Exemple de manageri de birou de vârf în domeniul locurilor de muncă

Managerii de birouri își asumă responsabilitatea pentru a vă asigura că întregul birou sau complex de birouri funcționează fără probleme. Acestea ar putea include funcții precum gestionarea și supravegherea unuia sau mai multor asistenți administrativi. Managerii de birou nu au nevoie, de obicei, de o educație specializată, dar au nevoie de o mulțime de experiență relevantă și seturi de competențe bine dezvoltate atât în ​​rolurile administrative, cât și în cele de conducere.

Dacă doriți acest tip de muncă, puteți îmbunătăți dramatic șansele de a vă angaja prin cunoașterea competențelor și a experiențelor pe care le-ați evidențiat în timpul procesului de aplicare și interviu.

Cum să utilizați liste de aptitudini

Priviți următoarea listă de abilități căutate. S-ar putea să știți că aveți mai multe dintre ele decât credeți. Utilizați numele abilităților dvs. relevante ca cuvinte cheie în CV-ul dvs. și scrisoarea de intenție, astfel încât supraveghetorul angajator poate vedea clar că aveți ceea ce caută.

Citiți cu atenție descrierea postului, astfel încât să știți ce rată a competențelor este cea mai importantă pentru potențialul dumneavoastră angajator. Cercetați compania astfel încât să înțelegeți afacerea și orice experiență sau cunoștințe suplimentare, relevante pe care trebuie să le oferiți.

Când vă pregătiți pentru interviu, veniți cu cel puțin un exemplu specific de timp în care ați demonstrat fiecare dintre aptitudinile pe care le așteptați să le discutați. Nu vă așteptați ca viitorul angajator să vă țină singur cuvântul în legătură cu experiența dvs.

Competențe importante pentru managerul de birou

Nu toate pozițiile de manager de birou necesită exact același set de competențe. Depinde foarte mult de numărul de asistenți de birou pe care trebuie să îi supravegheați, de câte persoane utilizează biroul pe care îl gestionați și de tipurile de software și de alte sisteme pe care le utilizează angajatorul dvs.

Există unele abilități pe care aproape toți managerii de birou eficienți au și nu le pot face fără. De asemenea, puteți să revizuiți listele de abilități enumerate în funcție de locul de muncă și tipurile de calificare.

Competențe administrativeÎn calitate de administrator de birou, veți fi responsabil pentru îndeplinirea mai multor sarcini administrative. Acestea includ angajarea și concedierea angajaților, efectuarea de evaluări ale performanțelor, formarea de noi angajați și supravegherea altora. Aprobarea solicitărilor formale, desfășurarea operațiunilor generale de afaceri și menținerea documentelor și a înregistrărilor de personal poate să se încadreze și în jurisdicția dvs.

De asemenea, va trebui să planificați, să preluați responsabilitatea procesării poștei, să programați și să participați la întâlniri. S-ar putea să fiți chemat să practici rezolvarea conflictelor, să delegeți munca și să fiți politicieni și factori de decizie.

Abilitati analiticeO parte din munca ta va fi să găsești modalități de a-ți face treaba mai bine. Dacă puteți identifica ineficiențele în modul în care funcționează biroul dvs. și puteți oferi soluții, este posibil să vă puteți salva angajatorul foarte mulți bani și să vă salvați colegii multă agravare.

Un manager de birou excelent se va întreba în mod continuu cu privire la toate procesele, practicile și procedurile ", are sens acest lucru? Este cel mai bun lucru pe care îl putem face? "Iată o listă de abilități analitice pe care le poți include în CV-ul tău.

Atenție la detaliiÎn calitate de manager de birou, dolarul se oprește cu tine. Veți fi responsabil pentru comandarea în timp util a consumabilelor de birou corecte, pentru menținerea exactă și într-o manieră organizată a înregistrărilor și pentru urmărirea nevoilor și problemelor tuturor celor din birou. Dacă îți faci bine slujba, biroul va părea să se execute. Dacă aveți unele detalii greșite, alte persoane ar putea să nu-și poată îndeplini în totalitate slujba.

Abilități de comunicareCa asistenți de birou, veți fi adesea unul dintre primele persoane vizitate de vizitatori și puteți fi uneori singura pe care o văd dacă unul dintre profesioniștii care lucrează în biroul dvs. se întâmplă să fi ieșit. Trebuie să acționați ca un recepționer eficient în timp ce vă îndepliniți simultan celelalte îndatoriri.

De asemenea, puteți fi punctul principal de contact între diferiții oameni care folosesc biroul și, eventual, între biroul dvs. și alții din cadrul aceleiași organizații. Este posibil să trebuiască să practici rezolvarea conflictelor și să delegeți munca. Toate acestea contribuie la o mulțime de comunicări, atât în ​​scris cât și verbal, toate acestea trebuie să fie corecte, eficiente, prietenoase și profesionale în orice moment.

Competențe informaticeEste important ca managerii de birouri să aibă o gamă largă de competențe informatice. Specificul va depinde de angajator, dar de obicei implică introducerea de date, foi de calcul și sarcini IT generale.

Birourile de administrație pot implica o cantitate enormă de responsabilitate. Managerii de birou lucrează, în general, la vârful unei organizații, cu mâinile lor în fiecare aspect al companiei. Dacă acest rol central vă atrage atenția, continuați să revizuiți lista de competențe pentru a vedea dacă aceasta ar putea fi o carieră pentru dvs.

Chestiuni financiareResponsabilitățile dvs. pot include contabilitate, facturare, bugetare și contabilitate. De asemenea, vi se poate solicita să vă ocupați de salarizare, de numerar și de înregistrări QuickBooks. Rapoartele trimestriale și semestriale pot intra în gama dvs. de îndatoriri, de asemenea. Cel puțin, dacă biroul tău se ocupă de bani, vei fi în cele din urmă responsabil pentru asigurarea că e bine tratată.

Abilități de conducereÎn calitate de supraveghetor al unui număr mare de asistenți de birou, va trebui să îi mențineți pe toți motivați și coordonați. Va trebui să faceți munca în echipă. Misiunea dvs. va include stabilirea unui standard pentru munca celorlalți și asigurarea respectării acestor standarde. De conducere adesea înseamnă a ajuta pe alți oameni să crească în carierele lor, și de a ajuta oamenii să se autoneflece și să comunice bine unul cu altul.

Abilitati socialeCompetențele interpersonale joacă un rol important în a fi un manager de birou.Vi se va cere să aveți o atitudine pozitivă, să salutați vizitatorii și să vă implicați în lucrul în echipă.

Diverse Puncte tariManagerii de birou tind să aibă un set de competențe variat, care îi ajută să-și îndeplinească în mod eficient slujba. Aceasta include atenția acordată detaliilor, fiind în general flexibilă cu privire la sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți și să fii fiabile. Managerii de birouri trebuie, de asemenea, să fie reținuți, gânditori logici, multi-taskeri și rezolvatori de probleme. Managementul timpului și organizarea trebuie să fie de natură secundară pentru persoanele care servesc în acest rol.