil cu sponsorul proiectului, adesea un angajat la nivel înalt care susține proiectul și are suficientă putere pentru a furniza resursele și buy-in-ul companiei pentru a finaliza proiectul. Veți lucra împreună pentru a elabora ideea de a forma o imagine inițială a proiectului și a stabili dacă este posibil.

Organizarea sarcinilor proiectului

În timpul inițierii proiectului și etapelor inițiale de lansare, veți colabora cu echipa dvs. pentru a afla exact ce trebuie făcut. Aceasta implică o definire clară a domeniului de activitate și a rezultatului așteptat, în timp ce se detaliază toate obiectivele necesare pentru a ajunge acolo.

Exprimarea tuturor acestor informații din punct de vedere al valorii sau beneficiilor afacerii contribuie la obținerea clarității în timpul acestui proces. Cu alte cuvinte, explicați de ce vă îmbarcați această nouă lucrare și ce vă așteptați să ieșiți din ea.

Asamblați echipa

Dacă ideea dvs. mare este considerată fezabilă, atunci veți trece la crearea unei echipe care poate ajuta la aducerea ideii de proiect în realitate. Veți avea nevoie de un număr de oameni care pot îndeplini diferite roluri în echipa dvs. de proiect.

În mod ideal, căutați experți în materie în fiecare domeniu funcțional al proiectului, dar luați în considerare și disponibilitatea. Managerii de proiect nu pot obține întotdeauna personalul pe care îl doresc pentru o echipă, deoarece acești experți ar putea fi legați de alte proiecte în cazul consultanților sau prea ocupați cu alte sarcini obișnuite de muncă în cazul angajaților companiei. Dacă nu sunteți în stare să așteptați ca aceștia să devină disponibili, va trebui să faceți tot ce este mai bun cu persoanele care sunt disponibile.

Toți cei implicați în echipă nu vor fi ocupați tot timpul. Unii experți funcționali, cum ar fi avocații sau ofițerii de presă, vor trebui să se alăture echipei doar la puncte relevante de-a lungul drumului. O parte din abilitățile de gestionare a proiectelor și de gestionare a resurselor se asigură că le-ați dat seama că sarcinile lor se apropie și apoi le aduceți la maxim cu privire la proiect, de îndată ce expertiza lor este necesară.

Angajarea părților interesate

Literatura de management al proiectelor a vorbit în trecut despre "managementul părților interesate". Astăzi este recunoscut că nu puteți "gestiona" o parte interesată. Pare naivă și considerată puțin insultă să sugereze acest lucru, astfel încât centrele de discuții în managementul proiectelor se referă la "angajarea" acestora în loc.

Angajamentul părților interesate înseamnă a lucra cu persoanele afectate de proiect pentru a se asigura că aceștia înțeleg modificările viitoare și care sunt modificările care le vor afecta dacă există.

În termeni practici, instrumentele implicate nu s-au schimbat - este doar retorica și atitudinea diferită. Încă veți complota cine sunt părțile interesate despre proiect și dacă acestea sunt deosebit de puternice sau influente în legătură cu activitatea dvs. de proiect. Elaborați un plan de comunicare și puneți-l în practică.

Este înțelept să îți dezvolți răbdarea, deoarece probabil că va trebui să te confrunți cu câțiva actori dificili, întrucât unii sunt rezistenți la schimbare, iar alții ar putea fi o provocare cu care lucrează, deoarece nu cred în proiect.

Gestionarea banilor

Proiectele costă bani, iar una dintre cele mai importante competențe de bază ale managerului de proiect este posibilitatea de a pune împreună un buget al proiectului. De asemenea, rolul dvs. nu se termină, deoarece va trebui să gestionați banii cheltuiți și să controlați costurile proiectului înainte. Dacă lucrați pe o bază de consultanță pentru un client, este posibil să fie nevoie să pregătiți facturi detaliate de progres în fiecare lună sau în anumite faze sau etape ale proiectului.

Gestionați banii proiectului prin:

• Dezvoltarea unui buget principal care conține estimări pentru a acoperi toate sarcinile și resursele necesare proiectului.
• Lucrul cu experții în materie, pentru a vă asigura că bugetul este complet și complet.
• Folosind bugetul pentru a arăta costurile și sarcinile proiectului pentru sponsorul proiectului și pentru a oferi clarificări cu privire la locul în care echipa dvs. se află în prezent, cum ar fi faza sau sarcina la care lucrează și când va fi finalizat proiectul.

Apoi, pe tot parcursul proiectului, vă puteți gestiona costurile prin urmărirea exactă a costurilor. Acest lucru implică compararea a ceea ce cheltuiți în viața reală cu estimările și bugetul proiectului pe care l-ați pus împreună.

Cu un management bun, acestea nu ar trebui să fie prea îndepărtate, dar dacă observați o tendință spre cheltuieli excesive sau estimări incorecte, atunci veți putea să o corectați înainte de a se produce prea multă pagubă.Puteți să reparați doar ceea ce observați, controlul și supravegherea costurilor este importantă.

Sfat expert: Controlul bun al costurilor implică mai mult decât urmărirea cheltuielilor. Monitorizați și cantitatea de lucru pe care ați făcut-o pentru proiect, deoarece este o combinație de bani și sarcini finalizate, care vă oferă o imagine asupra faptului dacă proiectul depășește mijloacele sale.

Conduce echipa

Acum v-ați proiectat proiectul, ați pus echipa împreună, ați finalizat un buget și ați pus la dispoziție părțile interesate. Știți cu toții ce trebuie să realizați împreună și este de datoria managerului de proiect să vă asigurați că toată echipa colaborează pentru a realiza acest lucru.

Conducerea cu succes a unei echipe înseamnă negocierea provocărilor legate de dezacorduri, conflicte și de a fi în permanentă comunicare în orice moment. Va trebui să-ți motivezi echipa să facă o treabă bună, mai ales dacă vremurile devin grele.

Puteți, de asemenea, să faceți niște coaching, instruire, îndrumare și dezvoltare a persoanelor care lucrează la proiect, chiar dacă acestea nu lucrează direct pentru dvs. Aceasta este o parte adesea uitată a lucrului în echipă, dar oamenii se comportă mai bine atunci când simt că sunt respectați și încurajați. Dacă vă puteți transforma proiectul într-un loc unde oamenii cresc și dezvoltă noi abilități, oamenii vor dori să facă cea mai bună lucrare pentru dumneavoastră.

Conducerea echipei implică și înființarea și gestionarea colaborării în echipă. Acest lucru ar putea fi prin intermediul instrumentelor de gestionare a proiectelor on-line sau întâlniri de echipă față în față sau ceva între ele. Colaborarea și construirea unui sentiment de "echipă" va ajuta resursele proiectului să se descurce atunci când există conflicte sau momente dificile asupra proiectului, cum ar fi un termen limită care este prezentat brusc.

A lua decizii

În timp ce aveți nevoie de sponsorul proiectului pentru a lua cele mai importante decizii, dumneavoastră, în calitate de manager de proiect, aveți responsabilitatea pentru majoritatea deciziilor luate asupra proiectului. Chiar și atunci când nu luați o decizie în mod direct, veți prezenta o recomandare pentru o decizie pe care credeți că o va face sponsorul, pentru că ați fost scufundați în proiect și ați înțeles toate detaliile din spatele deciziei, nu au același nivel de înțelegere.

Realizați obiectivele proiectului

Veți face acest lucru cu implicarea echipei dvs. și este ceea ce toate lucrările până în prezent au fost de până la.

A fi capabil să livrați eficient ceea ce ați promis se bazează pe a fi foarte clar despre ce ar trebui să fie. Factorii cheie de succes al documentelor și măsurile care vor fi utilizate pentru a evalua dacă ați realizat ceea ce ați propus să faceți cu privire la proiect.

Acest lucru ar trebui să fie stabilit în cazul de afaceri al proiectului sau în documentul de inițiere a proiectului (sau ambele, la niveluri diferite de detaliere). Ar trebui să fie relativ simplă localizarea obiectivelor proiectului, deși este mai puțin clar să vă asigurați că le furnizați.

Gestionați transferul

Cel mai important lucru la sfârșitul fazei de execuție a proiectului este de a furniza o transmitere clară și completă echipei care va gestiona proiectul înainte, sau care lucrează cu rezultatele oferite de dvs. și de echipa dvs.

O bună predare înseamnă că poți face un pas înapoi. Nu veți mai fi persoana "mergeți" la proiect și veți putea trece la următorul proiect, știind că echipa de afaceri este capabilă să facă tot ce le-ați livrat.

Distribuiți cunoștințele

"Lecțiile învățate" descriu ceea ce a fost învățat din proiect, care ar putea fi utilizat pe viitor în alte inițiative. Managerul de proiect poate organiza o întâlnire învățată de lecții la sfârșitul proiectului. Acest lucru ajută echipa să crească și să mențină cunoștințele organizaționale, împiedicând în același timp compania să facă aceleași greșeli din nou.