Ghidul complet pentru bugetarea evenimentelor

Echilibrarea unui buget al evenimentului este una dintre provocările majore cu care se confruntă planificatorii, iar radacina majorității problemelor legate de bani poate fi urmărită în etapele inițiale de discuție. Este întotdeauna mai bine să începeți să proiectați un eveniment în jurul valorii de resurse financiare disponibile și nu invers. Informațiile de mai jos vă vor ajuta să estimați costurile și să identificați zonele în care puteți să le tăiați.

Costuri de planificare a evenimentelor

Cheltuielile pot proveni dintr-o gamă largă de surse odată ce vă gândiți la toate componentele implicate în organizarea unei funcții. Cele mai evidente sunt cheltuielile de catering și de închiriere, dar lista crește doar de acolo. Lucrul este că, chiar dacă o singură categorie de cheltuieli poate avea un impact dezastruos, cheltuielile pe persoană pe care le cheltuiți.

Întrebări adresate clienților dvs.

Ca planificator de evenimente, rolul dvs. este de a oferi asistență de specialitate atât în ​​ceea ce privește coordonarea și gestiunea financiară a evenimentului. Țineți cont de faptul că clienții dvs. visează la perfecțiune și acest lucru poate să-și ascundă ușor opinia cu privire la ceea ce este posibil din punct de vedere fiscal. Timpul de depășire a decalajului dintre buget și așteptări este chiar de la început. De multe ori este la fel de simplu ca și întrebarea corectă și redactarea unui buget în timpul primei întâlniri.

Construiți un buget de eveniment de bază

Odată ce aveți o viziune a evenimentului și o estimare a câți bani aveți de lucrat, este timpul să structurați bugetul. Un pas important aici este acela de a spune clienților dvs. că bugetele evenimentului sunt "proiecte de lucru" care sunt susceptibile de a se schimba pe măsură ce intră mai multe detalii. Rețineți că foarte puțini clienți au experiență cu costurile și taxele asociate cu fluctuațiile prezenței, deci este mai bine să construiți într-o zonă tampon de 10% pentru a evita epuizarea fondurilor.

Event Planner Evenimente

Desigur, trebuie să includeți taxele de planificare în buget și acest lucru poate fi un subiect sensibil pentru unii. Planificatorii evenimentelor au mai multe modalități de a-și percepe serviciile, de la comisioane simple până la procente. În cele din urmă, este vorba despre găsirea unui mediu pe care ambele părți pot conveni. Asigurați-vă că structura taxelor este documentată într-un contract și includeți-o ca o cheltuială în toate proiectele bugetului.

Prelucrarea costurilor evenimentului

Rar vei lucra la un eveniment care are un buget nelimitat. Mai mult decât atât, veți ajunge la un punct în procesul de planificare în care trebuie luate deciziile privind reducerea costurilor. Acesta este locul în care un planificator de evenimente cu experiență poate străluci într-adevăr în a-și ajuta clienții. Scopul este de a identifica ce opțiuni au cea mai mare impresie pentru oaspeți. De exemplu, ar trebui să cheltuiți mai puțin pe centre pentru a păstra desertul gourmet? În unele cazuri, un planificator poate trece prin cheltuieli și poate renegocia sau reduce în zone în care oaspeții nu vor observa niciodată.

Controlul cheltuielilor audio / vizuale

Echipamentele de iluminat și sunet au un impact mare asupra prezentării evenimentului dvs., dar, de asemenea, tinde să aibă un impact mare asupra bugetului. Când vă implicați în alte cheltuieli A / V, cum ar fi proiectoarele, accesul la internet și serviciile video, nu este nevoie de mult timp ca această categorie să devină una dintre cele mai mari numere din bugetul dvs.

Găsirea opțiunilor de marketing low-cost online

Marketingul este o altă cheltuială care poate crește exponențial dacă nu obțineți imediat rezultate. Câștigul, desigur, este că, dacă nu comercializați în mod eficient, participanții nu vor fi suficienți pentru a susține costurile evenimentului. De aceea este logic să folosiți cât mai multe opțiuni gratuite sau cu costuri reduse pentru a răspândi cuvântul inițial despre o ocazie viitoare.

Planificarea unei nunți mari pe un buget mic

Nunțile reprezintă un prim exemplu al evenimentelor în care bugetele pot fi contestate prin cheltuieli. În spatele fiecărei nunți este o familie de oameni adevărați care au alte obligații financiare să ia în considerare înainte de a petrece cu mândrie în ziua lor mare. Majoritatea coordonatorilor de nunți înțeleg acest lucru, dar cei mai buni știu cum să maximizeze fiecare dolar al unui buget de nuntă. Deși planificatorii evenimentelor corporative lucrează într-un mediu diferit de planificatorii de nunți, există multe de învățat despre modul în care profesioniștii de nuntă își administrează bugetele.